Rechnungen - Felder und Funktionen der Kopfmaske

Wurde in der Rechnungsübersicht der Button Neue Rechnung gewählt oder ist man von dort per Doppelklick in eine vorhandene Rechnung gesprungen, kommt man direkt zur Maske Rechnungsdaten Kopf. Auf dieser Seite werden sämtliche Felder und Funktionen der Rechnung Kopf Maske beschrieben.

Hinweis: Die nachfolgend abgebildeten Masken und Funktionen beziehen sich auf den Tarif Büro Pro. Der Button Lieferung erzeugen ist nicht Bestandteil des Tarifs GoBD Standard.

• Kundennummer: (falls vergeben) und Rechnungs-Nr. werden automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt
• Rechnungs-Nr.: können individuell nach eigenen Bedürfnissen eingestellt werden (Belegnummern-Einstellungen)
• Status: Wird automatisch durch das System vergeben. Wird eine Rechnung z.B. neu erstellt oder geändert ist der Status In Erstellung

Hier kann man entweder einen bereits angelegten Kundenstammsatz auswählen oder manuell eine Adresse eintippen. Um einen Stammsatz auszuwählen klickt man auf die Listbox rechts neben dem Feld Kunde. Es öffnet sich darauf hin ein Pop Up Fenster, in dem man die Möglichkeit hat Kunden zu suchen und per Doppelklick oder Markierung und OK Button in die Rechnung zu übernehmen.

Hinweis: Es werden nur Konakte angezeigt, die ihrerseits in den Kontaktstammdaten die Rolle Ist Kunde erhalten haben (dies ist standarmäßig bei der Kontaktanlage immer der Fall).

Nach Auswahl des Kunden-Kontakts werden die Felder Anschrift und Ansprechpartner automatisch mit den im Kundenstamm hinterlegten Standard-Werten befüllt:

Möchte man stattdessen die Adresse ohne vorhandene Kundendaten manuell eingeben, so muss auf den Button Anschrift geklickt werden.

Besonderheiten:

• Thema: Manuell eintragen oder über die Listbox einen festgelegten Standardwert verwenden (zentrale Pflege der Werte in den Nachschlagetabellen)
• Rechnungsdatum: Entspricht dem Belegdatum der Rechnung.
• Fälligkeitsdatum: Wird automatisch über das im Kundenstammsatz oder in der Angebotsvorlage hinterlegtem Zahlungsziel errechnet. In diesem Fall sind für das Zahlungsziel 10 Tage hinterlegt worden.
• Leistungsdatum: Ausnahmefall. Ist nur dann relevant, wenn sich eine gesetzliche Änderung der Umsatzsteuer zu einem Stichtag ergibt. Beispiel: Corona bedingte Senkung der Mehrwertsteuer im Jahr 2020. Das Leistungsdatum ist ausschlaggebend für die korrekte Ermittlung der Umsatzsteuer. Mehr Infos in diesem Blogartikel.

Über den Button Rechnungsvorlage übernehmen kann für die Rechnung eine zuvor erstellte Vorlage verwendet werden. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man die Vorlagen suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern.

Über den Button Beleg übernehmen können die Daten aus einem anderen Beleg 1:1 für eine Rechnung kopiert werden. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man den zu kopierenden Beleg suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern.

Im rechten oberen Bereich der Rechnung Kopf Maske werden Netto- und Bruttogesamtpreise sowie Umsatzsteuer automatisch (befüllt aus der Registerkarte Positionen) aufgeschlüsselt. Die Übersicht kann je nach Steuerkonstellation oder Geschäftsvorfall abweichen:

Todo: Hier lassen sich Aufgaben für die Rechnung per Freitext hinterlegen. Wenn die Checkbox Todo angehakt ist, wird der Datensatz in der Rechnungsübersicht farblich dargestellt, so dass man keine rechnungsbezogenen Aufgaben übersieht.

Wenn dieser Button betätigt wird, öffnet sich die Rechnung als PDF in Vorschau. Der Beleg wird noch nicht im System erzeugt.

Dieser Button führt dazu dass die Rechnung bzw. die Gutschrift im System als Beleg erzeugt wird. Eine Gutschrift wird dann erzeugt, wenn die Summe der Positionen ein Guthaben (Minus) ergeben. Guthaben Positionen werden über eine negative Zahl in der Spalte Anzahl erfasst. Anstatt Rechnung wird auf das Formular dann Gutschrift gedruckt.

Ist eine Rechnung fakturiert, so wechselt der Status von in Erstellung auf Fakturiert.

Nach Fakturierung der Rechnung wird der Name der PDF-Rechnungs-Datei automatisch vergeben. Die Standard Logik der Namensvergabe für die Datei ist "Name der Firma-Rechnung-Rechnungsnummer-Rechnungsdatum". Diese Logik kann auf eigene Wünsche angepasst werden - Mehr Infos.

Nachdem die Rechnung fakturiert wurde, stehen neue Funktionen im unteren Bereich der Rechnungs Kopfmaske zur Verfügung, die nachfolgend näher erklärt werden.

Das Rechnungs-PDF lässt sich mit Klick auf den Record-Button direkt öffnen. Von dort aus kann es bei Bedarf lokal auf dem Computer abgespeichert werden. Über einen Klick auf den Listbox Pfeil kann das PDF auch direkt lokal gespeichert werden.

Hinweis: Diese Funktion ist nur im Tarif Büro Pro verfgübar und nicht im Tarif GoBD Standard.

Aus der Rechnung lässt sich per Knopfdruck auf den Button Lieferung erzeugen eine Lieferung aus der Rechnung ableiten. Dabei öffnet sich direkt ein neues Fenster mit der übernommenen Lieferung im Status in Erstellung. Die Lieferung kann weiter bearbeitet und abgeschlossen werden.

Gleichzeitig hat die Loesungsbox in der Rechnungsmaske Kopf im unteren Bereich wiederum folgende Aktionen automatisch ausgeführt:

Möchte man die Ableitung der Lieferung aus der Rechnung zurück nehmen, so muss man die Lieferung löschen (falls sie sich noch im Status in Erstellung befindet) bzw. sie stornieren (falls sich die Lieferung bereits im Status erstellt befindet). Hat man dies gemacht, so verschwindet der Nachfolgebeleg in der Maske wieder und man kann erneut eine Lieferung aus der Rechnung ableiten.

Fakturierte Rechnungen oder Gutschriften können mit dem Button Rechnung stornieren storniert werden (falls nicht als bezahlt markiert). Drückt man den Button, dann öffnet sich als Nächstes ein Pop Up Fenster, in dem der Storno-Grund angegeben werden kann. Nach erfolgter Stornierung wechselt der Status der Rechnung von Fakturiert auf Storniert.

Hinweis: Falls eine Rechnung als bezahlt markiert wurde, ist der Stornobutton nicht mehr verfügbar. Eine Durchführung des Stornos ist dann nicht mehr sinnvoll, stattdessen muss der Kunde eine korrigierte Rechnung bzw. eine Gutschrift erhalten.

In der Rechnungsmaske der stornierten Rechnung wird nun der Nachfolgebeleg bzw. Storno-Beleg im unteren Bereich der Kopf Maske verlinkt.

Hinweis: Nur für den Tarif Büro Pro möglich. Nicht für den Tarif GoBD Standard. Eine erstellte Rechnung kann direkt per E-Mail aus der Loesungsbox versendet werden. Voraussetzung hierfür sind folgende Einstellungen:

• E-Mail SMTP Einstellungen
• E-Mail Signaturen Einstellungen
• E-Mail Vorlagen

Klickt man den Button Versenden, so öffnet sich direkt die E-Mail Erstellungs Maske. Dabei werden alle Daten gemäß der zuvor erstellten Standard E-Mail Vorlage für Rechnungen verwendet und in die E-Mail übersetzt. Die E-Mail kann weiter bearbeitet und dann versendet werden.

Klickt man den Button Versenden mit..., so öffnet sich ein Pop Up Fenster und man kann die dafür vorgesehene E-Mail Vorlage auswählen, welche verwendet werden soll. Nach Auswahl der gewünschten E-Mail Vorlage öffnet sich wiederum die E-Mail Erstellungs Maske und man kann die Daten weiter bearbeiten bzw. die E-Mail versenden.

Wird eine Rechnung per E-Mail versendet so werden Versandstatus und Versandzeitpunkt in der Rechnungs Kopfmaske dokumentiert.

In den nachfolgenden Registerkarten können Positionsdaten für die Rechnung erfasst werden.

• Positionen: Hier werden die die angebotenen Artikel und Leistungen eingegeben - Mehr Infos
• Rechnungstext (Kopf): Formular-Text Eingabe oberhalb der Positionstabelle - Mehr Infos
• Rechnungstext (Fuß): Formular-Text Eingabe unterhalb der Positionstabelle - Mehr Infos
• Abrechnungsspezifische Optionen: Zahlungsart, Zahlungsziel, Geschäfts- und Steuereinstellungen für das aktuelle Angebot - Mehr Infos
• Interne Vermerke: Hinweise, die nicht auf das Formular gedruckt werden - Mehr Infos
• Dateianhänge: Angebotsrelevante Dateien in dem Vorgang hinterlegen - Mehr Infos