Belegnummern konfigurieren

Einsteig über das Menü Konfiguration --> Beleg-Einstellungen.

Die Maske umfasst für den GoBD Standard Tarif die Belegnummern-Einstellungsmöglichkeit für Angebot und Rechnung.

Wichtige Hinweise:

• Belegnummern können im Laufe der Zeit geändert werden. Das System stellt grundsätzlich sicher, dass Belegnummern nicht doppelt vergeben werden können. Wir empfehlen eine gute langfristige Logik, die über einen sehr langen Zeitraum konstant bleibt.
• Für viele unserer Kunden ist die Vergabe ihrer individuellen Rechnungslogik ein extrem wichtiger Aspekt, der aus unserer Sicht manchmal überbewertet wird. Bitte verkünstle Dich nicht wenn es z.B. um Dinge geht: "Wie schaffe ich es meinen Kunden möglichst die Transparenz zu nehmen wie viele Rechnungen ich im welchen Zeitraum stelle" etc. - Am Ende des Tages möchte der Steuerprüfer eine fortlaufende Logik erkennen können. Tipp also: Belegnummern Individuell aufpeppen aber auch einfach halten
• Nach erfolgter Einstellung unbedingt die Funktion Probe-PDF im jeweiligen Beleg nutzen um zu sehen wie die nächste Nummer vergeben wird. Bitte beachten: Eine Belegnummer wird erst nach der Erstellung des Belegs erzeugt. Man kann somit in der Vorschau nicht zwei Belege in die Zukunft schauen. Im Probe-PDF wird immer die nächste nicht vergebene Nummer angezeigt.

Sollte man für die Belege eine identische Logik verwenden wollen (also Angebotsnummern sehen 1:1 aus wie Rechnungsnummern etc.), dann reicht es aus, wenn die Standard Belegnummer konfiguriert wird. In diesem Fall müssen Angebot und Rechnung Einstellungen nicht konfiguriert werden, weil sich diese Nummernlogiken aus dem Standard ziehen.

Sollen sich Angebot und Rechnung Belegnummern von der Logik her unterscheiden, dann sind die beiden Belegnummern einzustellen. In diesem Fall muss die Einstellung im Standard nicht getätigt werden.

Grundsätzlich gilt: Die Nummernvergabelogik pro Belegart (Angebot oder Rechnung etc.) zieht immer als Erstes. Der Standardwert wird nur dann für eine Belegart verwendet, wenn in der jeweiligen Belegart keine Logik hinterlegt wird.

Nachfolgend werden alle Varianten erläutert, wie man die Belegnummernvergabe aussteuern kann. Die hier aufgeführten Besipiele beziehen sich dabei auf die Rechnungsnummern (für andere Belege oder den Standard ist dieses Vorgehen 1:1 identisch).

Möchte man eine einfache fortlaufende Nummer jahresübergreifend bzw. endlos laufen lassen, so ist die Variante Laufende Nummer (N) zu wählen. Diese würde bei 1 beginnen. Bei Bedarf kann man einen Initialen Startwert setzen, ab dem die erste Nummer loslaufen soll.

Im nachfolgenden Beispiel wurde Laufende Nummer (N) mit dem Startwert 100 kombiniert. Dies führt zu folgendem Ergebnis in den ersten Rechnungen:

• 100
• 101
• 102
• etc.

Möchte man eine fortlaufende Nummer pro Jahr haben, so ist die Variante Laufende Nummer je Geschäftsjahr (JJJJ-N) zu wählen. Diese würde für das aktuelle Jahr bei 1 beginnen. Bei Bedarf kann man einen Initialen Startwert setzen, ab dem die erste Nummer loslaufen soll.

Im nachfolgenden Beispiel wurde Laufende Nummer je Geschäftsjahr (JJJJ-N) mit dem Startwert 100 im aktuellen Jahr kombiniert. Dies führt zu folgendem Ergebnis in den ersten Rechnungen (im Jahr 2022):

• 2022-100
• 2022-101
• 2022-102
• etc.

2023 würde die erste Nummer 2023-1 lauten (ab dem zweiten Jahr beginnt die Zählung nicht wieder bei 100)

In diesem speziellen Fall Laufende Nummer je Kunde und Geschäftsjahr (JJJJ-KUNDENNR-N) wird die Rechnung pro Kunde und Geschäftsjahr hochgezählt. Beachte bitte, dass hier keine chronologische Fortführung der Nummernvergabe stattfindet.

Folgendes Ergebnis kommt bei den nachfolgenden Rechnungen heraus (wenn die Kundennummer = 100 und Rechnungsdatum ist in 2022):

• 2022-100-1 (Kunde 100)
• 2022-100-2 (Kunde 100)
• 2022-100-3 (Kunde 100)
• 2022-200-1 (Kunde 200)
• etc.

Mit dieser Variante hast Du den größten Einfluss auf Deine Belegnummernlogik. Du kannst Alphanummerische Bestandteile sowie Sonderzeichen im Rahmen der Belegnummern nutzen und mit folgenden Platzhaltern kombinieren:

Der Wichtigste Platzhalter dabei ist das {N} = 1 oder {NN} = 01 oder {NNN} = 001 usw.

Eine Belegnummer muss immer einen N-Platzhalter beinhalten, welcher die aktuelle Nummer um 1 hochzählt. Ohne {N} kann eine Belegnummernlogik nicht gespeichert werden.

Nachfolgend ein Beispiel einer Benutzerdefinierten Rechnungsnummer, welche mit zwei Buchstaben, zwei Trennstrichen, einer 4-stelligen Zahl sowie der fortlaufenden Nummer {N}  kombiniert wurde. Der initialer Startwert von {N} wurde auf 100 gesetzt. Die ersten erzeugten Rechnungsnummern sehen wie folgt aus:

• RG-1000-100
• RG-1000-101
• RG-1000-102
• etc.

Das Ganze lässt sich beliebig mit weiteren Platzhaltern wie dem Rechnungsjahr etc. kombinieren. Tipp: Das Thema Belegnummernlogik nicht unnötig kompliziert gestalten.

Dies ist eine Variante, die wir ebenfalls nicht empfehlen würden. Manche Anwender wollen aber eine Rechnungsnummernvergabe manuell vornehmen. Mit nachfolgender Auswahl kann dies gemacht werden.

In der Rechnung Kopf Maske erscheint mit dieser Einstellung ein weiteres Eingabefeld Rechnungs-Nr. im oberen Kopfbereich. Dieses ist auszufüllen, so dass eine Rechnung fakturiert werden kann (sonst erscheint eine entsprechende Fehlermeldung).

Auch die Nummer eines Stornos oder einer Gutschrift muss über diese Variante manuell eingegeben werden. Die Loesungsbox prüft technisch ab falls eine Nummer ein zweites Mal eingegeben wurde und würde in diesem Fall ebenfalls eine Fehlermeldung erzeugen.