Angebote - Felder und Funktionen der Kopfmaske

Einstieg

Wurde in der Angebotsübersicht der Button Neues Angebot gewählt oder ist man von dort per Doppelklick in ein vorhandenes Angebot gesprungen, kommt man direkt zur Maske Angebotsdaten Kopf. Auf dieser Seite werden sämtliche Felder und Funktionen der Angebote Kopf Maske beschrieben.

 

Hinweis: Die nachfolgend abgebildeten Masken und Funktionen beziehen sich auf den Tarif Büro Pro. Die Buttons Auftrag erzeugen und Lieferung erzeugen sind nicht Bestandteil des Tarifs GoBD Standard.

Angebot Kopf Maske 1
Angebot Kopf Maske 2

Kunden-Nr., Angebots-Nr., Status

  • Kunden-Nr. (falls vergeben) und Angebots-Nr. werden automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt
  • Angebots-Nr. können individuell nach eigenen Bedürfnissen eingestellt werden (Belegnummern-Einstellungen)
  • Status: Wird automatisch durch das System vergeben. Wird ein Angebot z.B. neu erstellt oder geändert ist der Status In Erstellung

Kundendaten auswählen / eingeben

Hier kann man entweder einen bereits angelegten Kundenstammsatz auswählen oder manuell eine Adresse eintippen. Um einen Stammsatz auszuwählen klickt man auf die Listbox rechts neben dem Feld Kunde. Es öffnet sich darauf hin ein Pop Up Fenster, in dem man die Möglichkeit hat Kunden zu suchen und per Doppelklick oder Markierung und OK Button in das Angebot zu übernehmen.

Kunde übernehmen Pop-Up

 

Nach Auswahl des Kunden-Kontakts werden die Felder Anschrift und Ansprechpartner automatisch mit den im Kundenstamm hinterlegten Standard-Werten befüllt:

Standard Anschrift und Ansprechpartner

 

Möchte man stattdessen die Adresse ohne vorhandene Kundendaten manuell eingeben, so muss auf den Button Anschrift geklickt werden.

Adresse manuell eingeben

Kopfdaten zum Angebot

Rahmendaten zum Angebot
Angebot Kopfdaten Formular

 

Besonderheiten:

  • Thema: Manuell eintragen oder über die Listbox einen festgelegten Standardwert verwenden (zentrale Pflege der Werte in den Nachschlagetabellen)
  • Gültig bis: Wenn das Gültig bis Datum abgelaufen ist, dann wird das Angebot in der Angebotsübersicht farbig als abgelaufen dargestellt.

Angebotsvorlage verwenden

Über den Button Angebotsvorlage übernehmen kann für das Angebot eine zuvor erstellte Vorlage verwendet werden. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man die Vorlagen suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern.

Angebotsvorlage Button

Beleg kopieren - Belegvorlage für Angebot

Über den Button Beleg übernehmen können die Daten aus einem anderen Beleg 1:1 für das Angebot kopiert werden. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man den zu kopierenden Beleg suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern.

Beleg übernehmen

Artikelbezeichnung lang

Artikelbezeichnung lang

Mit dieser Checkbox werden lange Artikelbzeichnungen (mehrzeilig) auf das Formular angedruckt.

 


Artikelbild

Mit dieser Checkbox werden Artikelbilder aus den Artikelstammdaten auf das Formular angedruckt


Preisübersicht Kopf

Im rechten oberen Bereich der Angebot Kopf Maske werden Netto- und Bruttogesamtpreise sowie Umsatzsteuer automatisch (befüllt aus der Registerkarte Positionen) aufgeschlüsselt. Die Übersicht kann je nach Steuerkonstellation oder Geschäftsvorfall abweichen:

angebots kalkulation

Angebot Probe PDF

Wenn dieser Button betätigt wird, öffnet sich das Angebot als PDF in Vorschau. Der Beleg wird noch nicht im System erzeugt.

Angebot Probe PDF Button

Neues Angebot erzeugen / abschließen

Dieser Button führt dazu dass das Angebot im System als Beleg erzeugt wird. Ist ein Angebot erzeugt, so wechselt der Status von in Erstellung auf Angeboten.

Angebot erzeugen Button

 

Nach Erzeugung des Angebots wird der Name der PDF-Angebots-Datei automatisch vergeben. Die Standard Logik der Namensvergabe für die Datei ist "Name der Firma-Angebot-Angebotsnummer-Angebotsdatum". Diese Logik kann auf eigene Wünsche angepasst werden - Mehr Infos.

Angebot Formular PDF anzeigen

Nachdem das Angebot abgeschlossen wurde, stehen neue Funktionen im unteren Bereich der Angebots Kopfmaske zur Verfügung, die nachfolgend näher erklärt werden.

Angebot Aktionen nach Erzeugung

Rechnung aus dem Angebot erzeugen

Aus dem Angebot lässt sich per Knopfdruck auf den Button Rechnung erzeugen eine Rechnung aus dem Angebot ableiten. Dabei öffnet sich direkt ein neues Fenster mit der übernommenen Rechnung im Status in Erstellung. Die Rechnung kann weiter bearbeitet und abgeschlossen werden.

 

Gleichzeitig hat die Loesungsbox in der Angebotsmaske Kopf im unteren Bereich wiederum folgende Aktionen automatisch ausgeführt:

  • Ein neues Feld Nachfolgebeleg ist erschienen. Über den Pfeil rechts neben dem Textfeld kann man direkt vom Angebot in die Nachfolgerechnung springen
  • Der Status Beauftragt wurde automatisch gesetzt
Automatisches Setzen des Beauftragungsstatus

Möchte man die Ableitung der Rechnung aus dem Angebot zurück nehmen, so muss man die Rechnung löschen (falls sie sich noch im Status in Erstellung befindet) bzw. sie stornieren (falls sich die Rechnung bereits im Status fakturiert befindet). Hat man dies gemacht, so wechselt der Status Beauftragt wieder in einen neutralen Zustand und das Feld Nachfolgebeleg verschwindet wieder.

 

Auftrag aus dem Angebot erzeugen

Hinweis: Diese Funktion ist nur im Tarif Büro Pro verfgübar und nicht im Tarif GoBD Standard.

Das Anwendung verhält sich an der Stelle relativ identisch zu der Beschreibung im Kapitel oberhalb: Rechnung aus dem Angebot erzeugen.

 

Lieferung aus dem Angebot erzeugen

Hinweis: Diese Funktion ist nur im Tarif Büro Pro verfgübar und nicht im Tarif GoBD Standard.

Das Anwendung verhält sich an der Stelle relativ identisch zu der Beschreibung im Kapitel oberhalb: Rechnung aus dem Angebot erzeugen.

 

Status beauftragt / nicht beauftragt setzen

Man kann bei Bedarf (und wenn man die Rechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt schreiben möchte) den Beauftragungsstatus auch manuell setzen. Wählt man den Button Nicht beauftragt, so kann man noch einen Ablehnungsgrund hinterlegen.

Nicht beauftragt Status setzen

Wurde der Beauftragungsstatus gesetzt oder eine Rechnung abgeleitet, dann kann das Angebot nicht mehr überarbeitet werden.

 

Angebots PDF Formular anzeigen und lokal abspeichern

Das Angebots-PDF lässt sich mit Klick auf den Record-Button direkt öffnen. Von dort aus kann es bei Bedarf lokal auf dem Computer abgespeichert werden. Über einen Klick auf den Listbox Pfeil kann das PDF auch direkt lokal gespeichert werden.

Angebot Formular PDF anzeigen

Erstelltes Angebot überarbeiten

Ein erstelltes Angebot kann überarbeitet werden, wenn:

  • Keine Rechnung abgeleitet wurde
  • Das Angebot nicht storniert wurde
  • Der Beauftragungsstatus nicht gesetzt wurde

Sobald man den Button Angebot überarbeiten klickt, sind sämtliche Felder in der Maske wieder bereit für die Eingabe. Der Status des Angebots wechselt zurück von Angeboten auf in Erstellung.

Angebot überarbeiten Button

Angebot stornieren

Erstellte Angebote können mit dem Button Angebot stornieren storniert werden. Drückt man den Button, dann öffnet sich als Nächstes ein Pop Up Fenster, in dem der Storno-Grund angegeben werden kann. Nach erfolgter Stornierung wechselt der Status des Angebots von Angeboten auf Storniert.

Angebot stornieren Button
Angebot stornieren Grund

Angebot per E-Mail versenden

Hinweis: Nur für den Tarif Büro Pro möglich. Nicht für den Tarif GoBD Standard. Ein erstelltes Angebot kann direkt per E-Mail aus der Loesungsbox versendet werden. Voraussetzung hierfür sind folgende Einstellungen:

E-Mail versenden 2 Buttons

Klickt man den Button Versenden, so öffnet sich direkt die E-Mail Erstellungs Maske. Dabei werden alle Daten gemäß der zuvor erstellten Standard E-Mail Vorlage für Angebote verwendet und in die E-Mail übersetzt. Die E-Mail kann weiter bearbeitet und dann versendet werden.

 

Klickt man den Button Versenden mit..., so öffnet sich ein Pop Up Fenster und man kann die dafür vorgesehene E-Mail Vorlage auswählen, welche verwendet werden soll. Nach Auswahl der gewünschten E-Mail Vorlage öffnet sich wiederum die E-Mail Erstellungs Maske und man kann die Daten weiter bearbeiten bzw. die E-Mail versenden.

 

Wird ein Angebot per E-Mail versendet so werden Versandstatus und Versandzeitpunkt in der Angebots Kopfmaske dokumentiert.

 

Positionsdaten eines Angebots bearbeiten

In den nachfolgenden Registerkarten können Positionsdaten für das Angebot erfasst werden.

Positionsdaten Angebot
  • Positionen: Hier werden die die angebotenen Artikel und Leistungen eingegeben - Mehr Infos
  • Angebotstext (Kopf): Formular-Text Eingabe oberhalb der Positionstabelle - Mehr Infos
  • Angebotstext (Fuß): Formular-Text Eingabe unterhalb der Positionstabelle - Mehr Infos
  • Abrechnungsspezifische Optionen: Zahlungsart, Zahlungsziel, Geschäfts- und Steuereinstellungen für das aktuelle Angebot - Mehr Infos
  • Interne Vermerke: Hinweise, die nicht auf das Formular gedruckt werden - Mehr Infos
  • Dateianhänge: Angebotsrelevante Dateien in dem Vorgang hinterlegen - Mehr Infos