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Ist Deine Rechnungssoftware GoBD konform? Hier kommt die ultimative Checkliste für Kleinunternehmer und Selbstständige

Oh Schreck! Seit dem 01.01.2017 müssen alle Rechnungen GoBD konform erstellt werden, sonst drohen harte Strafen seitens Steuerprüfer. Als Kleinunternehmer kannst Du Dich leider nicht darauf verlassen, wenn Dein Software Anbieter sein Produkt mit GoBD zertifiziert ausweist. Dies ist nur ein Marketing Trick, denn es existiert keine zentrale GoBD Zertifizierungsstelle, die durch die Finanzbehörde anerkannt wird. Du bist somit selbst verantwortlich. Wir lassen Dich nicht allein! In diesem Artikel geben wir Dir die ultimative Checkliste an die Hand, damit Du schnell und einfach prüfen kannst, ob die Rechnungssoftware, die Du einsetzt oder einsetzen möchtest, GoBD konform entwickelt wurde.

 

GoBD Checkliste zur Prüfung Deiner Rechnungssoftware

Zum Einstieg ein paar Fakten rund um GoBD konforme Rechnungsstellung gefällig?

Sofern Du noch nicht viel über GoBD gehört hast, solltest Du zuerst folgende Artikel lesen, bevor Du Dich mit der GoBD Checkliste hier beschäftigst.

 

Alles was ein Kleinunternehmer rund um GoBD konforme Rechnungserstellung wissen sollte, findest Du hier.

 

Warum GoBD Zertifikate der Software Hersteller vom Betriebsprüfer nicht anerkannt werden, erfährst Du hier.

 

 

So prüfst Du ob Dein Rechnungsprogramm GoBD konform arbeitet - Die ultimative GoBD Checkliste am Beispiel unserer Loesungsbox

Nachfolgend erhältst Du eine Übersicht der wichtigsten GoBD Anforderungen die Deine Rechnungssoftware erfüllen muss. Außerdem veranschaulichen wir Dir anhand unserer Loesungsbox wie Du die Überprüfung dieser Anforderungen innerhalb Deines Rechnungsprogramms am besten bewerkstelligen kannst. Das Vorgehen lässt sich auf jedes beliebige Rechnungsprogramm übertragen.

 

Bedenke dabei, dass eine Software nur die notwendigen Mittel zur Verfügung stellt und kein alleiniger Garant für GoBD konformes arbeiten ist. Es gibt wichtige Regeln, die Du zusätzlich organisatorisch beherzigen musst, damit Du in Summe seitens Steuerprüfer nicht angreifbar bist.

 

Nachvollziehbarkeit & Nachprüfbarkeit

Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein

Jeder einzelne Stammsatz und jeder einzelne Geschäftsbeleg muss inkl. der zugehörigen Formulare jederzeit aufrufbar sein. Beinhaltet ein Geschäftsvorfall nicht nur eine losgelöste Rechnung, sondern ist an einem Kundenstammsatz verbunden oder weiteren Belegen z.B. Angebot, Auftrag etc. verknüpft, dann muss das System diese Abhängigkeiten übersichtlich aufschlüsseln. Sind weitere wichtige vorgangsrelevante Dokumente außerhalb des Systems entstanden z.B. Excel oder Word Datei, so müssen diese mit dem Vorgang in der Software verknüpft werden können.

 

In der Loesungsbox Datenbank sind alle Daten enthalten, die von Anbeginn der Nutzung eingegeben, erzeugt oder hochgeladen wurden.

In einem Beleg z.B. einer Rechnung kannst Du neben den eingegebenen Daten das durch das System erzeugt Rechnungsformular (PDF Datei) aufrufen oder herunterladen. Dies ist das archivierte Dokument, welches im Original bzw. genauso unverändert an Deinen Kunden gegangen ist.

 

Rechnung aufrufen
Rechnung Formular Beispiel

 

Alle Geschäftsvorfälle zu einem Kunden können im jeweiligen Kontaktstammsatz unter der Registerkarte Belege eingesehen werden.

 

CRM Software Kundenakte

 

Gibt es einen direkten Bezug zwischen zwei Belegen, so wird dieser in den betroffenen Belegen als Vorgänger oder Nachfolgerbeleg z.B. Rechnung & Storno angezeigt. Hier am Beispiel eines Angebots, aus dem direkt eine Rechnung erstellt wurde. Im Rechnungsbeleg ist wiederum das Angebot als Vorgängerbeleg vermerkt. Außerdem besteht die Möglichkeit des direkten Absprungs in den anderen Beleg, so dass der Betriebsprüfer garantiert seine Freude haben wird :o)

 

GoBD Nachfolger Beleg einsehen
GoBD Vorgänger Beleg einsehen

 

In Allen Stammdaten und Belegen der Loesungsbox können außerdem vorgangsrelevante Dateien hochgeladen sowie interne Vermerke z.B. an den Buchhalter / Betriebsprüfer vermerkt werden. Beispielsweise ein Excel-Stundennachweis, der dem Kunden mit der Rechnung übermittelt wurde. Die Excel Datei kann mit dem Rechnungsbeleg in der Loesungsbox Datenbank mit archiviert werden. So ist der Vorgang nicht nur vollständig sondern auch transparent an einem Ort.

 

GoBD geschäftsrelevante Dateien hinterlegen

Daten und Dokumentationen müssen lückenlos erfasst werden können

Alle Kundenstammdaten sowie Belege insbesondere der Rechnung, müssen nach deutschem Steuerrecht alle Informationen abbilden können, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Wir haben hier einen separaten Artikel verfasst, der die 12 Pflichtbestandteile einer ordentlichen Rechnung zusammenfasst.

 

Eine hervorragende Herangehensweise ist gemeinsam mit dem Steuerberater Rechnungsvorlagen anhand Deiner konkreten Geschäfte zu erstellen, die Du dann wiederkehrend verwenden kannst. Sprich welche Varianten von Rechnungen schreibst Du, was müssen diese beinhalten und wie verhält es sich z.B. mit der Umsatzsteuer. Das Rechnungsprogramm muss selbstverständlich alle Arten von Umsatzsteuer sowie die zugehörigen Texte flexibel bedienen können. Sprich Deine Software muss inhaltlich alles abbilden können, was Dir der Steuerberater vorgibt.

 

Zu einer lückenlosen Dokumentation gehört außerdem, dass die Software für alle Belegarten z.B. Rechnung oder Angebot umfassende Möglichkeit bietet Belegnummernkreise zu definieren, die dann fortlaufend automatisch und zuverlässig durch das Programm hochgezählt werden. Dies ist eine der Kernthemen, auf die ein Betriebsprüfer wert legt.

 

Die Loesungsbox wurde in Zusammenarbeit mit Steuerberatern entwickelt und bietet die Eingabe aller relevanten Informationen für eine GoBD konforme Rechnungserstellung. Wir haben dabei auf den notwendigen Anwenderkomfort geachtet und verzichten auf harte Eingabe-Prüfungen in allen Pflichtfeldern. Somit hat der Anwender letztendlich die Entscheidung ob und wie er eine Information eingibt. Beispielsweise ist Zeitraum Lieferung Leistung in der Loesungbox ein Freitextfeld, so dass man eingeben kann was man möchte (Februar 2023, 01.02.23 - 28.02.23 etc.) ohne die gesetzlichen Vorgaben dadurch zu missachten.

 

Was die Mehrwertsteuer betrifft, so kann in den Artikelstammdaten sowie in den Belegpositionen eingestellt werden, wenn ein Produkt oder eine Leistung von dem verwendeten Standard Mehrwertsteuersatz z.B. 19% abweicht, weil es eine spezielle Regelung dafür gibt. Der vorgeschriebene Hinweis Text zu dem Mehrwertsteuer-Geschäftsvorfall wird dabei z.B. in Form von Rechnungsvorlagen hinterlegt . So können alle existierenden Vorgaben einfach und flexibel umgesetzt werden. Und auch gesetzliche Änderungen zur Mehrwertsteuer z.B. vorübergehende Mehrwertsteuersenkung 2020 können ganz einfach vorgenommen werden inkl. Berücksichtigung des jeweiligen Leistungszeitraums, der für die Berechnung der Mehrwertsteuer die Grundlage bildet.

 

Rechnung Positionsdaten korrekt eingeben
GoBD Steuersatz hinterlegen
Rechnung korrekte Daten
Rechnung korrekte abrechnunsspezifische Optionen hinterlegen

 

Außerdem bietet die Loesungsbox für alle Belege, die in der Software selbst erstellt werden, umfangreiche Einstellungen der Belegnummernlogik. So wird sichergestellt dass die Belegnummern nach einer für den Betriebsprüfer nachvollziehbaren Logik fortlaufend sowie lückenlos erzeugt werden. Mehr Infos zu den Einstellungsmöglichkeiten hier.

Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden

Prüfe ob alle Aktionen in der Erfassung und Bearbeitung von Daten automatisch durch das Programm protokolliert werden. Besonderes Augenmerk liegt dabei natürlich auf den Rechnungsbelegen. Aber auch alle anderen Aktionen rund um Stammdatenbearbeitung sowie weiteren Belegen wie Angebote, Aufträge etc. sollte das System dokumentieren.

 

Es muss immer transparent sein zu welchem Zeitpunkt für welchen Geschäftsvorfall durch welchen Anwender eine Aktion durchgeführt wurde. Und die Details sind dabei wichtig. Es reicht nicht aus wenn das System protokolliert dass Anwender X eine Änderung an einem Kundenstammsatz vollzogen hat. Es muss auch genau ersichtlich sein was er verändert hat z.B. die Hausnummer von einer Adresse.

 

Zusätzlich muss ein Reporting verfügbar sein, in dem man die Möglichkeit hat auf Bearbeiter, Kunde oder Geschäftsvorfall einzugrenzen und die Bearbeitungshistorie einzusehen. Selbstverständlich ist es unnötig im Alltag auf diese Listen zu schauen. Sie sind nur wertvoll, wenn sie ein Prüfer sehen möchte. In seltenen Fällen macht es fachlich Sinn auf die Änderungshistorie zu schauen, um z.B. nachvollziehen zu können wenn sich eine Kundenadresse von vorher auf nachher verändert hat.

Die Loesungsbox protokolliert Alle Aktionen, die durch alle Anwender im System stattfinden. Dabei gibt es die Möglichkeit das gesamte Logbuch einzusehen und hat dort alle Änderungen auf einen Blick. Über die Filterung auf Volltextsuche, Zeiträume sowie Bearbeiter können auf Knopfdruck alle wichtigen Sichten hergestellt werden. Über die Spalte Änderung wird z.B. erkannt ob ein Datensatz neu angelegt oder verändert wurde. Über die Spalten Neuer Wert und Alter Wert sieht man die Veränderung vom Datensatz und kann nachvollziehen was zuvor in dem Feld gespeichert wurde, ohne diese Information zu verlieren.

Aufruf zentrales Logbuch Loesungsbox
Zentrales Logbuch Loesungsbox

 

Die Loesungsbox bietet außerdem in jeder Stammdaten- oder Belegmaske ein lokales Logbuch, so dass man den jeweiligen Geschäftsvorfall im Änderungsprotokoll gleich vollständig gefiltert auf einen Blick erhält. Hier am Beispiel einer Rechnung, die im Erstellungszustand weiter bearbeitet wurde im Feld Zeitraum Lieferung / Leistung. Dann wurde die Rechnung fakturiert. Im Zuge dessen hat das System viele Schritte vollzogen z.B. Belegnummer vergeben, Rechnungsformular als PDF erzeugt, sowie den Status auf "Fakturiert" gesetzt. Danach wurde die Rechnung mit dem Grund "Fehler" wieder storniert:

Loesungsbox Logbuch Rechnungsbeleg

Maschinelle Auswertbarkeit

Alle Informationen des Rechnungsprogramms müssen sich übersichtlich und leicht finden lassen. Möglich ist das beispielsweise wenn eine Vielzahl von Informationen in einer intelligenten Nutzerführung der Software zugänglich gemacht werden. Die Software muss in der Lage sein Berichte in Echtzeit zu erstellen, um auf alle wichtigen Daten zugreifen zu können.

 

Es sollte außerdem die Möglichkeit bestehen, bestimmte Dokumente mithilfe einer Volltextsuche zu finden. Sobald ein bestimmtes Schlüsselwort bei der Suche verwendet wird, sollte die Software relevante Dokumente anzeigen, die dieses Schlüsselwort enthalten. Achte auch darauf, dass die Daten aus Deiner Software in irgendeiner Form exportierbar und maschinell auswertbar (über gängige Office Tools wie z.B. Excel) sind.

 

Alle Informationen der Loesungsbox lassen sich vollständig aufrufen, suchen, filtern, sortieren sowie exportieren. So erhält man als Anwender oder Betriebsprüfer z.B. folgende Informationen:

  • Alle Kunden
  • Alle Kunden aus Bayern
  • Alle Belege
  • Alle Belege für einen bestimmten Kunden
  • Alle Rechnungen
  • Alle offenen Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden
  • Alle Rechnungen für einen bestimmten Kunden
  • Alle Rechnungen die in einem bestimmten Zeitraum erstellt wurden
  • Alle Artikel und Rechnungspositionen mit 0% Umsatzsteuer-Satz
  • etc.

In der Loesungsbox gibt es für alle Kontakt- und Artikelstammsätze sowie für alle Belege separate Übersichtstabellen. Hier am Beispiel der Rechnungsübersicht:

 

GoBD Rechnungsübersicht

In allen Übersichtstabellen existiert eine umfangreiche Filterung und Suchmöglichkeit der Daten z.B. Status, Erfassungszeitraum, Kunde etc.

Besonders wertvoll dabei ist das Freitextfeld Suchen, welches als Volltextsuche über alle Daten agiert und somit übergreifende Zusammenhänge von einem Geschäftsvorfall erkennen kann z.B. Rabattaktion X wurde an Y Kunden per Angebot versendet und über verschiedene Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen beauftragt und verrechnet.

 

Die in den Übersichtstabellen gefilterten Daten können per Klick mit einer Copy and Paste Funktion kopiert oder mit einem  Tabellenkalkulationsexport (Excel, CSV) maschinenlesbar aus der Loesungsbox geladen werden. Außerdem kannst Du die PDF-Dateien gefilteter Rechnungen ebenfalls per Klick aus der Loesungsbox heraus auf einem Computer per CSV-Datei abspeichern. Mehr Infos zu den Filter- Sortier und Export-Möglichkeiten von Daten findest Du hier.

GoBD Rechnungsinfos exportieren

Richtigkeit

Die GoBD fordern nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch, dass die Geschäftsvorfälle mit den tatsächlichen Verhältnissen übereinstimmen. Konkret heißt das, dass z.B. Belege nicht gefälscht werden dürfen oder, dass jeder Geschäftsvorfall nur einmal verbucht werden darf. Hierfür musst Du Dich entsprechend organisieren bzw. korrekt handeln, dass dies nicht passiert.

 

Die Software muss außerdem sämtliche Automatismen, welche Dich als Anwender unterstützen sollen, zuverlässig ausführen z.B. Berechnungen von Rechnungssummen, die Darstellung von Netto- sowie Bruttobeträgen, der korrekte Ausweis der Umsatzsteuer, die einmalige Vergabe von einer Rechnungsnummer etc.

 

Im Fehlerfall muss der Software Anbieter in der Lage sein in einem angemessenen Zeitraum (je nach Fehlerschärfe) eine Lösung liefern zu können.

 

Die Loesungsbox arbeitet, wie sicherlich alle anderen professionellen Softwarelösungen auch, bei allen Automatismen im allerhöchstem Maße zuverlässig. Dies wurde auch durch tausende Kunden bereits bestätigt. In speziellen Konstellationen kann es theoretisch vorkommen, dass ein Anwender einen Fehler feststellt. In diesem Fall gibt es bei uns einen klaren Prozess:

  • Der Fehler wird von unserem Kunden an uns Softwarepunks gemeldet
  • Der Fehler wird analysiert, behoben sowie über ein Software Update unserem Kunden zur Verfügung gestellt
  • Durch die Einspielung des Software Updates hat sich das Problem in der Loesungsbox gelöst
  • Gegebenenfalls helfen wir unserem Kunden dabei die Unschärfe in der Software für den betroffenen Geschäftsvorfall zu dokumentieren, so dass es für den Betriebsprüfer transparent und nachvollziehbar ist, falls er Rückfragen hat.

Vollständigkeit & Ordnung

Jede Transaktion im Geschäftsbetrieb muss vollständig und lückenlos dokumentiert werden. Wenn die Software alle Möglichkeiten der Eingabe der Geschäftsdaten bietet, dann liegt es an der Disziplin der Anwender, dass sie diese Informationen vollumfänglich auch in der Rechnungssoftware eingeben und stattdessen nicht parallel andere (zum Teil nicht GoBD konforme) Tools wie Word, Excel oder Butterbrotpapier einsetzen, geschweige denn gar keinen Rechnungsbeleg erzeugen.

 

Jeder Geschäftsvorfall muss außerdem ordentlich, systematisch und nachvollziehbar verbucht werden. Sorge von Anfang an für Ordnung, damit bei einer möglichen Prüfung vom Finanzamt keine bösen Überraschungen auf Dich warten.

 

Unveränderbarkeit

Mega wichtiger Punkt und dringend zu prüfen: Werden Rechnungen einmal fakturiert, dürfen sie nicht mehr überarbeitet oder gelöscht werden. Ein fakturierter Rechnungsbeleg im System inkl. zugehöriges Rechnungsformular müssen nachweislich unverändert sein. Ein Rechnungsbeleg, der falsch erstellt wurde, muss storniert werden. Bei anderen Belegen neben der Rechnung z.B. bei Angeboten, Lieferscheinen sind nachträgliche Änderungen zwar möglich, müssen aber konsequent protokolliert werden z.B. Versionshistorie oder Logbuch, damit der ursprüngliche Inhalt jederzeit aufgerufen werden kann. Löschungen von Belegen dürfen nur dann möglich sein, wenn sie sich noch in Bearbeitung befinden und keinen abgeschlossenen Zustand wie "gebucht", "erstellt" oder "fakturiert" haben.

 

In der Loesungsbox werden die gesetzlichen Vorgaben für die GoBD konforme Fakturierung 1:1 erfüllt.

 

Zeitgerechte Erfassung

Weiterhin ist die zeitnahe Erfassung von Geschäftsvorfällen zu beachten. Kasseneinnahmen und -ausgaben, also Transaktionen mit Bargeld, müssen täglich erfasst und gebucht werden. Bei bargeldlosen Transaktionen hast Du bis zu zehn Tage Zeit, einen Beleg zu erfassen.

 

Sichere Aufbewahrung

Für steuerrelevante Geschäftsunterlagen gelten Aufbewahrungsfristen von 6 oder sogar 10 Jahren. Die jeweiligen Fristen sind in der Abgabenordnung festgelegt. Für Ein- und Ausgangsrechnungen gelten 10 Jahre, für andere rechnungsrelevante Dokumente wie Angebote, Aufträge oder Lieferscheine gelten 6 Jahre.

 

In der Loesungsbox Datenbank werden alle erzeugten Belege automatisch und unveränderbar / unlöschbar archiviert. Belege, die nicht in der Loesungsbox erzeugt sondern von extern importiert werden z.B. Eingangsrechnungen, werden ebenfalls in der Datenbank mit gespeichert.

 

Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist eine Art Handbuch und beschreibt den gesamten organisatorischen und technischen Ablauf Deiner Buchhaltung. Zur Nachweisbarkeit sollte also diese Dokumentation unbedingt erstellt werden. Dieses Handbuch hilft dem Finanzamt, im Falle einer Steuerprüfung, jeden steuerrelevanten digitalen Vorgang zu prüfen und nachzuvollziehen. Die Art und Weise welche Rechnungs- oder Bürosoftware für welchen Zweck Du einsetzt sollte ein Bestandteil dieser Dokumentation sein.

 

Wir werden in Kürze eine Verfahrensdokumentations-Vorlage zur besseren Orientierung erstellen. Wenn Du Interesse daran hast, dann kontaktiere uns bitte über das Kontaktformular :o)

 

Sicherheit

Alle elektronischen Geschäftsdaten müssen vor unbefugtem Zugriff und auch vor Verlust geschützt werden.

 

Mit der Loesungsbox hast Du volle Kontrolle über Deine Geschäftsdaten:

  • Die Software wird bei Dir installiert
  • Datenbanksicherungen kannst Du ganz einfach automatisieren und auf verschiedene Deiner Datenträger sichern
  • Kein unbefugter Dritter erhält Zugriff auf Deine Daten, wie es z.B. bei einer Cloud Software im Rechnungszentrum der Fall ist
  • Die Software und damit der Zugriff auf Deine Daten funktioniert offline auch ohne Internet
  • Du musst Dir keine Sorgen machen, wenn der Betriebsprüfer eine Woche nach der Pleite Deines Software-Anbieters vorbeikommt und Du überhaupt keine Dokumentationen von historisch getätigten Geschäften vorweisen kannst

In der Loesungsbox kannst Du außerdem anhand einer simplen Benutzerverwaltung eigene User anlegen, die sich über individuelle Passwörter exklusiven Zugriff zur Anwendung verschaffen müssen. Dabei kann auch ein Gültigkeitsdatum gesetzt werden, welches bestimmt wann der Zugang gewährt werden soll.

 

gobd konforme benutzerverwaltung

Mit dieser GoBD Checkliste gelingt die Beurteilung ob eine Rechnungssoftware GoBD konform arbeitet schnell und einfach

Wie Du siehst ist es mit unserer GoBD Checkliste kein Hexenwerk einerseits das Rechnungsprogramm sowie andererseits seine eigenen Arbeitsabläufe auf GoBD Konformität zu prüfen. Hier nochmal die Zusammenfassung der Checkliste sowie eine Beurteilung welche Aspekte bei der Software und welche bei der eigenen Organisation im Unternehmen / der Selbstständigkeit liegen:

  • Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein (Software)
  • Daten und Dokumentationen müssen lückenlos erfasst werden können  (Software)
  • Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden (Software)
  • Maschinelle Auswertbarkeit (Software)
  • Richtigkeit (Organisation & Software)
  • Vollständigkeit & Ordnung (Organisation)
  • Unveränderbarkeit (Software)
  • Zeitgerechte Erfassung (Organisation)
  • Sichere Aufbewahrung (Software)
  • Verfahrensdokumentation (Organisation)
  • Sicherheit (Software)

Eine Vielzahl von unabhängigen Steuerberatern empfehlen unsere Loesungsbox als Rechnungsprogramm weiter, weil sie überzeugt von unserem einzigartigen Konzept sowie der GoBD Konformität sind.

 

 

Loesungsbox. Das perfekte Rechnungsprogramm

für Kleinunternehmer und Selbstständige.