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GoBD Zertifikate bei Rechnungsprogrammen. Seriöse Software Anbieter werben damit nicht!

Achtung! GoBD Zertifikate sind keine Garantie für erfolgreiche Betriebsprüfungen! Ein GoBD-Zertifikat sollte eigentlich garantieren, dass das gewählte Programm den Grundsätzen der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung entspricht und Kleinunternehmer so Probleme bei der Betriebsprüfung vermeiden können. Doch in der Praxis ist das Zertifikat nicht bindend für Betriebsprüfer und damit nichts wert. Hier erklären wir Dir warum dies so ist und wie sich Kleinunternehmer unabhängig eines Zertifikats beim Thema GoBD absichern können.

Warum die Loesungsbox im Vergleich zu Lexware kein GoBD Zertifikat benötigt

GoBD Zertifikate. Seriöse Anbieter werben damit nicht!

Was GoBD konform bedeutet und wer für die Einhaltung verantwortlich ist

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

 

Generell legen die GoBD demnach fest, wie eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch Software umzusetzen ist. Dazu muss die Softwarelösung hinsichtlich der geschäftsrelevanten Unterlagen bestimmte Kriterien erfüllen z.B.:

  • Nachvollziehbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Ordnung
  • Unveränderbarkeit

Für die Einhaltung der GoBD ist immer der Unternehmer selbst verantwortlich: Das gilt sowohl für die Geschäftsführung von Unternehmen als auch für Selbständige und Freiberufler. Auch wer eine Steuerberatung als Unterstützung hinzuzieht oder eine GoBD konforme Software einsetzt, kommt nicht umhin, sich mit den Anforderungen der GoBD auseinanderzusetzen.

 

Was man von einem GoBD Zertifikat eigentlich erwarten würde

Ein GoBD Zertifikat sollte garantieren, dass eine Rechnungssoftware auch wirklich GoBD konform ist und dies bei einer Betriebsprüfung in keinster Weise in Frage gestellt wird.

 

Welche Aussage GoBD Zertifikate haben und warum sie von Betriebsprüfern nicht anerkannt werden

GoBD-Zertifikate werden nicht von der zentralen Finanzverwaltung vergeben. Daher sind Betriebsprüfer auch nicht an diese Zertifikate gebunden. Das steht im Prinzip auch so in den GoBD selbst: Es gebe von der Finanzverwaltung „keine allgemein gültigen Aussagen“ zur GoBD Konformität von Hard- oder Software heißt es dort.

 

Es handelt sich außerdem nicht um ein Positiv-Zertifikat (jede Anwendung ist GoBD-konform), sondern ein Nicht-negativ-Zertifikat (es gibt keine Anhaltspunkte, dass die Anwendung in jedem Fall nicht GoBD-konform ist). So wie die Straßenzulassung eines Kraftfahrzeugs kein Schutz vor Strafzetteln ist. Die korrekte Anwendung ist entscheidend.

 

Der Zertifizierer schaut der Software nicht „unter die Haube“ (Analyse des Programmcodes). Er macht mit ihr lediglich einige „Probefahrten“ (Tests). Mehr wäre für den Softwarehersteller kaum bezahlbar. So können auch keine Programmfunktionen entdeckt werden, die durch die Hintertür Manipulationen ermöglichen.

 

Und schließlich gelten Zertifikate nur für genau die untersuchte Softwareversion. Mit dem nächsten Update wird das Zertifikat ungültig. Das weiß auch der Zertifizierer und weist im Kleingedruckten des Zertifikats darauf hin.

 

Warum GoBD Zertifikate gemacht werden und wer diese vergibt

Angesichts der begrenzten Aussagekraft hat ein GoBD-Zertifikat für Software Anbieter selbst folgenden Hauptnutzen:

  • Die Hersteller wollen sich für ihr Marketing einen Wettbewerbsvorteil verschaffen indem sie mit GoBD Zertifikaten werben
  • Die Hersteller wollen sich selber absichern. Sprich wenn der theoretische Fall eintreten würde, dass ein Betriebsprüfer die GoBD Konformität der Software in Frage stellt und der Kunde Schadenersatz fordert, dann könnten sie sich selbst einfacher aus der Verantwortung ziehen (ein Vorgehen bei dem keiner gewinnt).

Deswegen beauftragen Software-Hersteller einen unabhängigen Dritten damit, die Software zu überprüfen, ob sie bestimmte, vorher definierte Anforderungen erfüllt. Die Zertifizierung selbst nehmen meistens Wirtschaftsprüfer oder auf IT spezialisierte Beratungsunternehmen vor.

 

GoBD Zertifizierung - Wichtiger ist eine ordentliche Buchführung im Rahmen der Rechnungserstellung

Um bei einer Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein, sollten Kleinunternehmer sich lieber auf eine ordentliche Buchführung und Fakturierung der Umsätze konzentrieren, statt hier auf ein vermeintlich sicheres Zertifikat (zum Beispiel GoBD Zertifikat) zu vertrauen.

 

Das bedeutet, alle Umsätze müssen nachvollziehbar und mit allen nötigen Details nachweisbar dokumentiert werden. Egal ob mit einer Software oder auch mit handschriftlichen Ausführungen und Papierbelegen. Wichtig ist, dass alles nachprüfbar ist und keine Buchung ausgelassen sowie nachträgliche Änderungen oder Löschungen durchgeführt wurden.

 

Und dies sind gleichzeitig die Hauptgründe warum Du mit Werkzeugen wie Word oder Excel definitiv ein Problem mit Betriebsprüfern bekommen wirst. Word und Excel erfüllen in keinster Weise die Anforderungen an einer GoBD konformen Rechnungsstellung. Es ist auf jeden Fall notwendig eine moderne Rechnungssoftware einzusetzen, die alle Aspekte nach deutschem Steuerrecht abbilden kann.

 

Unsere Loesungsbox - GoBD konformes Rechnungsprogramm für Selbstständige und Kleinunternehmer

Wir haben uns dagegen entschieden einen Wirtschaftsprüfer für Unsummen zu beauftragen, um für uns ein Pseudo Zertifikat erstellen zu lassen, welches keine Aussage in der Praxis hat und dadurch falsche Erwartungen bei unseren Kunden wecken wird.

 

Die Loesungsbox ist GoBD konform, weil sie alle entscheidenden und für die Praxis wichtigen Anforderungen erfüllt, auf die es ankommt:

  • Nachvollziehbarkeit:
    • Jede Aktion der Anwender im System wird inkl. genuer Zeitpunkte automatisch protokolliert
    • Belegnummern werden automatisch gemäß einer festgelegten Logik vergeben
    • Zusammenhänge zwischen Belegen sind ersichtlich (Welches Angebot wurde wie beauftragt oder verrechnet)
    • Einsicht über alle Geschäftsdaten der Datenbank
    • Formulare werden in der Datenbank automatisch mit archiviert
    • Zusätzliche Protokollierung weiterer Informationen für die Buchhaltung in den Geschäftsvorgängen möglich
  • Unveränderbarkeit:
    • Rechnungen können nach Fakturierung im System nicht mehr gelöscht oder nachträglich verändert werden
    • Ist eine Rechnung falsch, wird sie mit der Storno-Funktion bereinigt

Eine Vielzahl von unabhängigen Steuerberatern empfehlen unsere Loesungsbox als Rechnungsprogramm weiter, weil sie überzeugt von unserem einzigartigen Konzept sowie der GoBD Konformität sind.

 

Fazit

Vergiss Word und Excel als Rechnungstools. Damit erhältst Du im Rahmen einer Betriebsprüfung mit höchster Wahrscheinlichkeit die rote Karte.

 

Lass Dich außerdem nicht blenden von GoBD Zertifikaten, die viele Software-Anbieter marketingwirksam ausweisen. Es gibt bis heute keine zentral durchgeführte GoBD Zertifizierung, die ein Betriebsprüfer anerkennen würde.

 

Du wirst täglich mit Deiner Bürosoftware zu tun haben. Also solltest Du eine Lösung wählen, mit der Du zu einem vernünftigen Preis langfristig, gut und gerne arbeiten kannst. Dabei solltest Du mit eigenen Sachverstand prüfen, ob die wichtigsten Anforderungen der GoBD umgesetzt sind.

 

Solltest Du unsicher sein, lohnt sich evtl. ein Gespräch mit dem Anbieter oder Deinem Steuerberater. Wir freuen uns wenn Du im Rahmen Deiner Software Auswahl unsere einzigartige Loesungsbox mit in Betracht ziehst. Hier gehts zu unserem Konzept sowie den aktuellen Tarifen.