Aufgepasst! Seit dem 01.01.2017 gibt es seitens der Finanzämter schmerzhafte Strafen für die nicht Einhaltung GoBD konformer Rechnungserstellung. Doch noch immer schreiben über 50% der deutschen Selbstständigen und Kleinunternehmer ihre Rechnungen mit Word oder Excel. Damit verstoßen sie gegen die geltenden GoBD. In diesem Artikel erklären wir Dir alles was Du als Selbstständiger und Kleinunternehmer rund um GoBD wissen musst. Mit unserer Loesungsbox geben wir Dir eine unschlagbar günstige Software an die Hand, mit der Du GoBD konforme Rechnungen schnell und einfach erstellen kannst.

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD legen fest, wie eine ordnungsgemäße Buchhaltung durch Software umzusetzen ist. Dazu muss die Softwarelösung hinsichtlich der geschäftsrelevanten Unterlagen bestimmte Kriterien (z.B. Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit) erfüllen.

Außerdem sind Unternehmen verpflichtet, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen für mindestens zehn Jahre ordnungsgemäß aufzubewahren.

Die GoBD schaffen einheitliche Richtlinien und Anforderungen. Dadurch soll es den Finanzämtern verbessert ermöglicht werden, die Kontrolle über digitale Buchführungen von Unternehmen zu behalten. Geschäftsvorfälle sollen nachvollziehbar und nachprüfbar sein, indem die Aufzeichnungen digital und unveränderlich gespeichert werden.

Relevant wird dies im Rahmen einer Betriebsprüfung: Wenn der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht, muss das Finanzamt in der Lage sein, alle Ein- und Ausgangsrechnungen sowie deren Zahlungsvorgänge einzusehen und Transparenz darüber haben, dass diese unverändert abgelegt und korrekt dokumentiert wurden.

An dieser Stelle kommen die GoBD ins Spiel: Würde das zu prüfende Unternehmen z.B. eine Buchhaltungssoftware einsetzen, bei der Rechnungen oder Bargeschäfte nachträglich angepasst oder entfernt werden können, wäre das nicht mehr möglich. Der Verdacht der Steuerhinterziehung würde sich weiter erhärten.

Das Handelsgesetzbuch erklärt solche Vorgehensweisen für rechtswidrig. Die GoBD unterstützen bei der Identifikation solcher Rechtsbrüche. Unternehmer, die diese Regelungen missachten, riskieren Strafen. Es droht eine teure Steuerschätzung und der Vorsteuerabzug ist gefährdet.

Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Unternehmensformen, also auch für Freiberufler, Selbständige und Kleinunternehmer. Wer seine Buchhaltung durch einen Steuerberater erledigen lässt, befreit sich nicht von der Pflicht zur Einhaltung der GoBD, denn die Verantwortung für eine GoBD-konforme Buchhaltung verbleibt grundsätzlich immer beim Unternehmer selbst.

Dabei spielt es auch keine Rolle wie viel Umsatz oder wie viele Rechnungen man pro Jahr schreibt. Bereits eine Rechnung muss GoBD konform erstellt worden sein.

Bei einer GoBD-konformen Software geht es vor allem darum, die Buchführung eines Unternehmens im Detail transparent und nachvollziehbar zu machen. Besonders wichtig ist, dass die Software die folgenden Grundsätze zuverlässig erfüllt:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit und Richtigkeit
• Zeitgerechte Buchung und Erfassung
• Ordnung und Unverlierbarkeit
• Unveränderbarkeit
• Erfüllung der Aufbewahrungspflicht
• Datenzugriff der Finanzbehörde

Diese Grundsätze müssen sich auf jeden Schritt der Buchhaltung anwenden lassen. Sie gelten für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die Buchung sowie die Dokumentation von Geschäftsvorfällen.

Jeder Schritt (von der Erstellung einer Rechnung bis zur Fakturierung) muss übersichtlich und lückenlos protokolliert werden. Die Informationen zu den Geschäftsvorfällen müssen sich dabei leicht finden lassen.

Möglich ist das beispielsweise wenn eine Vielzahl an Informationen in einer intelligenten Nutzerführung der Software zugänglich gemacht werden z.B. über eine Volltextsuche oder Filterung von Stammdaten und Geschäftsvorfällen.

Sämtliche buchhaltungs- und steuerrechtlichen Prozesse müssen vollständig und richtig durchgeführt werden. Eine GoBD-konforme Software unterstützt dabei unter anderem die Archivierung von erzeugten Formularen und die Verknüpfung von verschiedenen Belegen zu einem Geschäftsvorfall.

Es gilt immer der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Sobald eine elektronische Rechnung fakturiert wurde, muss eine GoBD-konforme Software sicherstellen, dass dieser nicht aus dem System gelöscht oder nachträglich verändert werden kann.

Daneben machen die GoBD enge Vorgaben bezüglich einer zeitnahen sowie chronologisch richtigen Buchung und Erfassung von Belegen. Jeder Geschäftsvorfall muss unmittelbar nach seiner Entstehung erfasst werden. Es ist nicht erlaubt, Belege und Rechnungen über eine längere Zeit hinweg zu sammeln und nachträglich zu buchen.

Elektronische Unterlagen müssen ordentlich und eindeutig identifizierbar im System abgelegt werden. In der Software erzeugte Belege z.B. Rechnungen müssen einer nachvollziehbaren Belegnummernkreislogik folgen.

Bei der Einhaltung der GoBD spielt die Unveränderbarkeit der Versionshistorie eine wichtige Rolle.

Hat die Buchung eines Belegs bereits stattgefunden, weil die entsprechende Rechnung beispielsweise schon bezahlt wurde, darf eine Veränderbarkeit nicht mehr möglich sein. Die fehlerhafte, schon gebuchte Rechnung darf sich also nicht einfach nachträglich unter der gleichen Rechnungsnummer korrigieren lassen. Stattdessen ist eine neue Rechnung unter einer neuen Rechnungsnummer zu erstellen und die alte Rechnung zu stornieren.

Eine noch nicht vollständig gebuchte fehlerhafte Rechnung kann hingegen geändert werden. Wichtig ist, dass sich die Änderungen nachvollziehen lassen.

Jedes Unternehmen muss alle Rechnungen gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht mindestens zehn Jahre lang aufbewahren. Das gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende Rechnungen.

Wer sich in seinem Unternehmen für eine digitale Buchhaltung entscheidet, muss daher darauf achten, dass in der GoBD-konformen Software eine entsprechende Speicherung und Archivierung von Geschäftsbelegen (Rechnungen, Angebote etc.) erfolgt.

Steht eine Steuerprüfung an, lässt sich bei einer GoBD-konformen Software unkompliziert ein Datenzugriff für das Finanzamt einrichten.

In diesem Zuge spielt auch die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation eine wesentliche Rolle. In dieser muss jeder steuerlich relevante Schritt festgehalten werden, von der Entstehung der Information über die Verarbeitung bis hin zur Archivierung. Deine Aufgabe ist es, dem Betriebsprüfer offen zu legen, wie die organisatorischen und technischen Prozesse Deiner Selbstständigkeit bzw. Deines Unternehmens aussehen, mit denen die Einhaltung der GoBD gewährleistet wird.

Die Verfahrensdokumentation sollte folgende Informationen umfassen:

• Allgemeine Beschreibung der Vorgehensweise
• Technische Dokumentation der für die Buchhaltung sowie Geschäftsprozess verwendeten Software und Tools
• eine Betriebsdokumentation

Mit diesem Artikel sollte Dir nun klar geworden sein, welche Bedeutung GoBD hat und dass sie auch von Selbstständigen und Kleinunternehmern einzuhalten ist. Word und Excel erfüllen GoBD genauso wenig wie ein Aktenschrank voller gedruckter Ausgangsrechnungen.

Es gibt eine Vielzahl von Rechnungsprogrammen auf dem Markt, welche die Anforderungen an die GoBD erfüllen. Unsere von der IHK München preisgekrönte Loesungsbox ist aus folgenden Gründen perfekt für Selbstständige und Kleinunternehmer geeignet:

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