Inhalt: Rechnungen / Gutschriften verwalten, übernehmen, löschen, Kontakt-Kundenstammdaten verwenden, Rabatt, Skonto, Nebenleistungen, Interne Bearbeiter, Artikel übernehmen, Individuelle Preise, Interne Notizen, Textbausteine, Standard-Kommunikationswege, Versandstatus, Nachfolgebelege, Leistungen vorerfassen (Sammelrechnung), Rechnungen / Gutschriften stornieren, Bezahlstatus.

Rechnungen verwalten - 0032

Im folgenden Video erklären wir Dir die folgenden Funktionen:

  • Rechnungen / Gutschriften erstellen
  • Rechnungen übernehmen
  • Rechnungen löschen
  • Rechnungen anzeigen / suchen / filtern
  • Rechnungspositionen anzeigen

 

Rechnungen anzeigen (Rechnungsübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der Rechnung Lupe (oberes Menü) öffnet sich die Rechnungsübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Rechnungs-Funktionen. In der Rechnungsübersicht werden sämtliche vorhandene Rechnungen angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

 

Rechnungspositionen anzeigen (Rechnungspositionsübersicht)

Wähle im Kontextmenü der Rechnung den Eintrag Übersicht Rechnungs-Positionen. In dieser Übersicht erhältst Du kundenübergreifend sämtliche erstellte Rechnungspositionen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Rechnungen erstellen

Öffne die Rechnungsübersicht und klicke auf den Button Neue Rechnung. Eine Rechnungt wird grundsätzlich in zwei Schritten erzeugt.

 

Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Die Rechnung hat in dieser Phase den Status in Erstellung. Im zweiten Schritt, wenn Du den Button Rechnung fakturieren betätigst, wird die Rechnung fakturiert / abgeschlossen und das dazugehörige PDF-Dokument erzeugt. Die Rechnung erhält nach dieser Aktion den Status Fakturiert.

 

Die Rechnungsmaske besteht aus den Registerkarten Kopf, Positionen, Rechnungstext(Kopf)Rechnungstext(Fuß) sowie Abrechnungsspezifische Optionen. Nachfolgend werden die einzelnen Registerkarten der Rechnung näher erläutert.

 

Registerkarte Kopf - Basisdaten

In dieser Registerkarte werden die Kopf- und Basisdaten der Rechnung befüllt. Die meisten Informationen sind dabei optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Rechnung-PDF-Formular gedruckt:

  • Rechnungsnummer: Automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt.
  • Status: Status der Rechnung (in Erstellung, Fakturiert etc.).
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden durch das System dokumentiert.
  • Kunde: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner.
  • Thema: Die Überschrift in der Rechnung (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Unser Lieferung vom …“ zur besseren Zuordnung der Rechnung.
  • Rechnungsdatum: Datum des Rechnungs-Dokuments (wenn nichts befüllt wird Tagesdatum automatisch vergeben).
  • Zeitraum Lieferung/Leistung: Freitext z.B. April – August 2017 oder Datumseingabe.
  • Ort Lieferung/Leistung: Freitexteingabe.

Registerkarte Kopf - Errechnete Gesamtbeträge

Im rechten oberen Bereich der Registerkarte Kopf errechnet das System automatisch Zwischensummen und Gesamtbeträge, welche sich im Wesentlichen aus den Eingaben in den Positionsdaten zusammensetzen: Warenwert, Netto Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer und Brutto Gesamtbetrag.

 

Registerkarte Kopf - Aktionsbuttons

Im unteren Bereich der Registerkarte Kopf stehen Dir folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status der Rechnung) zur Verfügung:

  • Rechnung fakturieren (Status: in Erstellung)
  • Rechnung Probe PDF (Status: in Erstellung)
  • Rechnung drucken (Status: Fakturiert)

 

 

Registerkarte Positionen

Unter der Registerkarte Positionen gibst Du die gewünschten Positionen für Deine Artikel (Produkte und Dienstleistungen) ein, die Du in der Rechnung fakturieren möchtest. Eine Positionszeile setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:

  • Position (automatisch durch das System befüllt um eine Zeile eindeutig zu kennzeichnen)
  • Bezeichnung (Name Kurzbeschreibung des Artikels)
  • Anzahl (Menge pro Position)
  • Einheit (Mengeneinheit der Position z.B. Stück, Tag(e) etc.)
  • Preis pro Einheit
  • Gesamtpreis (Menge * Preis pro Einheit, automatisch berechnet)
  • Mehrwertsteuer Art (voller Satz, reduzierter Satz, steuerbefreit)

Rechts unten in der Maske erhältst Du ein weiteres aufklappbares Register für den Positionsbereich Details. Dort kannst Du markierte Zeilen der Positionsdaten alternativ zur Positionstabelle bearbeiten.

 

 

Registerkarten Rechnungstext(Kopf) und Rechnungstext(Fuß)

In den Registerkarten Rechnungstext(Kopf) sowie Rechnungstext(Fuß) werden per Freitext individuelle Nachrichten für den Empfänger abgesetzt, welche im PDF-Formular über den Rechnungspositionen (bei Rechnungstext Kopf) bzw. nach den Angebotspositionen (bei Rechnungstext Fuß) angedruckt werden.

 

 


 

 

Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen

In der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen können Zahlungsinformationen (Zahlungsziel und Zahlungsart) hinterlegt werden.

 

 

Gutschrift erstellen

Die Erstellung von Gutschriften erfolgt nach selbigem Verfahren wie bei Rechnungen. Der Unterschied ist, dass Du die Stückzahlen der Artikel in den Positionsdaten mit dem Minus-Zeichen erfasst. Wenn sämtliche Positionen einer Rechnung mit negativen Mengen erstellt wurden, dann handelt es sich um eine Gutschrift und auf dem PDF-Rechnungs-Dokument steht in der Überschrift Gutschrift anstatt Rechnung. In der Rechnungsübersicht kannst Du in der Spalte Belegtyp zwischen Rechnungen und Gutschriften unterscheiden.

 

Belege übernehmen

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Rechnungen (oder auch anderen Vertriebsbelegen) zu kopieren und weiter zu verwenden.

 

Öffne hierzu die Rechnungsübersicht und klicke auf den Button Neue Rechnung. Wähle in der Rechnungs-Maske den Button Beleg übernehmen.

Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Rechnungen bzw. anderen Vertriebsbelegen zu suchen und die passende Vorlage für Deine neue Rechnung auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in die neue Rechnung automatisch überführt. Diese Vorlage kannst Du nun beliebig überarbeiten und die Rechnung abschließend erzeugen.

 

Rechnungen löschen

In der Rechnungsübersicht kannst Du sich in Bearbeitung (Status Erstellung) befindliche Rechnungen löschen. Markiere hierzu die gewünschten Rechnungen und gehe über das Kontextmenü Rechnungsübersicht auf Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

 

Kontakt- und Kundendaten aus Stammsätzen übernehmen (0037 - Kunde)

Arbeitest Du mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für die Rechnung relevante Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes in die Rechnung gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Stammsatz über die Listbox im Feld Kunde. Die Daten können nach Wunsch weiter überarbeitet werden. Bitte beachte, dass Du Kunden-Stammdaten innerhalb der Rechnung nur selektieren kannst, wenn im Kontaktstammsatz die Checkbox Ist Kunde aktiviert ist.

 

Wenn Du einen Stammsatz nicht aus der Kunden-Listbox ziehen möchtest, sondern direkt im Beleg manuell erfassen, dann klicke auf den Button Anschrift. Nun ändert sich die Listbox in eine Textbox, in der Du die Anschrift erfassen kannst.

 

Rabatt erfassen (0040 - Rabatt)

Mit diesem Feature stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung um innerhalb von Rechnungen mit Rabatten zu arbeiten.

Einerseits kannst Du einen prozentualen Gesamtrabatt auf die Summe der Nettopositionen vergeben (siehe in der Rechnungsmaske unter Registerkarte Kopf rechts oben). Andererseits kann jede einzelne Position entweder mit einem prozentualen Rabatt oder einem Betrags Rabatt ausgestattet werden (siehe Registerkarte Positionen).

 

Skonto erfassen (0041 - Skonto)

Arbeitest Du mit diesem Feature stehen Dir in der Rechnung unter der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen Felder für die Pflege der Skontoinformationen (Skonto %, Skonto innerhalb von Tagen) zur Verfügung.

 

Nebenleistungen erfassen (0042 - Nebenleistungen)

Durch Einsatz der Nebenleistungen erhältst Du eine klare Trennung in der Rechnung zwischen Netto-Warenwert und dem Nettogesamtbetrag inklusive Nebenleistungen wie Fracht. Springe hierzu in eine Rechnung und erfasse die Höhe und Art der Nebenleistung (Registerkarte Kopf im oberen rechten Bereich).

 

Interner Bearbeiter erfassen (0046 - Interner Bearbeiter) 

Verwendest Du dieses Feature, dann kannst Du in der Rechnung (Registerkarte Kopf) einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse hinterlegen. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0049 – Interner Bearbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Mitarbeiter-Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Artikel aus Stammsätzen übernehmen (0013 - Artikel) 

Arbeitest Du mit Artikelstammdaten, dann erhältst Du in der Rechnungsmaske links von den Positionsdaten (Registerkarte Positionen) einen Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikelstammdaten. Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus Artikel Favoriten übernehmen (0016 - Artikel Favoriten)

Anhand dieses Features erscheint in der Rechnungsmaske links von den Positionsdaten ein Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikel-Favoriten (unter Registerkarte Positionen Registerkarte Favoriten). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz lassen sich die Artikel-Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus häufig verwendete Artikel übernehmen (0036 - Bestseller)

Verwendest Du dieses Feature, dann erhältst Du in der Rechnungsmaske (unter Registerkarte Positionen die Registerkarte Bestseller) einen Bereich für das Auswählen von den am häufigsten verwendeten Artikeln (innerhalb Rechnungen). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikelbild verwenden (0015 - Artikelbild)

Mit diesem Feature kannst Du Artikelbilder auf das Rechnungs-PDF-Formular drucken, sofern diese in den verwendeten Artikelstammsätzen hinterlegt wurden. Du musst hierzu lediglich die Checkbox Artikelbilder in der Rechnungsmaske (Registerkarte Kopf) aktivieren.

 

Artikelnummer verwenden (0019 - Artikelnummer)

Mit diesem Feature erscheint in der Registerkarte Positionen eine neue Spalte Artikelnummer.

 

Extra lange Artikelbeschreibungen verwenden (0014 - Artikelbezeichnung lang)

Anhand dieses Features erhältst Du die Möglichkeit lange Artikelbeschreibungen auf das Rechnungs-PDF-Formular zu drucken. Damit die Information auf dem Rechnungs-PDF-Formular angedruckt wird, musst Du Checkbox Artikelbezeichnung lang (unterer Bereich der Registerkarte Kopf) in der Rechnungsmaske aktivieren.

 

Individuelle Preise aus Kundenstammdaten ziehen (0043 - Individuelle Preise)

Wenn Du individuelle Preise im Kundenstamm hinterlegt hast, dann erhältst Du automatisch diese Preise durch Auswahl des jeweiligen Artikels in der Rechnungsmaske. Auf dem Rechnungs-PDF-Formular wird der Sonderpreis inklusive der hinterlegten Begründung der Reduzierung z.B. „Super-Lieblings-Kunde“ angedruckt. Bitte beachte, dass mit Sonderpreis hinterlegte Artikel in den Positionsdaten der Rechnungsmaske mit einer Spalte ist Sonderpreis ausgewiesen werden.

 

Interne Notizen hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Rechnung eine weitere Registerkarte Interne Vermerke. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Rechnungs-PDF-Formular für den Kunden sichtbar werden.

 

Standard Texte übernehmen (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Rechnungstext(Kopf) und Rechnungstext(Fuß) lassen sich individuelle Texte hinterlegen. Wenn Du dieses Feature im Einsatz hast, dann kannst Du die zentral hinterlegten Textbausteine bei Bedarf oder automatisch hier zum Einsatz bringen.

 

Standard Kommunikationswege einsehen (0050 - Standard Kommunikationswege)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Registerkarte Kopf (unterer Bereich) die entsprechende Information aus dem Kontakt-Stammsatz eingeblendet.

 

Versandstatus der Rechnung pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Rechnungen einen Versandstatus zu, um zu dokumentieren dass Belege versendet wurden oder nicht. Der Versandstatus lässt sich in der Rechnungsübersicht anzeigen bzw. filtern. Die Zuweisung kann erfolgen, sobald eine Rechnung den Status Fakturiert erreicht hat. Der Versand-Status lässt sich in der Rechnungsmaske unter Registerkarte Kopf (im unteren Bereich) pflegen.

 

Folgebelege (0045 - Belegkette Betrieb)

Hast Du weitere Vertriebsbelege im Einsatz, dann kannst Du aus einem Angebot, Auftrag, Vertrag oder Lieferung per Knopfdruck eine Rechnung erzeugen. Umgekehrt kannst Du eine Rechnung in eine Lieferung umwandeln. Der jeweilige Beleg muss einen abgeschlossenen Status haben. Unter der Registerkarte Kopf können Folgebelege zu einem Beleg erzeugt werden.

Leistungen vorerfassen - 0033

Mit diesem Feature kannst Du Lieferungen/Leistungen schrittweise vorerfassen und diese zu einem bestimmten Zeitpunkt gesammelt fakturieren.

 

Lieferungen / Leistungen vorerfassen

Wähle im Kontextmenü der Rechnung (obere Menüzeile) den Menüpunkt Lieferung/Leistung erfassen. Ein Pop-Up-Fenster öffnet sich, in dem Du die Vorerfassung von Lieferungen und Leistungen tätigen können.

 

Vorerfasste Positionen fakturieren

Wähle im Kontextmenü der Rechnung (obere Menüzeile) den Menüpunkt Vorerfasste Lieferungen/Leistungen fakturieren.

 

Selektiere zunächst im oberen Bereich der Maske über die jeweilige Checkbox einen Kunden, für den Du vorerfasste Leistungen in Rechnung stellen möchtest. Im unteren Bereich selektierst Du danach die vorhandenen abzurechnenden Positionen über die jeweiligen Checkboxen. Nun betätigst Du den Button Rechnungen erzeugen. Die Rechnung wird daraufhin angelegt und befindet sich mit dem Inhalt der übernommen Leistungen in den Positionsdaten im Status In Erstellung. Du kannst die Rechnung beliebig weiterbearbeiten und abschließend fakturieren. 

 

Vorerfasste Positionen stornieren

Wähle im Kontextmenü der Rechnung (obere Menüzeile) den Menüpunkt Vorerfasste Lieferungen/Leistungen fakturieren. Selektiere zunächst im oberen Bereich der Maske über die jeweilige Checkbox einen Kunden, für den Du vorerfasste Leistungen stornieren möchtest. Im unteren Bereich selektierst Du danach die zu stornierenden Positionen über die jeweiligen Checkboxen. Nun gibst Du noch einen Stornogrund an und betätigst den Button Positionen stornieren. Die vorerfassten Positionen werden daraufhin storniert

Rechnungen stornieren - 0034

Im folgenden Video erklären wir Dir wie Du Rechnungen stornieren kannst.

 

Hast Du dieses Feature gewählt, dann kannst Du per Knopfdruck eine Rechnung stornieren und damit im System als nicht mehr gültig deklarieren.

 

Öffne hierzu die Rechnungsübersicht und wähle eine Rechnung mit dem Status Fakturiert. Klicke nun auf den Button Rechnung stornieren. Danach erhältst Du die Aufforderung den Stornogrund einzugeben (Pflichtinformation).

Nach erfolgreicher Stornierung erhält die Rechnung den Status Storniert. Ein Rechnungs-Storno-PDF-Dokument wird automatisch generiert.

 

Nach erfolgreicher Stornierung erhält die Rechnung den Status Storniert. Ein Rechnungs-Storno-PDF-Dokument wird automatisch generiert. Der Ursprungsbeleg des Stornos lässt sich unter dem Feld Storno-Beleg (unterer Kopfbereich) weiterhin einsehen.

 

Bitte beachte dass eine stornierte Rechnung nicht mehr weiterbearbeitet werden kann. Stornobelege werden als eigener Belegtyp in der Rechnungsübersicht dargestellt.

Bezahlstatus pflegen - 0035

Mit diesem Feature hinterlegst Du Informationen zur Bezahlung in einer Rechnung. Öffne hierzu die Rechnungsübersicht und springe in eine Rechnung mit dem Status Fakturiert. Die Felder für den Bezahlstatus findest Du in der Registerkarte Kopf.

 

Hat der Kunde die Rechnung bezahlt, wähle die Checkbox Bezahlt. Damit werden die Felder am und Betrag automatisch mit dem Tagesdatum sowie dem Brutto-Rechnungsbetrag gefüllt. Beide Felder kannst manuell nachbearbeiten. Für den Bezahl-Status existieren folgende Ausprägungen:

  • Nicht bezahlt (Bezahlt Checkbox nicht angehakt, Betrag leer).
  • Gesamt bezahlt (Betrag = Brutto-Rechnungsbetrag).
  • Abweichend bezahlt (Betrag < oder > Brutto-Rechnungsbetrag).

Im Feld Bemerkung kannst Du den Grund für eine Nichtzahlung bzw. abweichende Zahlung dokumentieren.