Inhalt: Abonnements anzeigen, erstellen, übernehmen, löschen, Abo-Rechnungen erzeugen automatisch / manuell, Abo-Rechnungen einsehen, Abonnements aktivieren / deaktivieren.
Im folgenden Video erklären wir Dir die wichtigsten Funktionen zu wiederkehrenden Rechnungen:
Um zur Abo-Übersicht zu gelangen, klicke auf das Kontextmenü der Rechnung (rechts neben Rechnungs-Lupe im oberen Menü) und wähle anschließend Abonnementübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Abonnement-Funktionen. In der Abonnement-Übersicht werden sämtliche vorhandene Abos angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.
Öffne die Abo-Übersicht und klicke auf den Button Neues Abonnement. Ein Abonnement wird in drei Schritten erzeugt.
Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst (siehe Registerkarten: Kopfdaten, Artikeldaten, Kopf- und Fußtexte, abrechnungsspezifische Optionen). Das Abonnement hat in dieser Phase den Status in Erstellung. Hinweis: Im Feld Zeitraum Lieferung/Leistung ist die Systemvariable {Abozeitraum} vorbelegt. Wenn das System später wiederkehrende Rechnungen automatisch erzeugt, dann wird die aktuelle Leistungsperiode entsprechend auf das Rechnungsformular angedruckt. Bei Bedarf kann das Feld ergänzt oder überschrieben werden. Eine korrekte Angabe des Leistungszeitraums sollte aus GoBD-Gründen aber immer vorhanden sein, deshalb empfehlen wir die Variable zu verwenden. Nähere Infos zu den Eingabemöglichkeiten der rechnungsspezifischen Daten in den verschiedenen Registerkarten findest Du unter Rechnungen verwalten.
Im zweiten Schritt legst Du den gewünschten Abo-Rythmus fest. Unter Registerkarte Kopf im rechten unteren Bereich der Maske kannst Du folgende Informationen festlegen:
Im dritten Schritt klickst Du unter Registerkarte Kopf auf den Button Abonnement aktivieren um die Abo-Rechnung scharf zu schalten. Der Status des Abonnements wechselt nun von in Erstellung auf aktiv.
Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Abonnements zu kopieren und weiter zu verwenden.
Öffne hierzu die Abo-Übersicht und klicke auf den Button Neues Abonnement. Wähle in der Abos-Maske den Button Abonnement übernehmen. Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Abos zu suchen und die passende Vorlage für Dein neues Abo auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in das neue Abonnement automatisch überführt. Diese Vorlage kannst Du nun beliebig überarbeiten und das Abo abschließend aktivieren.
In der Abo-Übersicht kannst Du sich in Bearbeitung (Status in Erstellung) befindliche Abonnements löschen. Markiere hierzu die gewünschten Abos und gehe über das Kontextmenü Abonnementsübersicht auf Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.
Sobald ein Abonnement aktiviert wurde, können Rechnungen daraus generiert werden. Hierzu gibt es zwei Varianten:
Variante 1: Automatische Erzeugung von Rechnungen aus Abonnements
Variante 2: Manuelle Erzeugung von Rechnungen aus Abonnements
Gehe in ein beliebiges Abonnement und klicke auf die Registerkarte Abo-Rechnungen. In dieser Übersicht werden sämtliche Abo-Rechnungen angezeigt, die für dieses Abonnement bereits erstellt bzw. fakturiert wurden.
Abonnements sowie Abo-Rechnungen werden automatisch im Kundenstamm unter der Registerkarte Belege hinterlegt.
Sämtliche erzeugte Abo-Rechnungen kannst Du in der Rechnungsübersicht suchen, filtern und anzeigen lassen.
Sollen keine weiteren Abo-Rechnungen erstellt werden oder wurde das Abonnement gekündigt, dann kann man es im System deaktivieren. Gehe hierzu in das jeweilige Abonnement und klicke unter Registerkarte Kopf im unteren Maskenbereich auf den Button Abonnement deaktivieren. Der Status wechselt nun auf inaktiv. Es können keine Rechnungen mehr aus dem Abonnement erzeugt werden bis es wieder aktiviert wird.