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XRechnungen einfach und rechtssicher erstellen

Achtung! PDF Rechnungen gelten für die öffentliche Verwaltung nicht mehr als elektronische Rechnungen. Wer eine PDF Rechnung versendet, läuft Gefahr, dass sie nicht bezahlt wird. In diesem Artikel erhältst Du alle wichtigen Infos über XRechnungen. Außerdem zeigen wir 3 einfache Varianten, wie Selbstständige und kleine Unternehmen XRechnungen erstellen und einreichen können. 

XRechnungen erstellen für Bund und Länder in Deutschland

Alles was Selbstständige und Kleine Unternehmen über  XRechnungen wissen müssen

Warum ist eine PDF Rechnung keine elektronische Rechnung mehr für Behörden?

Bisher hatte sich das klassische PDF-Format als Standard für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Ein PDF Dokument ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung mehr, da das Dokument nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.

Was ist eine XRechnung?

Als richtige elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die so genannte XRechnung, welche die Möglichkeit des Austausches strukturierter Datensätze (XML basiert und maschinell lesbar) bietet. Alle Rechnungsdaten lassen sich automatisch und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeiten. Bei Bedarf können sogar weitere Unterlagen eingebunden werden. 

Warum wird die XRechnung eingeführt?

Mit der XRechnung soll das E-Invoicing vorangetrieben werden. Damit ist gemeint, dass die Behörden den kompletten Rechnungsprozess nun elektronisch ablaufen lassen möchten. Davon versprechen sie sich Zeit zu sparen und letztlich vermutlich auch weniger Personal zu benötigen. Weiterer Vorteil: Papierrechnungen sollen so nach und nach komplett abgeschafft werden.

ZUGFeRD – Die Alternative zur XRechnung?

Grundsätzlich erfüllt ZUGFeRD 2.1 alle Normen der XRechnung und kann für die Erstellung echter elektronischer Rechnungen an Behörden verwendet werden. Experten gehen aber davon aus, dass die XRechnung das Zukunftsfähige Standard Format beinhaltet.

Wann und für wen wird die XRechnung zur Pflicht?

Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden (Öffentliche Ämter, Bildung, Krankenhäuser, Gerichte, Regierung) besteht bereits seit dem 27.11.2020.

 

Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden seitdem ab einem Rechnungswert von 1.000 Euro netto nicht mehr bzw. nur noch in Ausnahmefällen akzeptiert. Dabei können die Bundesländer abweichende Regelungen treffen.

 

Mittelfristig werden auch Landesbehörden umstellen. Wer also an Kindergärten, Fachhochschulen oder Polizeidienststellen Waren liefert oder Leistungen erbringt, muss sich ebenfalls mit der XRechnung auseinandersetzen.

 

Ob Händler, Bauunternehmer, Caterer oder Stromanbieter – Die Anzahl der Firmen ist groß, die sich nun unter Zeitdruck befinden sich mit dem Thema XRechnungen auseinander zu setzen.

Anforderungen an Rechnungsinhalten einer XRechnung

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

  • die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
  • die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
  • die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
  • eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine E-Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

  • eine Bestellnummer
  • eine Lieferantennummer

Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.

Wie kannst Du eine XRechnung übertragen?

Die elektronischen Rechnungsplattformen des Bundes

Im Rahmen der Umsetzung hat der Bund für die Bundesverwaltung zwei elektronische Eingangswege für E-Rechnungen eingerichtet:

Passende Übertragungskanäle elektronischer Rechnungen für kleine Unternehmen

Für Kleine Unternehmen und Selbstständige sind vor Allem folgende drei Übertragungskanäle relevant:

  • Weberfassung (XRechnungen direkt auf der Plattform erzeugen, falls man keine passende Rechnungssoftware besitzt)
  • Upload (XRechnungen werden durch eine eigene Rechnungssoftware erstellt und auf der Plattform manuell hochgeladen)
  • E-Mail (XRechnungen werden durch eine eigene Rechnungssoftware erstellt und per E-Mail überstellt)

Mit PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) gibt es einen weiteren Übertragungskanal, der 2008 von der europäischen Kommission gegründet wurde. PEPPOL ist eine Art Rechnungsnetzwerk, welches über spezielle Webservice Schnittstellen versorgt werden kann. Für kleine Unternehmen ist diese Variante zu überdimensioniert und daher nicht relevant.

Wie sieht eine XRechnung aus?

Die XRechnung ist ein Code (XML-Struktur) und deshalb gibt es dafür keine Vorlage in Word oder Excel. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Stadt Bremen hat umfangreiche Dokumentationen, Vorlagen und Listen zum Thema XRechnung erstellt. 

 

Du brauchst Dich nicht mit dieser Detailtiefe weiter beschäftigen. Wichtig ist nur, dass Du Dich um eine GoBD konforme Rechnungssoftware kümmerst, die Dich nicht nur bei der Erstellung Deiner XRechnungen optimal unterstützen kann, sondern auch bei der Fakturierung Deiner normalen Rechnungen. Unsere von der IHK München preisgekrönte Loesungsbox ist die ideale Rechnungssoftware für kleine Unternehmen und Selbstständige. Mehr Infos zu unseren Tarifen hier.

 

Seit 2017 dürfen Rechnungen mit Werkzeugen wie Word oder Excel nicht mehr erstellt werden. Was GoBD konforme Rechnungen genau sind und wie Du Dir Ärger mit dem Finanzamt ersparst, erfährst Du in diesem Artikel.

So erstellst Du XRechnungen schnell und einfach mit der Loesungsbox

Unsere Vision ist es jedem Kunden eine maximal einfache und günstige Software an die Hand zu geben. Wir haben drei verschiedene Anwendungsfälle erarbeitet, wie Du das Thema XRechnungen ganz einfach mit oder in Kombination mit der Loesungsbox umsetzen kannst.

 

Variante 1 - XRechnungen direkt auf einer Plattform des Bundes manuell erfassen und hochladen

Für Alle die nur ganz selten eine öffentliche Einrichtung als Kunden bedienen, für die XRechnungen verpflichtend sind. Du erfasst Deine Rechnung zunächst ganz normal innerhalb Deiner Loesungsbox. Damit hast Du sie GoBD konform im System als PDF fakturiert. Soweit so gut für Steuerberater und Finanzamt.

 

Im Anschluss erfasst Du eine identische XRechnung direkt auf der Plattform Deines Auftraggebers und erzeugst das benötigte XML-Format. Da Du selbst für die Archivierung der XRechnung verantwortlich bist, lädst Du die XRechnung herunter und bindest diese in Deinen Rechnungsvorgang der Loesungsbox (Datei Archiv) ein.

 

Damit hast Du alle Rechnungen gesetzeskonform und vollständig in Deiner Loesungsbox und kannst XRechnungen bei Bedarf ohne zusätzliche Software-Kosten erzeugen.

Variante 2 - XRechnungen in der Loesungsbox erstellen und manuell auf einer Plattform des Bundes hochladen

Diese Variante eignet sich besonders, wenn Du regelmäßig mit öffentlichen Einrichtungen zusammenarbeitest, die XRechnungen verlangen. XRechnungen werden direkt in der Loesungsbox erzeugt.

 

Mit der Loesungsbox in 5 Schritten zur gesetzlich korrekten XRechnung:

  • Schritt 1 - Behörde auswählen, Leitweg ID & Lieferantennummer angeben (Nummern werden durch Auftraggeber erteilt)
  • Schritt 2 - Rechnung als XRechnung erstellen & Rechnungsinhalte erfassen (Produkte, Mengen, Preise, Rabatte, Skonto, Zahlungsziele - Loesungsbox berechnet automatisch die richtigen Beträge und weist die korrekte Umsatzsteuer aus)
  • Schritt 3 - Rechnungsvorschau anzeigen und XRechnung prüfen
  • Schritt 4 - Rechnung (PDF) inklusive XRechnung (XML) fakturieren
  • Schritt 5 - Die XRechnung herunterladen und bei der Behörde hochladen

Variante 3 - XRechnungen in der Loesungsbox erstellen und automatisch per E-Mail an Deinen Auftraggeber versenden

Du musst regelmäßig viele XRechnungen an öffentliche Einrichtungen einreichen? Dann kannst Du mit dieser Variante die XRechnungen nicht nur erstellen, sondern sie auch direkt aus der Loesungsbox per E-Mail an Deinen Auftraggeber versenden.

 

Dieser Lösungsvorschlag funktioniert wie Variante 2. Nach Fakturierung einer XRechnung hast Du in der Loesungsbox entpsrechende Funktionen um die XRechnungen mit den bei der Behörde geforderten Absender- und Empfänger Daten per Mail zu versenden.

 

Fertig. Du sparst Dir damit viel Zeit für das manuelle Hochladen auf dem jeweiligen Portal.

Fazit - XRechnungen und gesetzeskonforme Rechnungen

XRechnungen können mit der passenden Software ganz einfach umgesetzt werden. Kümmere Dich darum und vermeide Probleme bei der Bezahlung Deiner Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber.

 

Du schreibst Deine Rechnungen ohnehin immer noch mit Word oder Excel? Seit 2017 ist das nicht mehr erlaubt und wird mit saftigen Strafen untermauert. Mehr Infos zum Thema GoBD konforme Rechnungen findest Du hier.

 

Mit unserer Loesungsbox erstellst Du Rechnungen und XRechnungen einfach, schnell und gesetzeskonform. Mehr Infos zu unseren Tarifen findest Du hier. Wir beraten Dich sehr gerne wenn Du Fragen hast oder unsicher bist was Du für Deine Geschäfte am Besten benötigst.