Achtung! PDF Rechnungen gelten für die öffentliche Verwaltung nicht mehr als elektronische Rechnungen. Wer eine PDF Rechnung versendet, läuft Gefahr, dass sie nicht bezahlt wird. In diesem Artikel erhältst Du alle wichtigen Infos über XRechnungen.

Bisher hatte sich das klassische PDF-Format als Standard für elektronische Rechnungen durchgesetzt. Ein PDF Dokument ist im Sinne der Behörden keine korrekte elektronische Rechnung mehr, da das Dokument nicht automatisch in elektronischer Form weiterverarbeitet werden kann.

Als richtige elektronische Rechnung gilt künftig nur noch die so genannte XRechnung, welche die Möglichkeit des Austausches strukturierter Datensätze (XML basiert und maschinell lesbar) bietet. Alle Rechnungsdaten lassen sich automatisch und ohne manuelle Eingriffe weiterverarbeiten. Bei Bedarf können sogar weitere Unterlagen eingebunden werden. 

Mit der XRechnung soll das E-Invoicing vorangetrieben werden. Damit ist gemeint, dass die Behörden den kompletten Rechnungsprozess nun elektronisch ablaufen lassen möchten. Davon versprechen sie sich Zeit zu sparen und letztlich vermutlich auch weniger Personal zu benötigen. Weiterer Vorteil: Papierrechnungen sollen so nach und nach komplett abgeschafft werden.

Für Unternehmer gilt: Eine grundsätzliche Verpflichtung für die Versendung elektronischer Rechnungen an Behörden (Öffentliche Ämter, Bildung, Krankenhäuser, Gerichte, Regierung) besteht bereits seit dem 27.11.2020.

Papier- oder reine PDF-Rechnungen werden seitdem ab einem Rechnungswert von 1.000 Euro netto nicht mehr bzw. nur noch in Ausnahmefällen akzeptiert. Dabei können die Bundesländer abweichende Regelungen treffen.

Mittelfristig werden auch Landesbehörden umstellen. Wer also an Kindergärten, Fachhochschulen oder Polizeidienststellen Waren liefert oder Leistungen erbringt, muss sich ebenfalls mit der XRechnung auseinandersetzen.

Ob Händler, Bauunternehmer, Caterer oder Stromanbieter – Die Anzahl der Firmen ist groß, die sich nun unter Zeitdruck befinden sich mit dem Thema XRechnungen auseinander zu setzen.

Eine E-Rechnung hat gemäß § 5 E-Rechnungs-Verordnung des Bundes neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen (vgl. hierzu § 14 UStG) mindestens folgende Angaben zu enthalten:

• die Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID) des Rechnungsempfängers
• die geltenden Zahlungsbedingungen (alternativ ein Fälligkeitsdatum)
• die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
• eine De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Zusätzlich muss eine E-Rechnung folgende Angaben enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bei Beauftragung durch den Auftraggeber übermittelt wurden:

• eine Bestellnummer
• eine Lieferantennummer

Für jede dieser zusätzlichen Angaben ist ein bestimmtes Datenfeld vorgesehen. Auftraggeber und Auftragnehmer können weitere Rechnungsinhalte vertraglich festlegen.

Im Rahmen der Umsetzung hat der Bund für die Bundesverwaltung zwei elektronische Eingangswege für E-Rechnungen eingerichtet:

• die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
• die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

Für Kleine Unternehmen und Selbstständige sind vor Allem folgende drei Übertragungskanäle relevant:

• Weberfassung (XRechnungen direkt auf der Plattform erzeugen, falls man keine passende Rechnungssoftware besitzt)
• Upload (XRechnungen werden durch eine eigene Rechnungssoftware erstellt und auf der Plattform manuell hochgeladen)
• E-Mail (XRechnungen werden durch eine eigene Rechnungssoftware erstellt und per E-Mail überstellt)

Mit PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) gibt es einen weiteren Übertragungskanal, der 2008 von der europäischen Kommission gegründet wurde. PEPPOL ist eine Art Rechnungsnetzwerk, welches über spezielle Webservice Schnittstellen versorgt werden kann. Für kleine Unternehmen ist diese Variante zu überdimensioniert und daher nicht relevant.

Die XRechnung ist ein Code (XML-Struktur) und deshalb gibt es dafür keine Vorlage in Word oder Excel. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Stadt Bremen hat umfangreiche Dokumentationen, Vorlagen und Listen zum Thema XRechnung erstellt, wobei Du diese Detailtiefe nicht verstehen musst.

Im Gegensatz zur XRechnung handelt es sich beim ZUGFeRD Format weiterhin um eine PDF-Rechnung, welche wie bisher nach eigenem Layout gestaltet werden kann. Dieses beinhaltet entsprechende Strukturen im Datei-Bauch, welche den ZUGFeRD Vorgaben für E-Rechnungen entsprechen. Eine ZUGFeRD Rechnung kann somit im Gegensatz zur XRechnung von jedem eingesehen und verstanden werden. Beide Formate können automatisiert in entsprechende Systeme eingespielt werden.

Mit unserer Loesungsbox werden wir ab 01.01.2025 das ZUGFeRD Format bereitstellen.