Wenn es um die GoBD geht, zucken viele Selbstständige und Kleinunternehmer erst mal mit den Schultern. Kaum jemand weiß genau, was eigentlich eine Verfahrensdokumentation ist – und noch weniger haben eine. Dabei ist sie ein zentrales Element, wenn es um die Ordnungsmäßigkeit Deiner Buchführung geht. Und: Sie wird im Rahmen von Betriebsprüfungen immer häufiger aktiv eingefordert.

In diesem Artikel zeige ich Dir ganz konkret, was es mit der Verfahrensdokumentation auf sich hat, was wirklich hineingehört – und wie Du Dir mit einem einfachen, praxisnahen Aufbau schnell Rechtssicherheit verschaffst.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Du Deine steuerlich relevanten Unterlagen verarbeitest, aufzeichnest, sicherst und archivierst. Damit möchte das Finanzamt nachvollziehen können:

• wie Du mit Belegen umgehst,

• welche Software Du nutzt,

• wie Änderungen dokumentiert werden,

• und wie die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit Deiner Daten sichergestellt ist.

Wichtig: Die Verfahrensdokumentation ist Pflicht – unabhängig davon, wie groß Dein Unternehmen ist oder ob Du bilanzierungspflichtig bist oder nicht.

Vielleicht denkst Du: „Ich bin doch nur ein kleines Unternehmen, das interessiert doch keinen.“

Leider falsch gedacht. Prüfer des Finanzamts nehmen das Thema GoBD-Konformität mittlerweile sehr ernst – und verlangen die Vorlage einer Verfahrensdokumentation immer häufiger. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, kann das dazu führen, dass Deine Buchführung verworfen und geschätzt wird. Und das kann richtig teuer werden.

Hier eine einfache, praxistaugliche Struktur, mit der Du sofort starten kannst:

1. Allgemeine Informationen

• Unternehmensname, Adresse, Steuernummer

• Kurzbeschreibung Deines Unternehmens und Deiner Tätigkeit

2. Systembeschreibung

• Welche Programme nutzt Du zur Rechnungserstellung, Buchhaltung, Kasse etc.?
  → z. B. Loesungsbox für Rechnungen, Excel für Fahrtenbuch, DATEV für Steuerberater

• Hardware und Speicherorte (z. B. Cloud, lokale Festplatte)

3. Belegprozess / Buchungsprozess

• Wie kommen Belege ins System? (Post, E-Mail, Scan, Upload)

• Wie sicherst Du die Belege? (Ordnerstruktur, Dateiformat, Backup-Regelung)

• Wie lange werden sie aufbewahrt? (Mindestens 10 Jahre!)

• Wie gehst Du mit Korrekturen um? (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit)

4. Internes Kontrollsystem (IKS) – auch ganz einfach

• Wer prüft die Belege? (Du selbst? Deine Buchhalterin?)

• Gibt es Prüfungen auf Vollständigkeit, Plausibilität?

• Wie oft werden Daten gesichert?

5. Änderungshistorie

• Wann wurde die Doku erstellt?

• Gab es Änderungen am Verfahren? → kurz dokumentieren (Datum + Grund)

• Halte es einfach, aber vollständig – Du brauchst keine 30 Seiten, 3–5 Seiten reichen oft völlig aus.

• Nutze klare Sprache – Du schreibst das für Prüfer, nicht für Dich.

• Füge Screenshots ein – das macht Deine Abläufe nachvollziehbarer.

• Erstelle eine PDF-Datei – speichere sie versioniert ab (z. B. Verfahrensdokumentation_v1_2025.pdf)

• Lass sie jährlich durchsehen – vor allem, wenn Du Deine Tools oder Prozesse änderst.

Hier erhältst Du gratis eine einfache Muster-Verfahrensdokumentation als Vorlage zur Verfügung – ganz auf Kleinunternehmer zugeschnitten.

Die Verfahrensdokumentation ist kein unnötiger Papierkram, sondern eine sinnvolle Absicherung. Sie zeigt dem Finanzamt, dass Du Deine Abläufe im Griff hast – und schützt Dich vor Schätzungen, Ärger und unnötigen Nachzahlungen.

Mit der GoBD-konformen Loesungsbox bist Du nicht nur bei der Rechnungserstellung auf der sicheren Seite, sondern hast auch die perfekte Grundlage für eine rechtssichere Verfahrensdokumentation – schnell, einfach und übersichtlich.