Mahnlogik festlegen

Als Erstes muss in der Loesungsbox die Logik festgelegt werden, wie überfällige Rechnungen automatisiert gemahnt werden sollen. 

Einstieg über das Menü Konfiguration --> Mahnstufen.

Nun kann die Mahnlogik festgelegt werden. In der Loesungsbox können bis zu 5 Mahnstufen aktiviert werden.

Damit Mahnungen automatisch erstellt werden können, müssen die gewünschten Mahnstufen aktiviert und deren Inhalte erfasst werden.

Um eine Mahnstufe sowie deren darunter liegende Mahnstufen aktivieren zu können, markiert man die jeweilige Mahnstufe und klickt auf den Button Mahnstufe aktivieren. Die Deaktivierung funktioniert analog in die andere Richtung mit dem Button Mahnstufe deaktivieren.

Die Einstellung der Inhalte der Mahnstufen wird unterhalb der Mahnstufentabelle vorgenommen. Hierzu klickt man auf die jeweilige Mahnstufe in der Tabelle und erhält unten die Eingabemöglichkeiten für die gewählte Mahnstufe.

Unter Registerkarte Details werden folgende Informationen hinterlegt:

• Aktiv: Kennzeichen ob eine Mahnstufe aktiv ist oder nicht (möchte man z.B. maximal drei von den fünf Mahnstufen nutzen, dann aktiviert man nur die ersten drei)
• Mahnstufe: Dieses Feld ist nicht änderbar und zeigt an in welcher Mahnstufe man sich gerade befindet (1-5)
• Bezeichnung: Interne Bezeichnung der jeweiligen Mahnstufe. Wird nicht auf das Mahnformular gedruckt.
• Betreff: Überschrift der jeweiligen Mahnstufe. Beispielsweise "Zahlungserinnerung" oder "Letzte Mahnung vor Übergabe an Inkassobüro"
• Mahngebühr: Hier legt man fest ob eine Mahngebühr eingefordert und auf das Formular gedruckt werden soll.
• Karenztage: Diese Angabe steuert wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll).  Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.08.2018 fällig, dann ist sie ab 02.08.2018 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.08.2018 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).
• Zahlungsfrist: Hier kannst Du festlegen wie viel Tage dem Kunden gewährt wird, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.08.2018 an den Kunden gesendet. Wenn man als Zahlungsfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.08.2018 gedruckt werden.

Tipp: Man sollte immer berücksichtigen dass Zahlungsfrist einer aktuellen Mahnstufe und Karenztage der nächsten Mahnstufe zusammenpassen. Kalkuliere auch die Überstellung der Mahnung zeitlich mit ein. In der Regel sind die Karenztage der höher liegenden Mahnstufe höher anzusetzen, als die gewährte Zahlungsfrist. Es sei denn man möchte sofort und ohne Gnade nachlegen ;o)

In den Registerkarten Kopftext und Fußtext können individuelle Mahntexte platziert werden, die vor bzw. nach den Mahnpositionen auf das Mahnformular gedruckt werden.

Bei der Verfassung der Mahntexte kann wie bei allen anderen Formularen auch wieder auf flexible Platzhalter zurückgegriffen werden, welche Daten aus Kontaktstammdaten, Belegen etc. ziehen können. Die Briefanrede und Grußformel sind hierbei wieder die bliebtesten Variablen.

• Entscheidung treffen wie viele Mahnstufen man verwenden möchte und diese aktivieren über den Button Mahnstufe aktivieren
• Gedanklich durchspielen wie viel Kulanz man überfälligen Rechnungen einräumt und wann Gebühren erhoben werden etc.
• Pro Mahnstufe alle Informationen sauber und konsistent erfassen, damit die gewünschten Inhalte auf den Formularen gedruckt werden

Aus technischen Gründen gibt es für das Mahnformular keine Vorschau-Funktion und auch keine manuellen Eingriffsmöglichkeiten auf deren Inhalt und Aussehen. Man sieht das Ergebnis des Mahnformulars erst bei der Erstellung des ersten Mahnvorschlags durch das System.

Möchte man die Funktion der Mahnerstellung im Vorfeld testen / prüfen, dann kann man eine Probe-Rechnung fakturieren, welche ein für die beteiligten Mahnstufen überfälliges Fälligkeitsdatum (am Besten überfällig bis zur letzten Mahnstufe) in der Vergangenheit beinhaltet. Nach Erzeugung der Testmahnung für Mahnstufe 1, schlägt das System sofort die nächste Mahnstufe vor usw. --> So sieht man das Ergebnis jedes Mahnformulars und kann prüfen ob man Inhalte noch verändern möchte, bevor die erste richtige Mahnung erzeugt wird.