Eingangsrechnungen verwalten

Nur die Auswahl eines Lieferanten oder manuelle Eingabe der Lieferantenadresse ist eine Pflichtinformation, die getägitgt werden muss. Ansonsten sind Alle anderen Felder und Dateneingaben optional.

Besonderheiten zu den Feldern:

• Eingangsrechnungs-Nr.: Wird automatisch durch das System vergeben
• Lieferantennummer: falls vergeben aus Kontaktstammsatz Registerkarte Lieferant
• Lieferanten-Rechnungs-Nr.: Die Rechnungsnummer auf der Eingangsrechnung
• Status: Wird automatisch durch das System vergeben. Wird eine Eingangsrechnung z.B. neu erstellt oder geändert ist der Status In Erstellung

Im rechten oberen Bereich der Eingangsrechnung Maske werden Nettopreise sowie Umsatzsteuer (V "Voller Satz", R "Reduzierter Satz) betragstechnisch erfasst. Der Bruttopreis wird automatisch vom System ausgerechnet.

Hier kann man entweder einen bereits angelegten Lieferantenstammsatz auswählen oder manuell eine Adresse eintippen. Um einen Stammsatz auszuwählen klickt man auf die Listbox rechts neben dem Feld Lieferant. Es öffnet sich darauf hin ein Pop Up Fenster, in dem man die Möglichkeit hat Lieferanten zu suchen und per Doppelklick oder Markierung und OK Button in die Eingangsrechnung zu übernehmen.

Hinweis: Es werden nur Konakte angezeigt, die ihrerseits in den Kontaktstammdaten die Rolle Ist Lieferant erhalten haben (dies ist standarmäßig bei der Kontaktanlage nicht der Fall).

Nach Auswahl des Lieferanten-Kontakts werden die Felder Anschrift und Ansprechpartner automatisch mit den im Kundenstamm hinterlegten Standard-Werten befüllt:

Möchte man stattdessen die Adresse ohne vorhandene Lieferantendaten manuell eingeben, so muss auf den Button Anschrift geklickt werden.

Die elektronisierte Eingangsrechnung lässt sich über die Listbox Eingangsrechnungsbeleg mit dem Eintrag Hochladen einbinden.

Insgesamt können pro Vorgang 4 weitere Dateien im Archiv eingebunden werden.

Todo: Hier lassen sich Aufgaben für die Eingangsrechnung per Freitext hinterlegen. Wenn die Checkbox Todo angehakt ist, wird der Datensatz in der Eingangsrechnungsübersicht farblich dargestellt, so dass man keine eingangsrechnungsbezogenen Aufgaben übersieht.

Über den Button Eingangsrechnung übernehmen können die Daten aus einer anderen Eingangsrechnung 1:1 kopiert werden.

Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man den zu kopierenden Beleg suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern. Hinweis: Man sollte zuerst eine Eingangsrechnung übernehmen und dann weiter bearbeiten. Ein umgekehrtes Vorgehen führt dazu dass neu erfasste Daten durch die Belegkopie überschrieben werden.

Durch Klick auf den Button Eingangrechnung fakturieren wird die Eingangsrechnung abgeschlossen.

Der Status der Eingangsrechnung wechselt auf fakturiert und folgende neue Maskeninhalte kommen zum Vorschein:

Über die Listbox Eingangsrechnungsbeleg kann die Datei direkt lokal am Computer abgespeichert werden. Über den Record Button wird die Datei aufgerufen.

Aufruf über den Button Eingangsrechnung überarbeiten. Nach Durchführung der gewünschten Änderungen erneut über den Button Eingangsrechnung fakturieren abschließen. Die Änderungen werden durch das System automatisch mit protokolliert.

Falls eine Eingangsrechnung aus dem System gebucht werden soll, ist der Button Eingangsrechnung stornieren (erscheint falls Status der Rechnung fakturiert ist) zu verwenden. Die Eingangsrechnung erhält damit den Status storniert.

Für fakturierte Eingangsrechnungen können Bezahlstatus gepflegt werden, um im Auge zu behalten welche Rechnungen beglichen oder noch offen sind. Nach Bearbeitung des Bezahlstatus wird die Eingangsrechnung als bezahlt ausgewiesen. In der Eingangsrechnungsübersicht lassen sich aktuelle oder erledigte Eingangsrechnungen sehr einfach über den jeweiligen Status filtern.