Eingangsrechnungen verwalten

Aufruf der Eingangsrechnungsübersicht über die Lupe Eingangsrechnungen sowie Doppelklick auf eine vorhandene Eingangsrechnung oder Betätigung des Buttons Neue Eingangsrechnung.

Eingangsrechnungen erfassen Einstieg
Neue Eingangsrechnung anlegen

Eingangsrechnung erstellen

Eingangsrechnung Maske 1
Eingangsrechnung Maske 2

Daten zur Eingangsrechnung erfassen

Nur die Auswahl eines Lieferanten oder manuelle Eingabe der Lieferantenadresse ist eine Pflichtinformation, die getägitgt werden muss. Ansonsten sind Alle anderen Felder und Dateneingaben optional.

 

Besonderheiten zu den Feldern:

  • Eingangsrechnungs-Nr.: Wird automatisch durch das System vergeben
  • Lieferantennummer: falls vergeben aus Kontaktstammsatz Registerkarte Lieferant
  • Lieferanten-Rechnungs-Nr.: Die Rechnungsnummer auf der Eingangsrechnung
  • Status: Wird automatisch durch das System vergeben. Wird eine Eingangsrechnung z.B. neu erstellt oder geändert ist der Status In Erstellung

Im rechten oberen Bereich der Eingangsrechnung Maske werden Nettopreise sowie Umsatzsteuer (V "Voller Satz", R "Reduzierter Satz) betragstechnisch erfasst. Der Bruttopreis wird automatisch vom System ausgerechnet.

 

Lieferantendaten auswählen / eingeben

Hier kann man entweder einen bereits angelegten Lieferantenstammsatz auswählen oder manuell eine Adresse eintippen. Um einen Stammsatz auszuwählen klickt man auf die Listbox rechts neben dem Feld Lieferant. Es öffnet sich darauf hin ein Pop Up Fenster, in dem man die Möglichkeit hat Lieferanten zu suchen und per Doppelklick oder Markierung und OK Button in die Eingangsrechnung zu übernehmen.

 

Hinweis: Es werden nur Konakte angezeigt, die ihrerseits in den Kontaktstammdaten die Rolle Ist Lieferant erhalten haben (dies ist standarmäßig bei der Kontaktanlage nicht der Fall).

Kunde übernehmen Pop-Up

 

Nach Auswahl des Lieferanten-Kontakts werden die Felder Anschrift und Ansprechpartner automatisch mit den im Kundenstamm hinterlegten Standard-Werten befüllt:

Möchte man stattdessen die Adresse ohne vorhandene Lieferantendaten manuell eingeben, so muss auf den Button Anschrift geklickt werden.

Adresse manuell eingeben

Digitalisierte Eingangsrechnung einbinden

Die elektronisierte Eingangsrechnung lässt sich über die Listbox Eingangsrechnungsbeleg mit dem Eintrag Hochladen einbinden.

 

Eingangsrechnung hochladen

Insgesamt können pro Vorgang 4 weitere Dateien im Archiv eingebunden werden.

Eingangsrechnung kopieren - Belegvorlage

Über den Button Eingangsrechnung übernehmen können die Daten aus einer anderen Eingangsrechnung 1:1 kopiert werden.

Eingangsrechnung übernehmen

Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man den zu kopierenden Beleg suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern. Hinweis: Man sollte zuerst eine Eingangsrechnung übernehmen und dann weiter bearbeiten. Ein umgekehrtes Vorgehen führt dazu dass neu erfasste Daten durch die Belegkopie überschrieben werden.

Eingangsrechnung fakturieren

Durch Klick auf den Button Eingangrechnung fakturieren wird die Eingangsrechnung abgeschlossen.

Eingangsrechnung fakturieren

Der Status der Eingangsrechnung wechselt auf fakturiert und folgende neue Maskeninhalte kommen zum Vorschein:

Fakturierte Eingangsrechnungen Masken neu

Digitalisierte Eingangsrechnung anzeigen / herunterladen

Über die Listbox Eingangsrechnungsbeleg kann die Datei direkt lokal am Computer abgespeichert werden. Über den Record Button wird die Datei aufgerufen.

Datei speichern oder anzeigen lassen

Eingangrechnung überarbeiten

Aufruf über den Button Eingangsrechnung überarbeiten. Nach Durchführung der gewünschten Änderungen erneut über den Button Eingangsrechnung fakturieren abschließen. Die Änderungen werden durch das System automatisch mit protokolliert.

Eingangsrechnung überarbeiten

Eingangsrechnungen stornieren

Falls eine Eingangsrechnung aus dem System gebucht werden soll, ist der Button Eingangsrechnung stornieren (erscheint falls Status der Rechnung fakturiert ist) zu verwenden. Die Eingangsrechnung erhält damit den Status storniert.

Eingangsrechnung stornieren

Bezahlstatus zu Eingangsrechnungen erfassen

Für fakturierte Eingangsrechnungen können Bezahlstatus gepflegt werden, um im Auge zu behalten welche Rechnungen beglichen oder noch offen sind. Nach Bearbeitung des Bezahlstatus wird die Eingangsrechnung als bezahlt ausgewiesen. In der Eingangsrechnungsübersicht lassen sich aktuelle oder erledigte Eingangsrechnungen sehr einfach über den jeweiligen Status filtern.

zahlinfos eingangsrechnung