Die Schonfrist für Unternehmer ist vorbei. Seit 01.01.2017 gibt es Strafen für Rechnungen, die mit Word oder Excel erstellt wurden. Als Steuerberater sind Sie zentraler Ansprechpartner Ihrer Mandanten für Buchführung und Abschlüsse. Mit diesem Artikel wollen wir Sie dazu motivieren Ihre Mandanten beim Thema GoBD unter die Arme zu greifen. Mit der Loesungsbox bieten wir außerdem eine kostenlose Software mit der sich GoBD konforme Rechnungen einfach und schnell erstellen lassen. Ersparen Sie Ihren Mandanten unnötigen GoBD Ärger!

Wie Sie als Steuerberater wohl bereits wissen bedeutet GoBD Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Regelung ist seit 01.01.2017 uneingeschränkt gültig.

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit trägt allein der Steuerpflichtige. Dies gilt auch bei einer Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten auf Dritte, z.B. Steuerberater durch Outsourcing. Auch wenn grundsätzlich Ihre Mandanten für die Einhaltung der GoBD selbst verantwortlich sind, sollten Sie proaktiv auf die GoBD Thematik hinweisen.

Wir haben die wichtigsten Fakten zu GoBD für die Zielgruppe Selbstständige und kleine Unternehmen einfach und verständlich in diesem Artikel zusammengefasst. Wenn Ihnen der Artikel gefällt, leiten Sie ihn doch an Ihre Mandanten weiter, um ein erstes Bewusstsein für dieses sensible Thema zu generieren.

Im Kern beinhalten die GoBD Vorgaben eine „Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen“. Steuerrelevante Ausgangsbelege (vor Allem Ausgangsrechnungen) müssen so erzeugt und aufbewahrt werden, dass diese unveränderbar sind bzw. Veränderungen nachvollzogen werden können.

Word und Excel sind Dateiformate, die leicht änderbar sind. Die Speicherung und Ablage von Word oder Excel-Dateien in einem Datei-System (z.B. Windows Explorer) sind nicht GoBD konform.

Im Prinzip ist jeder davon betroffen der Rechnungen schreibt und damit Gewinn erzielt. Hierzu zählen auch nicht buchführungspflichtige Unternehmen wie Einnahmen/Überschuss Rechner.

Die Vorgaben der GoBD sind vielen Kleinunternehmern nicht bekannt oder werden unterschätzt. Verschiedene Studien zeigen: Rund 60% aller Selbstständigen und kleinen Unternehmen in Deutschland schreiben ihre Rechnungen immer noch mit Word oder Excel (Mehr Infos zu den Studien).

Jeder Zweite Ihrer Mandanten könnte also Ärger in naher Zukunft bekommen. Fragen Sie daher unbedingt bei Ihren Mandanten nach wie die Rechnungsstellung bewerkstelligt wird. Werden die GoBD nicht eingehalten, kann im Falle einer Steuerprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden. 

Es droht eine Steuerschätzung oder der Verlust des Vorsteuerabzugs. Auch für Sie als Steuerberater wird sich eine derartige Situation als äußerst unangenehm darstellen.

Mit der Aufklärung Ihres Mandanten über GoBD ist es leider noch nicht getan. Ihr Mandant möchte doch sicher von Ihnen einen guten Lösungsvorschlag bzgl. der passenden Software erhalten. Steht er doch vor einer Vielzahl von unterschiedlichen Angeboten und hat keine Ahnung wie er sich entscheiden soll.

Auch Sie möchten bei der Empfehlung eine möglichst gute Wahl treffen, um den eigenen Ruf nicht zu schädigen. Mit einer Software arbeitet man i.d.R. über viele Jahre hinweg. Da sollte Ihr Mandant doch rundum zufrieden sein mit Ihrem Vorschlag.

Verschiedene Studien zeigen, dass folgende drei Kriterien (neben einer GoBD Konformität was praktisch alle Anbieter von Unternehmenssoftware mitbringen) bei der Auswahl der passenden Software besonders wichtig sind:

• Einfache Bedienbarkeit
  
• Flexible Anpassungsfähigkeit auf individuelle Kunden-Anforderungen
• Eine günstige Lösung mit gutem Preis-Leistungsverhältnis
  

 Mehr Infos zu Auswahlkriterien einer Rechnungssoftware finden Sie in diesem Artikel.

Folgende Probleme stellen sich für Sie dar, wenn Sie auf dem Software-Markt recherchieren:

• GoBD konforme Software bedeutet ständiger Anpassungsbedarf an neue gesetzliche Vorschriften. Anbieter, die ihre Software zum einmaligen Preis ohne jährliche Support Gebühren anbieten, könnten dazu neigen bei der Weiterentwicklung gesetzeskonformer Anforderungen zu schlampen. Dies birgt ein gewisses Risiko für eine Empfehlung
  
• Anbieter mit Abo-Modellen stellen für Ihre Mandanten jährlich wiederkehrende und nicht unerhebliche Kosten dar
  
• Empfehlen Sie eine Standardsoftware eines Branchenführers wie Lexware, dann müssen Sie damit rechnen, dass sich Ihre Mandanten mit der Bedienbarkeit nicht wirklich anfreunden werden. Zu viele unnötige Funktionen führen zu Frust statt Lust beim Arbeiten
• Bei praktisch keinem großen Standard Anbieter gibt es die Möglichkeit die Software individuell anpassen zu lassen, um optimal damit arbeiten zu können
  
• Mittlerweile sind die meisten Lösungen auf dem Markt Cloud Services. Haben Sie als Steuerberater wirklich ein gutes Gefühl dabei Ihren Mandanten zu empfehlen die Geschäftsdaten in die Wolke zu geben? Datenschutz / DSGVO? Zugriff nur noch über Internet? Bei Kündigung / Wechsel des Anbieters ist der Export der Daten oft nicht vollständig möglich.
  

Mit unserer von der IHK München preisgekrönten Loesungsbox (Pack ma's digital - 2019) haben wir ein einzigartiges Software Konzept geschaffen, welches die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen und Selbstständigen in den Mittelpunkt stellt:

• Alle Funktionen frei wählbar
• Jederzeit flexibel anpassbar
• Extrem einfach zu bedienen (man erhält keine unnötigen Funktionen, sondern nur was man benötigt)
• Sehr günstig (man bezahlt nur Funktionen die man benötigt)
• Gratis (der GoBD Starter Tarif ist sogar kostenlos und vermeidet GoBD Ärger bei Ausgangsrechnungen zu 100%)
• Zum selbst installieren (Geschäftsdaten bei Ihren Mandanten, die jederzeit offline ohne Internet arbeiten können)

Beachten Sie, dass es nicht nur um das Thema GoBD geht. Eine Unternehmenssoftware bietet darüber hinaus viele weitere Vorteile wie effizientes Arbeiten, Zeit & Geld sparen, Fehler vermeiden oder Geschäfte und Kunden im Blick behalten.

Mehr Infos zu unseren Tarifen und Funktionen finden Sie hier. Bei Fragen oder Interesse an einer Kooperation freuen wir uns auf ein persönliches Gespräch. Schreiben Sie uns einfach eine Nachricht und wir melden uns bei Ihnen.

Wir haben bereits viele Selbstständige und Kleinunternehmer kennengelernt, die über ihre schmerzhaften Erfahrungen bzgl. GoBD Strafen berichtet haben. Egal ob Sie bereits gute Erfahrungen mit einer anderen Software gemacht haben oder das Konzept der Loesungsbox empfehlen möchten. Zögern Sie nicht und unterstützen Sie Ihre Mandanten proaktiv!