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Pro Belegart können beliebig viele E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Je nach Belegart (Angebot, Rechnung etc.) stehen Platzhalter aus dem jeweiligen Beleg sowie sämtliche Platzhalter aus den Kundenstammdaten z.B. Briefanrede oder Grußformel zur Verfügung. Durch personaliserte E-Mails fühlen sich die Empfänger individuell & professionell angesprochen.
Sobald ein Beleg erfolgreich erstellt (z.B. eine Rechnung fakturiert) wurde, steht die E-Mail Versandfunktion innerhalb der jeweiligen Belegmaske zur
Verfügung.
Nach dem Klick auf den Beleg Versand Button öffnet sich die E-Mail in einer Vorschau Ansicht. Dort werden die Variablen bereits mit den Infos aus Kunden- und
Belegdaten angezeigt. Im Anhang der E-Mail Vorschau wird die Beleg-Datei z.B. Rechnungs-PDF aus dem Beleg automatisch angehängt. Die E-Mail kann bei Bedarf inhaltlich noch angepasst
werden.
Nach Versand der E-Mail vergibt die Loesungsbox innerhalb des Belegs automatisch den Status "versendet per Mail" sowie Datum / Uhrzeit. Falls der Versand aus der
Loesungsbox nicht geklappt hat, wird dies inklusive der Fehlerursache als Nachricht so lange dargestellt, bis die E-Mail erfolgreich versendet werden konnte.
Du hast mehrere Rechnungen fakturiert, aber noch nicht versendet? In der Rechnungsübersicht kannst Du relevante Rechnungen auswählen und gesammelt per E-Mail
versenden. Dabei öffnet sich die Vorschau in einer übergeordneten Ansicht. Von dort aus kannst Du die E-Mails nacheinander checken versenden ohne in die einzelnen Vorgänge
reinzugehen.