Geschäftsdaten sind Chefsache und gehören nicht in die Cloud! In diesem Artikel beschreiben wir die größten Risiken beim Einsatz einer Cloud basierten Bürosoftware für Selbstständige und Kleinunternehmer.

Der Zugriff auf eine cloudbasierte Rechnungssoftware ist nur möglich, wenn eine stabile Internetverbindung verfügbar ist. Der Breitbandausbau in Deutschland ist nach wie vor optimierungsbedürftig. Um Cloud Computing akzeptabel einsetzen zu können, bedarf es einer schnellen Internetverbindung. Es kann sonst sehr lange dauern, bis die Seiten in einem großen Dokument durchgesehen werden können.

Aber auch wenn die eigene Internetverbindung sehr gut ist, fällt die Geschwindigkeit der Datenübertragung einfach langsamer aus, weil die Informationen jeder einzelnen Transaktion von Arbeitsplatz bis Rechenzentrum durch das halbe Internet tingeln müssen.

Wenn der eigene Internetanschluss über den Provider wegen einer Störung mal ein paar Tage nicht funktioniert, müssen Kleinunternehmer (falls sie das logistisch können) notgedrungen zum Arbeiten ins Internet-Kaffee flüchten.

Hinzu kommen wachsende Risiken von flächendeckenden Blackouts aus Energiekrise, Krieg oder Klimakrise. Es reicht schon aus, wenn lokale Stromausfälle im eigenen Büro oder im Rechenzentrum des Software Anbieters herrschen, um nicht mehr auf seine Anwendungen zugreifen zu können.

Nur wer seine Daten und Programme lokal auf seinen Rechner speichert, kann im Unternehmen oder unterwegs (falls Notebook) ohne Internet problemlos weiterarbeiten. 

Wer alle seine Informationen in einer Cloud speichert oder eine Anwendung aus der Cloud einsetzt, ist vom Anbieter abhängig. Sollte der sich möglicherweise nur unzureichend um seine Kunden kümmern, ist ein Wechsel zu einem anderen Anbieter meist schwierig, da die Datenmengen nicht übertragen werden können. Für den Fall, dass ein Anbieter Pleite geht, gibt es keine klaren Regelungen.

Die Dienstleister bieten oft Tools an, um die Daten vom Unternehmen in die Cloud zu importieren. Programme um die Daten wieder sinnvoll und lesbar aus der Cloud heraus zu migrieren existieren aber nicht. Genau so wenig existieren Programme um die Daten zwischen unterschiedlichen Anbietern zu übertragen, was daran liegen mag, dass jeder Anbieter mit unterschiedlichen Standards arbeitet. Da bleibt die Frage offen: Einmal Cloud – immer Cloud bzw. immer dieselbe Cloud?

Unternehmen können außerdem nicht kontrollieren, wann welche Updates durchgeführt werden oder ein Bug behoben wird. Zudem müssen Unternehmen mehr oder weniger blind darauf vertrauen, dass Anbieter auch in ihrem Interesse handeln. Dies bezieht sich beispielsweise auch darauf, dass Nutzungsbedingungen nachträglich zu ihrem Nachteil angepasst werden.

Bei einem selbst installierten Rechnungsprogramm hat der Kleinunternehmer viel weniger Abhängigkeit zum Software Anbieter. 

Beim Cloud Computing werden alle Daten in der Cloud gespeichert. Dadurch ergeben sich u.a. folgende Fragen: Wie sicher ist die Cloud? Haben unautorisierte Benutzer Zugriff auf meine Daten? Wo werden die Daten gespeichert? Die Auslagerung der eigenen Daten in eine Cloud bedeutet somit auch immer einen Kontrollverlust.

Bei einer Cloud-Lösung liegen die Daten technisch oft nicht auf einem bestimmten Server im Unternehmen, sondern werden über ein globales Netzwerk von Servern verwaltet. Die nicht zu definierende geographische Position der eigenen Daten ist für viele Unternehmen mit Unsicherheit verbunden. Zudem sind die Serverfarmen großer Cloud-Anbieter attraktivere Ziele für Hacker als kleine Betriebe.

Im Prinzip sind die Daten durch das Speichern über mehrere Server und Standorte hinweg redundant vor Verlust geschützt. Sollten die Daten nun aber doch aus irgendeinem Grund verloren gehen, existiert kein physikalisches bzw. lokales Backup dieser Daten. Die Daten sind dann einfach weg. Das kann umgangen werden, indem regelmäßig Backups aus der Cloud auf einen lokalen Rechner abgelegt werden, was aber nicht im Sinne des Cloud Computings wäre.

Bei einer lokalen Rechnungssoftware hat das jeweilige Unternehmen die volle Kontrolle über die verarbeiteten Daten. 

In Bezug auf die Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) müssen sich Unternehmen seit 2018 an verschärfte datenschutzrechtliche Auflagen halten. Die DSGVO ist bindend für alle Unternehmen innerhalb die Europäischen Union, die personenbezogene Daten verarbeiten. 

Problematisch ist jedoch, dass der Cloud-Services-Markt nach wie vor überwiegend von Unternehmen außerhalb der EU dominiert wird. Diese Konzerne sitzen beispielsweise in den Vereinigten Staaten. US-amerikanische Unternehmen sind durch den Patriot Act dazu verpflichtet, Daten auf behördliche oder richterliche Anweisung herauszugeben. In der EU ist die Weitergabe von Daten jedoch sowohl durch die DSGVO als auch durch das sogenannte Telemediengesetz geregelt. 

Bei einer Cloud-basierten Lösung zahlt das Unternehmen für ein rundum-sorglos-Paket. Nicht ohne Grund spricht man in Zusammenhang mit Cloud-Software auch von Software-as-a-Service (SaaS). In diesem Service-Paket sind alle grundlegenden Dienstleistungen wie Wartungsmaßahmen oder Support enthalten, die anfallen könnten. 

Generell gesprochen ist es in der Regel kostengünstiger, entsprechende Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen intern abzuwickeln. Das setzt jedoch nicht nur entsprechende Kapazitäten und Ressourcen, sondern auch ein ausreichendes Know-how voraus. 

Kleinunternehmer und Selbstständige, die in Bezug auf ihre Geschäftsdaten und Geschäftsprozesse jederzeit unabhängig sein möchten, setzen auf Anwendungen, die sie eigenständig auf ihren Rechnern installieren und innerhalb ihrer Firewall betreiben können.

Der Nummer 1 Anwendungsfall: Es wird mit nur einem Computer / Notebook (Einzelarbeitsplatz) gearbeitet.

Bei einer Mehrplatzinstallation ist etwas IT Know How innerhalb des Unternehmens notwendig, welches aber i.d.R. meistens schon vorhanden ist (eigener Firmenserver auf dem die Rechnungssoftware zusätzlich laufen kann etc.).

Selbst installierte Rechnungsprogramme haben folgende Vorteile:

• Immer verfügbar am eigenen Rechner und unabhängig von Internet- und Stromausfällen
• Autark vom Software Anbieter
• Sicher hinsichtlich Zugriff gespeicherter Daten seitens nicht autorisierter Personen
• DSGVO konform, wenn die Vorgaben auch organisatorisch umgesetzt werden
• Günstiger als Rechnungsprogramme aus der Cloud

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