Als Selbstständiger oder Kleinunternehmer hast Du wahrscheinlich genug mit Kunden, Projekten und Finanzen zu tun – und eine Betriebsprüfung steht ganz sicher nicht ganz oben auf Deiner Prioritätenliste. Genau deshalb wird sie oft unterschätzt. Viele kleinere Betriebe tappen in gefährliche Fallen – ohne es zu merken. Die Folge: empfindliche Nachzahlungen, Strafen oder im schlimmsten Fall sogar strafrechtliche Konsequenzen. In diesem Artikel erfährst Du, welche typischen Probleme bei Betriebsprüfungen immer wieder auftauchen, welche Konsequenzen sie haben – und wie Du Dich davor effektiv schützen kannst.

Ein absoluter Klassiker: Es fehlen Belege, Buchungen sind nicht nachvollziehbar oder es gibt Unklarheiten zu bestimmten Ausgaben. Besonders häufig betrifft das kleinere Barzahlungen, Eigenbelege oder falsch ausgestellte Rechnungen.

Konsequenz: Das Finanzamt streicht die entsprechenden Betriebsausgaben. Dadurch erhöht sich Dein zu versteuernder Gewinn – und damit Deine Steuerlast. Bei systematischen oder größeren Fehlern kann das sogar als Steuerverkürzung gewertet werden.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind für viele ein Buch mit sieben Siegeln. Doch sie sind gesetzlich vorgeschrieben – auch für Dich als Kleinunternehmer.

Typische Fehler:

• Rechnungen werden nachträglich verändert, ohne Dokumentation

• Es gibt keine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation

• Aufbewahrungsfristen werden nicht eingehalten

• Datensicherung ist lückenhaft oder gar nicht vorhanden

Konsequenz: Das Finanzamt kann die gesamte Buchführung verwerfen – und eine Schätzung vornehmen. Das führt fast immer zu höheren Steuern und zusätzlichen Prüfungen.

Besonders bei Betrieben mit Barumsätzen ist die ordnungsgemäße Kassenführung ein häufiger Stolperstein. Eine offene Ladenkasse ohne tägliche Kassenberichte, fehlende Zählprotokolle oder handschriftliche Korrekturen sind ein gefundenes Fressen für jeden Prüfer.

Konsequenz: Wenn die Kassenführung nicht den Anforderungen entspricht, droht ebenfalls eine Hinzuschätzung. Diese kann auf Basis von Erfahrungswerten oder Vergleichszahlen geschehen – mit oft drastischen Auswirkungen auf die Steuerhöhe.

Oft werden Unterlagen zu spät oder gar nicht eingereicht, weil einfach die Zeit fehlt oder die Struktur im Büro fehlt. Auch das Nichteinhalten von Aufbewahrungsfristen kann zu Problemen führen.

Konsequenz: Verzögerungsgelder, Zwangsgelder oder sogar Schätzungen drohen. Und das nur, weil einfache Vorgaben nicht umgesetzt wurden.

Die gute Nachricht: Viele dieser Probleme lassen sich einfach vermeiden – wenn Du die richtigen Werkzeuge und Prozesse nutzt.

Hier ein paar Tipps:

• Nutze ein GoBD-konformes Rechnungsprogramm (wie die Loesungsbox)

• Stelle sicher, dass Du keine Buchungen nachträglich änderst, ohne dass dies dokumentiert ist

• Arbeite mit einer einheitlichen Belegstruktur – scanne und archiviere digital

• Erstelle eine kurze, aber klare Verfahrensdokumentation (wie Du das machen kannst erfährst Du hier)

• Sorge für regelmäßige Datensicherung und ordentliche Backups

• Halte Dich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (mind. 10 Jahre für Rechnungen!)

Die meisten Probleme bei Betriebsprüfungen entstehen nicht aus böser Absicht – sondern aus fehlender Organisation oder Unwissenheit. Wer hier vorausschauend handelt, spart sich nicht nur viel Ärger, sondern auch bares Geld.

Mit der Loesungsbox bist Du auf der sicheren Seite: Unser GoBD-konformes Rechnungsprogramm hilft Dir dabei, Deine Rechnungen rechtssicher zu erstellen, alles sauber zu dokumentieren und jederzeit auskunftsfähig zu sein – ganz ohne komplizierte Prozesse oder Steuerkauderwelsch.

So geht smartes Arbeiten – und entspannter durch jede Prüfung.