Inhalt: Verträge pflegen, übernehmen, überarbeiten, löschen, Kontakt-Kundenstammdaten verwenden, Rabatt, Skonto, Nebenleistungen, Interne Bearbeiter, Artikel übernehmen, Individuelle Preise, Interne Notizen, Textbausteine, Standard-Kommunikationswege, Versandstatus, Vorgänger- und Nachfolgebelege.

Verträge verwalten - 0082

Verträge anzeigen (Vertragsübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der Vertrag Lupe (oberes Menü) öffnet sich die Vertragsübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Vertrags-Funktionen. In der Vertragsübersicht werden sämtliche vorhandene Verträge angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Vertragspositionen anzeigen (Vertragspositionsübersicht)

Wähle im Kontextmenü des Vertrags (rechts neben Lupe Vertrag) den Eintrag Übersicht Vertrags-Positionen. In dieser Übersicht erhältst Du kundenübergreifend sämtliche erstellte Vertragspositionen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Verträge erstellen

Öffne die Vertragsübersicht und klicke auf den Button Neuer Vertrag. Ein Vertrag wird grundsätzlich in zwei Schritten erzeugt.

 

Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Der Vertrag hat in dieser Phase den Status in Erstellung. Im zweiten Schritt, wenn Du den Button Vertrag abschließen klickst, wird der Vertrag abgeschlossen und das dazugehörige PDF-Dokument erzeugt. Der Vertrag erhält nach dieser Aktion den Status Abgeschlossen.

 

Die Vertragsmaske besteht aus den Registerkarten KopfPositionenVertragstext(Kopf)Vertragstext(Fuß) sowie Abrechnungsspezifische Optionen. Nachfolgend werden die einzelnen Registerkarten des Vertrags näher erläutert.

 

Registerkarte Kopf - Basisdaten

In dieser Registerkarte werden die Kopf- und Basisdaten des Vertrags befüllt. Die meisten Informationen sind dabei optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Vertrags-PDF-Formular gedruckt:

  • Vertragsnummer: Automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt.
  • Status: Status des Vertrags (in Erstellung, Abgeschlossen etc.).
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden durch das System dokumentiert.
  • Kunde: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner.
  • Thema: Die Überschrift im Vertrag (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Unser Angebot / Ihre Bestellung vom …“ zur besseren Zuordnung des Vertrags.
  • Vertragsdatum: Datum des Vertrag-Dokuments
  • Datum Vertragsabschluss: Datum des Vertrag Abschlusses z.B. Bestätigung Kunde oder Unterschriftsleistungen.
  • Gültig ab: Datum Vertragsbeginn
  • Gültig bis: Datum Vertragsende

Registerkarte Kopf - Errechnete Gesamtbeträge

Im rechten oberen Bereich der Registerkarte Kopf errechnet das System automatisch Zwischensummen und Gesamtbeträge, welche sich im Wesentlichen aus den Eingaben in den Positionsdaten (Registerkarte Positionen) zusammensetzen: WarenwertNetto GesamtbetragMehrwertsteuer und Brutto Gesamtbetrag.

 

Registerkarte Kopf - Aktionsbuttons

Im unteren Bereich der Registerkarte Kopf stehen Dir folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status des Vertrags) zur Verfügung: 

  • Vertrag abschließen (Status: in Erstellung)
  • Vertrag Probe PDF (Status: in Erstellung)
  • Vertrag überarbeiten (Status: Abgeschlossen)
  • Vertrag drucken (Status: Abgeschlossen)

Registerkarte Positionen

Unter der Registerkarte Positionen gibst Du die gewünschten Positionen für Deine Artikel (Produkte und Dienstleistungen) ein, die Du im Vertrag anbieten möchtest. Eine Positionszeile setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:

  • Position (automatisch durch das System befüllt um eine Zeile eindeutig zu kennzeichnen)
  • Bezeichnung (Name Kurzbeschreibung des Artikels)
  • Anzahl (Menge pro Position)
  • Einheit (Mengeneinheit der Position z.B. Stück, Tag(e) etc.)
  • Preis pro Einheit
  • Gesamtpreis (Menge * Preis pro Einheit, automatisch berechnet)
  • Mehrwertsteuer Art (voller Satz, reduzierter Satz, steuerbefreit)

Rechts unten in der Maske erhältst Du ein weiteres aufklappbares Register für den Positionsbereich Details. Dort kannst Du markierte Zeilen der Positionsdaten alternativ zur Positionstabelle bearbeiten.

 

Registerkarten Vertragstext(Kopf) und Vertragstext(Fuß)

In den Registerkarten Vertragstext(Kopf) sowie Vertragstext(Fuß) werden per Freitext individuelle Nachrichten für den Empfänger abgesetzt, welche im PDF-Formular über den Vertragspositionen (bei Vertragstext Kopf) bzw. nach den Vertragspositionen (bei Vertragstext Fuß) angedruckt werden.

 

Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen

In der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen können Zahlungsinformationen (Zahlungsziel und Zahlungsart) hinterlegt werden.

 

Belege übernehmen 

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Verträgen (oder auch anderen Vertriebsbelegen) zu kopieren und weiter zu verwenden.

 

Öffne hierzu die Vertragsübersicht und klicke auf den Button Neuer Vertrag. Wähle in der Vertrags-Maske den Button Beleg übernehmen.

Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Verträgen bzw. anderen Vertriebsbelegen zu suchen und die passende Vorlage für Deinen neuen Vertrag auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in den neuen Vertrag automatisch überführt. Diese Vorlage kannst Du nun beliebig überarbeiten und den Vertrag abschließend erzeugen.

 

Verträge überarbeiten

Mit dieser Funktion kannst Du einen bereits fertiggestellten Vertrag erneut bearbeiten. Öffne hierzu die Vertragsübersicht und klicke auf einen Vertrag mit dem Status Abgeschlossen.

 

Ist ein Vertrag fertiggestellt worden, können die Felder grundsätzlich nicht mehr überarbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Vertrag überarbeiten betätigst, sind wieder alle Felder überschreibbar. Der Status wechselt auf in Erstellung. Der Vertrag wird wiederum durch den Button Vertrag abschließen abgeschlossen und das PDF-Dokument ersetzt. 

 

Verträge löschen

In der Vertragsübersicht kannst Du in Bearbeitung befindliche Verträge löschen. Markiere hierzu die gewünschten Verträge und gehe über das Kontextmenü Vertragsübersicht auf Verträge Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

 

Kontakt- und Kundendaten aus Stammsätzen übernehmen (0037 - Kunde)

Arbeitest Du mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für den Vertrag relevante Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes in den Vertrag gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Stammsatz über die Listbox im Feld Kunde. Die Daten können nach Wunsch weiter überarbeitet werden. Bitte beachte, dass Du Kunden-Stammdaten innerhalb des Vertrags nur selektieren kannst, wenn im Kontaktstammsatz die Checkbox Ist Kunde aktiviert ist. Wenn Du einen Stammsatz nicht aus der Kunden-Listbox ziehen möchtest, sondern direkt im Beleg manuell erfassen, dann klicke auf den Button Anschrift. Nun ändert sich die Listbox in eine Textbox, in der Du die Anschrift erfassen kannst.

 

Rabatt erfassen (0040 - Rabatt)

Mit diesem Feature stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung um innerhalb von Verträgen mit Rabatten zu arbeiten.

Einerseits kannst Du einen prozentualen Gesamtrabatt auf die Summe der Nettopositionen vergeben (siehe in der Vertragsmaske unter Registerkarte Kopf rechts oben). Andererseits kann jede einzelne Position entweder mit einem prozentualen Rabatt oder einem Betrags Rabatt ausgestattet werden (siehe Registerkarte Positionen).

 

Skonto erfassen (0041 - Skonto)

Arbeitest Du mit diesem Feature stehen Dir im Vertrag unter der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen Felder für die Pflege der Skontoinformationen (Skonto %Skonto innerhalb von Tagen) zur Verfügung.

 

Nebenleistungen erfassen (0042 - Nebenleistungen)

Durch Einsatz der Nebenleistungen erhältst Du eine klare Trennung im Vertrag zwischen Netto-Warenwert und dem Nettogesamtbetrag inklusive Nebenleistungen wie Fracht. Springe hierzu in einen Vertrag und erfasse die Höhe und Art der Nebenleistung (Registerkarte Kopf im oberen rechten Bereich).

 

Interner Bearbeiter erfassen (0046 - Interner Bearbeiter) 

Verwendest Du dieses Feature, dann kannst Du im Vertrag (Registerkarte Kopf) einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse hinterlegen. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0049 – Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Mitarbeiter-Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Artikel aus Stammsätzen übernehmen (0013 - Artikel) 

Arbeitest Du mit Artikelstammdaten, dann erhältst Du in der Vertragsmaske links von den Positionsdaten (Registerkarte Positionen) einen Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikelstammdaten. Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus Artikel Favoriten übernehmen (0016 - Artikel Favoriten)

Anhand dieses Features erscheint in der Vertragsmaske links von den Positionsdaten ein Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikel-Favoriten (unter Registerkarte Positionen Registerkarte Favoriten). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz lassen sich die Artikel-Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus häufig verwendete Artikel übernehmen (0036 - Bestseller)

Verwendest Du dieses Feature, dann erhältst Du in der Vertragsmaske (unter Registerkarte Positionen die Registerkarte Bestseller) einen Bereich für das Auswählen von den am häufigsten verwendeten Artikeln (innerhalb Rechnungen). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikelbild verwenden (0015 - Artikelbild)

Mit diesem Feature kannst Du Artikelbilder auf das Vertrags-PDF-Formular drucken, sofern diese in den verwendeten Artikelstammsätzen hinterlegt wurden. Du musst hierzu lediglich die Checkbox Artikelbilder in der Vertragsmaske (Registerkarte Kopf) aktivieren.

 

Artikelnummer verwenden (0019 - Artikelnummer)

Mit diesem Feature erscheint in der Registerkarte Positionen eine neue Spalte Artikelnummer.

 

Extra lange Artikelbeschreibungen verwenden (0014 - Artikelbezeichnung lang)

Anhand dieses Features erhältst Du die Möglichkeit lange Artikelbeschreibungen auf das Vertrags-PDF-Formular zu drucken. Damit die Information auf dem Vertrags-PDF-Formular angedruckt wird, musst Du Checkbox Artikelbezeichnung lang (unterer Bereich der Registerkarte Kopf) in der Vertragsmaske aktivieren.

 

Individuelle Preise aus Kundenstammdaten ziehen (0043 - Individuelle Preise)

Wenn Du individuelle Preise im Kundenstamm hinterlegt hast, dann erhältst Du automatisch diese Preise durch Auswahl des jeweiligen Artikels in der Vertragsmaske. Auf dem Vertrags-PDF-Formular wird der Sonderpreis inklusive der hinterlegten Begründung der Reduzierung z.B. „Super-Lieblings-Kunde“ angedruckt. Bitte beachte, dass mit Sonderpreis hinterlegte Artikel in den Positionsdaten der Vertragsmaske mit einer Spalte ist Sonderpreis ausgewiesen werden.

 

Interne Notizen hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du im Vertrag eine weitere Registerkarte Interne Vermerke. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Vertrags-PDF-Formular für den Kunden sichtbar werden.

 

Standard Texte übernehmen (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Vertragstext(Kopf) und Vertragstext(Fuß) lassen sich individuelle Texte hinterlegen. Wenn Du dieses Feature im Einsatz hast, dann kannst Du die zentral hinterlegten Textbausteine bei Bedarf oder automatisch hier zum Einsatz bringen.

 

Standard Kommunikationswege einsehen (0050 - Standard Kommunikationswege)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Registerkarte Kopf (unterer Bereich) die entsprechende Information aus dem Kontakt-Stammsatz eingeblendet.

 

Versandstatus des Vertrags pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Verträgen einen Versandstatus zu, um zu dokumentieren dass Belege versendet wurden oder nicht. Der Versandstatus lässt sich in der Vertragsübersicht anzeigen bzw. filtern. Die Zuweisung kann erfolgen, sobald ein Vertrag den Status Erstellt erreicht hat. Der Versand-Status lässt sich in der Vertragsmaske unter Registerkarte Kopf (im unteren Bereich) pflegen.

 

Vertrag aus Angebot / Lieferung oder Rechnung aus Vertrag erzeugen (0045 - Belegkette Betrieb)

Je nach Einsatz weiterer Beleg-Features, kannst Du mit diesem Feature per Knopfdruck einen Vertrag aus einem Angebot erzeugen oder aus einem Vertrag die Folgebelege Lieferung oder Rechnung. Der Status des jeweiligen Ursprungsbelegs muss dabei immer abgeschlossen (erstellt, abgeschlossen) sein. Ein Folgebeleg lässt sich über den jeweiligen Button unter der Registerkarte Kopf des Ursprungsbelegs erzeugen.