Inhalt: Massenkorrespondenzen (Serienbriefe) anzeigen, erstellen, übernehmen, überarbeiten, löschen, Kontakt- und Kundendaten verwenden, Interner Bearbeiter, interne Notizen, Textbausteine, Standard Kommunikationswege, Versandstatus. 

Massenkorrespondenzen / Serienbriefe - 0079

Mit diesem Feature erstellst und verwaltest Du individualisierte PDF Massenkorrespondenzen z.B. Serienbriefe.

 

Massenkorrespondenzen anzeigen (Massenkorrespondenzübersicht)

Gehe im Menübereich auf das Kontextmenü des Themenfelds Kommunikation (rechts neben Kommunikation Lupe) und wähle die Massenkorrespondenzübersicht. In der Massenkorrespondenzübersicht werden, je nach Auswahl der Features, sämtliche vorhandene Massenkorrespondenzen angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

PDF Massenkorrespondenzen ersellen

Öffne die Massenkorrespondenzübersicht und klicke auf den Button Neue Massenkorrespondenz. Eine Massenkorrespondenz wird grundsätzlich in drei Schritten erzeugt.

 

Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten (Informationen Kopfbereich, Auswahl der Empfänger aus den Kontaktstammdaten, Verfassen des Korrespondenztextes, Auswahl von Platzhaltern zur Individualisierung des Inhalts z.B. Anrede oder Grußformel), welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Die Massenkorrespondenz hat in dieser Phase den Status In Erstellung

 

Im zweiten Schritt klickst Du auf den Button Massenkorrespondenz vorbereiten. Nun kannst Du die Korrespondenzinhalte der zuvor ausgewählten Empfänger einzeln überprüfen (Vorschau im mittleren rechten Maskenbereich) und bei Bedarf weitere individuelle Inhalte ergänzen. Bitte beachte, dass wenn Du nach Ergänzung von individuellen Inhalten, nochmals auf den Button Massenkorrespondenz vorbereiten klickst, diese wieder entfernt werden. Hast Du die Inhalte der Massenkorrespondenz finalisiert, kannst Du mit dem Button Massenkorrespondenz erzeugen den Vorgang abschließen und die PDF-Dokumente für die Empfänger erstellen. Die Massenkorrespondenz erhält nun den Status Erstellt.

 

Nachfolgende Felder stehen Dir zur Verfügung. Die meisten Informationen sind optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Massenkorrespondenz-PDF-Formular gedruckt. Nachfolgend werden die einzelnen Maskenabschnitte der Massenkorrespondenz näher erläutert.

 

Kopfbereich: Basisdaten

Im oberen Bereich der Maske werden die Kopf- und Basisdaten der Massenkorrespondenz befüllt.

  • Korrespondenz-Nr.: Automatisch durch System vergeben bzw. hochgezählt (zur internen Zuordnung. Wird nicht auf das Korrespondenz-Formular gedruckt).
  • Status: In Bearbeitung oder erstellt.
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden dokumentiert.
  • Thema: Die Überschrift in der Korrespondenz (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Unser Gespräch vom …“ zur besseren Zuordnung der Korrespondenz.
  • Korrespondenzdatum: Datum des Korrespondenz-Dokuments (wenn nichts befüllt wird Tagesdatum automatisch vergeben).
  • Kontakt: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner

Mittlerer Bereich: Empfängerliste und individuelle Vorschau

Im mittleren Maskenbereich können die Empfänger aus den Kontaktstammdaten festgelegt werden. Auf der rechten Seite befindet sich das Vorschaufenster, um pro Empfänger die Inhalte prüfen zu können, bevor Du eine Massenkorrespondenz final erzeugst.  

 

Unterer Bereich: Massenkorrespondenztext, Korrespondenztext Kopf, Korrespondenztext Fuß,  Aktionsbuttons

Hier werden per Freitexteingabe sämtliche Inhalte der Korrespondenz erfasst. Über die Listbox Verfügbare Platzhalter kopierst Du Platzhalter für individuelle Inhalte aus den Stammdaten der Kontakte z.B. Anrede oder Grußformel.

 

Folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status der Massenkorrespondenz) stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Massenkorrespondenz erzeugen (Status: in Erstellung)
  • Massenkorrespondenz vorbereiten (Status: in Erstellung)
  • Massenkorrespondenz überarbeiten (Status: Erstellt)

PDF Massenkorrespondenzen übernehmen

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Massenkorrespondenzen zu kopieren und weiterzuverwenden.

 

Öffne hierzu die Massenkorrespondenzübersicht und klicken auf den Button Neue Massenkorrespondenz. Wähle in der Maske den Button Massenkorrespondenz übernehmen. Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Massenkorrespondenzen zu suchen und die passende Vorlage für Deine neue Massenkorrespondenz auszuwählen. Habst Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in Deine neue Massenkorrespondenz automatisch überführt. Diese kannst Du im Nachgang überarbeiten und die Massenkorrespondenz abschließend erzeugen.

 

PDF Massenkorrespondenzen überarbeiten 

Mit dieser Funktion kannst Du eine bereits fertiggestellte Massenkorrespondenz erneut bearbeiten. Öffne die Massenkorrespondenzübersicht

und klicke auf eine Massenkorrespondenz mit dem Status Erstellt. Ist eine Massenkorrespondenz fertiggestellt worden, können die Felder

grundsätzlich nicht mehr überarbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Massenkorrespondenz überarbeiten betätigst, sind wieder

alle Felder überschreibbar. Der Status wechselt auf in Erstellung. Die Massenkorrespondenz wird wiederum durch den Button

Massenkorrespondenz erzeugen abgeschlossen und die vorhandenen PDF-Dokumente überschrieben.

 

PDF Massenkorrespondenzen löschen

In der Massenkorrespondenzübersicht können in Bearbeitung befindliche Massenkorrespondenzen gelöscht werden. Markiere hierzu die

gewünschten Massenkorrespondenzen und gehe über das Kontextmenü Massenkorrespondenzübersicht auf Löschen. Klicke danach auf den

Button Änderungen speichern.

 

Kontaktdaten übernehmen (0001 / 0002 Kontaktstammdaten)

Arbeitest Du Sie mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für die Korrespondenz relevanten Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes in die Korrespondenz gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Kontakt-Stammsatz über die Listbox im Feld Kontakt. Je nachdem welche Partnerrollen bei dem Kontakt hinterlegt sind, kannst Du über den Radiobutton auswählen in welcher Funktion der Kontakt angeschrieben werden soll z.B. als Kunde, Lieferant, Mitarbeiter.

 

Interne Zuständigkeit zuordnen (0049 - Interner Bearbeiter)

Verwendest Du dieses Feature, dann hast Du die Möglichkeit in der Massenkorrespondenz einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse einzugeben. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0066 - Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Interne Nachrichten in der Massenkorrespondenz hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Massenkorrespondenz eine weitere Registerkarte Interne Vermerke im unteren Bereich der Maske. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Massenkorrespondenz-PDF für den jeweiligen Empfänger sichtbar werden.

 

Standardisierte Texte verwenden (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Korrespondenztext Kopf und Korrespondenztext Fuß der Massenkorrespondenzmaske, lassen sich Texte anhand zentral hinterlegter Textbausteine einbinden.

 

Versandstatus für Massenkorrespondenz pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Massenkorrespondenzen einen Versandstatus zu. Der Versandstatus einer Massenkorrespondenz lässt sich über die Massenkorrespondenzübersicht anzeigen und ist abhängig davon wie viele Korrespondenzen an die Empfänger versendet wurden (nicht versendet, teilweise, versendet). In der Empfängerliste der Massenkorrespondenz lässt sich der Versandstatus dokumentieren.

 

Verteilerlisten verwenden (0076 - Verteiler) 

Bei der Festlegung der Empfänger für eine Massenkorrespondenz können beliebig viele Verteilerlisten eingebunden werden. Die Empfänger der Verteilerlisten werden automatisiert in die Massenkorrespondenz übernommen.

 

Massenmails erstellen (0077 - E-Mailversand)

Wenn Du dieses Feature gewählt hast, dann kannst Du neben der Massenkorrespondenz PDF auch Massenmails generieren z.B. für Newsletter, Presseverteiler etc. Zur Erstellung einer Massenmail erhältst Du in der Massenkorrespondenzübersicht einen weiteren Button Neue Massenkorrespondenz (E-Mail).

 

Grundsätzlich stehen die gleichen Eingabemöglichkeiten und Funktionen zur Verfügung wie bei einer Massenkorrespondenz PDF.

 

Unterschiede: Anstatt der postalischen Adresse, werden E-Mailadressen für die Eingabe benötigt, bzw. aus Stammdaten (Kontakt, Verteiler etc.) gezogen. Außerdem kannst Du eine E-Mail Signatur eingeben bzw. selektieren.

 

Die Arbeitsschritte erfolgen ebenfalls wie bei der Massenkorrespondenz PDF:

  • Empfänger auswählen
  • Nachricht verfassen
  • Button Massenkorrespondenz vorbereiten
  • Individuelle Nachrichten bei einzelnen Empfängern optional ergänzen
  • Zum Abschluss und Versand den Button Massenkorrespondenz erzeugen

Wenn einzelne E-Mails aus technischen Gründen nicht versendet werden konnten, erhältst Du im rechten unteren Maskenbereich die Logbucheinträge. Der Versandstatus (gesamt sowie für die einzelnen Empfänger) der Massenmail wird automatisch upgedatet.