Inhalt: Eigene Firmen anzeigen, anlegen, firmenübergreifende Daten, firmenspezifische Daten.

Mehrere eigene Firmen verwalten - 0105

Mit diesem Feature kannst Du mehrere eigene Firmen verwalten. Jede Firma nutzt dabei zentrale Stammdaten (Kontakte, Kunden, Artikel etc.), erhält aber unterschiedliche Nummernkreise für Belege (Rechnungen, Angebote etc.).

 

Bevor Du dieses Feature nutzt, solltest Du prüfen ob Du aktuelle Datenschutzrechtliche Anforderungen (DSGVO) erfüllst. Wichtig hierbei ist dass Deine Anwender firmenübergreifend für Dich tätig sind, ansonsten müsste man ein Berechtigungskonzept implementieren. Hierzu beraten wir Dich auch gerne.

 

Eigene Firmen anzeigen (Meine-Firmen-Übersicht)

Über das Menü Administration / Meine Firmen gelangst Du auf die Meine-Firmen-Übersichtstabelle. Dort werden alle Deine Firmen aufgelistet, die Du in der Loesungsbox angelegt hast.

 

Eigene Firmen anlegen

Um eine neue Firma anzulegen gehst Du in die Meine-Firmen-Übersicht und klickst auf den Button Neue Firma. Hier kannst Du die firmenspezifischen Informationen (Adresse, Bankverbindung, Handelsregister, Geschäftsführer, Logo etc.) einmalig erfassen, die später in Deinen Belegen weiterverwendet werden. Eine detaillierte Beschreibung der Eingabemöglichkeiten findest Du hier.

 

Firmenübergreifende Daten (Stammdaten und zentrale Werte)

Folgende Stammdaten sind zentral bzw. firmenübergreifend pflegbar:

  • Kontakt- und Kundenstammdaten (Adressen, Bankverbindungen, Kontaktinformationen)
  • Artikelstammdaten
  • Zentrale Werte z.B. Nachschlagetabellen oder Textbausteine

Die aufgelisteten Stammdaten lassen sich nicht einer bestimmten Firma zuordnen, sondern gehören Allen.

 

Firmenspezifische Daten (Bewegungsdaten und Belege)

Bewegungsdaten sind eindeutig einer Firma zugeordnet. Beispiele hierfür:

  • Alle Vertriebsbelege (Angebote, Aufträge, Verträge, Lieferungen, Rechnungen)
  • Korrespondenzen / Massenkorrespondenzen
  • Kommunikation z.B. E-Mails
  • Veranstaltungen
  • Verteiler
  • Stammdaten, die eindeutig firmenspezifisch sind z.B. SEPA-Lastschrift-Mandat
  • Eingangsrechnungen durch Lieferanten
  • etc.

Bei allen Bewegungsdaten muss bereits bei der Anlage die eigene Firma eindeutig zugeordnet werden. Möchte man Bewegungsdaten auswerten, dann kann man dies firmenübergreifend machen, oder man selektiert die gewünschte Firma.