Inhalt: Massenmails anzeigen, erstellen, übernehmen, überarbeiten, löschen, Kontakt- und Kundendaten verwenden, Interner Bearbeiter, interne Notizen, Textbausteine, Standard Kommunikationswege, Versandstatus, Verteilerlisten. 

Massenmails erstellen

Hinweis: Um Massenmails erzeugen zu können benötigst Du die Features 0077 E-Mailversand und 0079 Serienbriefe.

 

Wenn Du die Features 0077 E-Mailversand und 0079 Serienbriefe gewählt hast, dann kannst Du Massenmails generieren z.B. für Newsletter, Presseverteiler etc.

 

Massenmails anzeigen (Massenkorrespondenzübersicht)

 

Gehe im Menübereich auf das Kontextmenü des Themenfelds Kommunikation (rechts neben Kommunikation Lupe) und wähle die Massenkorrespondenzübersicht. In der Massenkorrespondenzübersicht werden, je nach Auswahl der Features, sämtliche vorhandene Massenkorrespondenzen angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Massenmail erstellen

Zur Erstellung einer Massenmail erhältst Du in der Massenkorrespondenzübersicht einen Button Neue Massenkorrespondenz (E-Mail).

 

 

Die Arbeitsschritte erfolgen ebenfalls wie bei der Massenkorrespondenz PDF:

  • Empfänger auswählen
  • Nachricht verfassen
  • Button Massenkorrespondenz vorbereiten
  • Individuelle Nachrichten bei einzelnen Empfängern optional ergänzen
  • Zum Abschluss und Versand den Button Massenkorrespondenz erzeugen

 

Wenn einzelne E-Mails aus technischen Gründen nicht versendet werden konnten, erhältst Du im rechten unteren Maskenbereich die Logbucheinträge. Der Versandstatus (gesamt sowie für die einzelnen Empfänger) der Massenmail wird automatisch upgedatet. 

  

Massenmail übernehmen

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Massenkorrespondenzen zu kopieren und weiterzuverwenden.

 

Öffne hierzu die Massenkorrespondenzübersicht und klicken auf den Button Neue Massenkorrespondenz. Wähle in der Maske den Button Massenkorrespondenz übernehmen. Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Massenkorrespondenzen zu suchen und die passende Vorlage für Deine neue Massenkorrespondenz auszuwählen. Habst Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in Deine neue Massenkorrespondenz automatisch überführt. Diese kannst Du im Nachgang überarbeiten und die Massenkorrespondenz abschließend erzeugen.

 

Massenmail überarbeiten 

Mit dieser Funktion kannst Du eine bereits fertiggestellte Massenkorrespondenz erneut bearbeiten. Öffne die Massenkorrespondenzübersicht

und klicke auf eine Massenkorrespondenz mit dem Status Erstellt. Ist eine Massenkorrespondenz fertiggestellt worden, können die Felder

grundsätzlich nicht mehr überarbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Massenkorrespondenz überarbeiten betätigst, sind wieder

alle Felder überschreibbar. Der Status wechselt auf in Erstellung. Die Massenkorrespondenz wird wiederum durch den Button

Massenkorrespondenz erzeugen abgeschlossen und die vorhandenen PDF-Dokumente überschrieben.

 

Massenmail löschen

In der Massenkorrespondenzübersicht können in Bearbeitung befindliche Massenkorrespondenzen gelöscht werden. Markiere hierzu die

gewünschten Massenkorrespondenzen und gehe über das Kontextmenü Massenkorrespondenzübersicht auf Löschen. Klicke danach auf den

Button Änderungen speichern.

 

Kontaktdaten übernehmen (0001 / 0002 Kontaktstammdaten)

Arbeitest Du Sie mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für die Korrespondenz relevanten Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes in die Korrespondenz gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Kontakt-Stammsatz über die Listbox im Feld Kontakt. Je nachdem welche Partnerrollen bei dem Kontakt hinterlegt sind, kannst Du über den Radiobutton auswählen in welcher Funktion der Kontakt angeschrieben werden soll z.B. als Kunde, Lieferant, Mitarbeiter.

 

Interne Zuständigkeit zuordnen (0049 - Interner Bearbeiter)

Verwendest Du dieses Feature, dann hast Du die Möglichkeit in der Massenkorrespondenz einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse einzugeben. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0066 - Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Interne Nachrichten in der Massenkorrespondenz hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Massenkorrespondenz eine weitere Registerkarte Interne Vermerke im unteren Bereich der Maske. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Massenkorrespondenz-PDF für den jeweiligen Empfänger sichtbar werden.

 

Standardisierte Texte verwenden (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Korrespondenztext Kopf und Korrespondenztext Fuß der Massenkorrespondenzmaske, lassen sich Texte anhand zentral hinterlegter Textbausteine einbinden.

 

Versandstatus für Massenmail pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Massenkorrespondenzen einen Versandstatus zu. Der Versandstatus einer Massenkorrespondenz lässt sich über die Massenkorrespondenzübersicht anzeigen und ist abhängig davon wie viele Korrespondenzen an die Empfänger versendet wurden (nicht versendet, teilweise, versendet). In der Empfängerliste der Massenkorrespondenz lässt sich der Versandstatus dokumentieren.

 

Verteilerlisten verwenden (0076 - Verteiler) 

Bei der Festlegung der Empfänger für eine Massenkorrespondenz können beliebig viele Verteilerlisten eingebunden werden. Die Empfänger der Verteilerlisten werden automatisiert in die Massenkorrespondenz übernommen.