Inhalt: Mahnlogik festlegen, Mahnsperren setzen, Mahnvorschläge einsehen, Mahnungen erstellen, Mahnungen einsehen.

Mahnungen verwalten - 0086

Mit diesem Feature kannst Du überfällige Rechnungen Deiner Kunden schnell und einfach mahnen. 

 

Mahnlogik festlegen

Als Erstes musst Du in der Loesungsbox festlegen, nach welcher Logik überfällige Rechnungen gemahnt werden sollen. Hierzu gehst Du im Menü über Konfiguration auf Mahnstufen. In dieser Maske hast Du die Möglichkeit bis zu fünf Mahnstufen einzustellen.

 

Folgende Eigenschaften können pro Mahnstufe in der Registerkarte Details festgelegt werden:

  • Aktiv: Kennzeichen ob eine Mahnstufe aktiv ist oder nicht (möchte man beispielsweise maximal drei von den fünf Mahnstufen nutzen, dann aktiviert man nur die ersten drei - Dies kann über die beiden Buttons Mahnstufe aktivieren oder Mahnstufe deaktivieren gemacht werden).
  • Mahnstufe: Dieses Feld ist nicht änderbar und zeigt an in welcher Mahnstufe man sich gerade befindet (1-5)
  • Bezeichnung: Interne Bezeichnung der jeweiligen Mahnstufe. Wird nicht auf das Mahnformular gedruckt.
  • Betreff: Überschrift der jeweiligen Mahnstufe. Beispielsweise "Zahlungserinnerung" oder "Letzte Mahnung vor Übergabe an Inkassobüro" etc.
  • Mahngebühr: Hier legst Du fest ob eine Mahngebühr eingefordert werden soll.
  • Karenztage: Diese Angabe steuert wann eine Mahnstufe erreicht ist (und ab welchem Zeitpunkt also eine Mahnung erzeugt werden soll).  Die Karenztage addieren sich auf das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Ist eine Rechnung z.B. bis 01.08.2018 fällig, dann ist sie ab 02.08.2018 überfällig. Hat man als Karenztage 0 Tage eingestellt, dann ist die erste Mahnstufe am 02.08.2018 erreicht (an dem Tag soll die Mahnung vorgeschlagen bzw. erstellt werden).
  • Zahlungsfrist: Hier kannst Du festlegen wie viel Tage dem Kunden gewährt wird, nach dem Mahnschreiben zu bezahlen. Im vorhergehenden Beispiel würde die Mahnung am 02.08.2018 an den Kunden gesendet. Wenn man als Zahlungsfrist 2 Tage eingibt, dann würde auf der Mahnung als Zahlungsfrist 04.08.2018 gedruckt werden.

Tipp: Man sollte immer berücksichtigen dass Zahlungsfrist einer aktuellen Mahnstufe und Karenztage der nächsten Mahnstufe zusammenpassen. Kalkuliere auch die Überstellung der Mahnung zeitlich mit ein.

 

In den Registerkarten Kopftext und Fußtext können optional Nachrichten platziert werden, die vor bzw. nach den Mahnpositionen gedruckt werden.

 


 

Generelles Vorgehen bei der Festlegung der Mahnstufen:

  • Entscheidung treffen wie viele Mahnstufen man verwenden möchte und diese aktivieren über den Button Mahnstufe aktivieren
  • Gedanklich durchspielen wie viel Kulanz man überfälligen Rechnungen einräumt und wann Gebühren erhoben werden etc.
  • Pro Mahnstufe alle Informationen sauber und konsistent erfassen, damit die gewünschten Inhalte auf den Formularen gedruckt werden

Mahnsperren für Kunden setzen

Mit dieser Funktion kannst Du festlegen, dass bestimmte Kunden keine Mahnungen erhalten sollen. Gehe hierzu in einen Kundenstammsatz und springe in die Registerkarte Mahnen. Im linken oberen Maskenbereich erhältst Du die Checkbox nicht mahnen. Ist diese Checkbox aktiviert, kann der Kunde nicht gemahnt werden.

 

 Mahnvorschläge einsehen (Mahnvorschlagsübersicht)

Über das Kontextmenü Rechnungen (rechts neben der Rechnungen Lupe im oberen Menü) springst Du auf den Eintrag Mahnungen. Dort erhältst Du in der Registerkarte Mahnvorschläge eine Übersicht über sämtliche Mahnvorschläge, die sich aus den Einstellungen Deiner Mahnstufen sowie den überfälligen Rechnungen ergeben. Bitte beachte, dass überfällige Rechnungen, die gemahnt werden sollen, nicht aufgeführt werden, wenn Mahnsperren in den Kundenstammsätzen hinterlegt sind. 

 

 

Hinweis: Hat ein Kunde mehrere Rechnungen, die gemahnt werden sollen, dann werden diese in einer Mahnung zusammengefasst. Die Mahnung (Überschrift, Texte, Mahngebühren etc.) orientiert sich dabei an die höchste Mahnstufe der betroffenen Rechnungen.

 

Mahnungen erstellen

Gehe im Kontextmenü Rechnungen auf den Eintrag Mahnungen in die Registerkarte Mahnvorschläge. Selektiere die gewünschten Rechnungen (Mahnvorschläge), die in Mahnungen umgesetzt werden sollen und klicke auf den Button Mahnen. Die Mahnungen inklusive Mahn-PDF-Formulare werden nun erstellt und die zugehörigen Positionen in den Mahnvorschlägen automatisch gelöscht.

  

Mahnungen einsehen (Mahnungsübersicht)

Gehe im Kontextmenü Rechnungen auf den Eintrag Mahnungen und anschließend in die Registerkarte Mahnungsübersicht. Dort werden sämtliche Mahnungen, die Du in der Loesungsbox erstellt hast angezeigt. Die Maske enthält zwei Tabellen. In der oberen Tabelle werden die erzeugten Mahnungen angezeigt. Klickst Du auf eine Mahnung, erhältst Du in der unteren Tabelle die Übersicht über die Rechnungen, die in der jeweiligen Mahnung berücksichtigt wurden.

 

Mahnvorschläge und Mahnungen innerhalb Kundenstammdaten (0037)

Mit diesem Feature erhältst Du unter Kundenstammdaten eine weitere Registerkarte Mahnen. Dort stehen Dir die selben Funktionen zur Verfügung wie in der globalen Mahntransaktion (in den vorherigen Punkten beschrieben). Bezogen aber nur auf den jeweiligen Kunden.