Inhalt: Lieferungen / Retouren pflegen, übernehmen, überarbeiten, löschen, Kontakt-Kundenstammdaten verwenden, Interne Bearbeiter, Artikel übernehmen, Interne Notizen, Textbausteine, Standard-Kommunikationswege, Versandstatus, Vorgänger- und Nachfolgebelege, Auslieferungsstatus, Lieferungen / Retouren stornieren.

Lieferungen verwalten - 0029

Lieferungen anzeigen (Lieferungsübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der Lieferung Lupe (oberes Menü) öffnet sich die Lieferungsübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Lieferungs-Funktionen. In der Lieferungsübersicht werden sämtliche vorhandene Lieferungen angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Lieferungspositionen anzeigen (Lieferungspositionsübersicht)

Wähle im Kontextmenü der Lieferung den Eintrag Übersicht Lieferungs-Positionen. In dieser Übersicht erhältst Du kundenübergreifend sämtliche erstellte Angebotspositionen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Lieferungen erstellen

Öffne die Lieferungsübersicht und klicke auf den Button Neue Lieferung. Eine Lieferung wird grundsätzlich in zwei Schritten erzeugt.

 

Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Die Lieferung hat in dieser Phase den Status in Erstellung. Im zweiten Schritt, wenn Du den Button Lieferung erzeugen klickst, wird die Lieferung abgeschlossen und das dazugehörige PDF-Dokument erzeugt. Die Lieferung erhält nach dieser Aktion den Status Erstellt.

 

Die Lieferungsmaske besteht aus den Registerkarten Kopf, Positionen, Lieferungstext(Kopf) und Lieferungstext(Fuß). Nachfolgend werden die einzelnen Registerkarten der Lieferung näher erläutert.

 

Registerkarte Kopf - Basisdaten

In dieser Registerkarte werden die Kopf- und Basisdaten der Lieferung befüllt. Die meisten Informationen sind dabei optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Lieferungs-PDF-Formular gedruckt:

  • Lieferung-Nr.: Automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt.
  • Status: Status der Lieferung (in Erstellung, Erstellt etc.).
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden durch das System dokumentiert.
  • Kunde: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner.
  • Thema: Die Überschrift in der Lieferung (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Unser Auftrag vom …“ zur besseren Zuordnung der Lieferung.
  • Lieferscheindatum: Datum des Lieferungs-Dokuments (wenn nichts befüllt wird Tagesdatum automatisch vergeben).
  • Zeitraum Lieferung/Leistung: Freitext z.B. April – August 2017 oder Datumseingabe.
  • Ort Lieferung/Leistung: Freitexteingabe. 

Registerkarte Kopf - Aktionsbuttons

Im unteren Bereich der Registerkarte Kopf stehen Dir folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status der Lieferung) zur Verfügung. 

  • Lieferung erzeugen (Status: in Erstellung)
  • Lieferung Probe-PDF (Status: in Erstellung)
  • Lieferung überarbeiten (Status: Erstellt)
  • Lieferung drucken (Status: Erstellt) 

Registerkarte Positionen

Unter der Registerkarte Positionen gibst Du die gewünschten Positionen für Deine Artikel (Produkte und Dienstleistungen) ein, die Du in der Lieferung ausliefern möchtest. Eine Positionszeile setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:

  • Position (automatisch durch das System befüllt um eine Zeile eindeutig zu kennzeichnen) 
  • Bezeichnung (Name Kurzbeschreibung des Artikels)
  • Anzahl (Menge pro Position)
  • Einheit (Mengeneinheit der Position z.B. Stück, Tag(e) etc.)

Rechts unten in der Maske erhältst Du ein weiteres aufklappbares Register für den Positionsbereich Details. Dort kannst Du markierte Zeilen der Positionsdaten alternativ zur Positionstabelle bearbeiten.

 

Registerkarten Lieferungstext(Kopf) und Lieferungstext(Fuß)

In den Registerkarten Lieferungstext(Kopf) sowie Lieferungstext(Fuß) werden per Freitext individuelle Nachrichten für den Empfänger abgesetzt, welche im PDF-Formular über den Lieferungspositionen (bei Lieferungstext Kopf) bzw. nach den Lieferungspositionen (bei Lieferungstext Fuß) angedruckt werden.

 

Retouren Lieferungen erstellen

Die Erstellung von Retouren-Lieferungen erfolgt nach selbigem Verfahren wie bei Lieferungen. Der Unterschied ist, dass Du die Stückzahlen der Artikel in den Positionsdaten mit Minus-Zeichen erfasst. Wenn sämtliche Positionen einer Lieferung mit negativen Mengen erstellt wurden, dann handelt es sich um eine Retouren-Lieferung und auf dem Lieferungs-PDF-Dokument steht in der Überschrift Retoure anstatt Lieferung.

 

Belege übernehmen 

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Lieferungen (oder auch anderen Vertriebsbelegen) zu kopieren und weiter zu verwenden.

 

Öffne hierzu die Lieferungsübersicht und klicke auf den Button Neue Lieferung. Wähle in der Lieferungs-Maske den Button Beleg übernehmen.

Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Lieferungen bzw. anderen Vertriebsbelegen zu suchen und die passende Vorlage für Deine neue Lieferung auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in die neue Lieferung automatisch überführt. Diese Vorlage kannst Du nun beliebig überarbeiten und die Lieferung abschließend erzeugen.

 

Lieferungen überarbeiten

Mit dieser Funktion kannst Du eine bereits fertiggestellte Lieferung erneut bearbeiten. Öffne hierzu die Lieferungsübersicht und klicke auf eine Lieferung mit dem Status Erstellt. Ist eine Lieferung fertiggestellt worden, können die Felder grundsätzlich nicht mehr überarbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Lieferung überarbeiten betätigst, sind wieder alle Felder überschreibbar. Der Status wechselt auf in Erstellung. Die Lieferung wird wiederum durch den Button Lieferung erzeugen abgeschlossen und das PDF-Dokument ersetzt. Hinweis: Ausgelieferte (Status Ausgeliefert) oder stornierte Lieferungen können nicht wieder überarbeitet werden.

 

Lieferungen löschen

In der Lieferungsübersicht kannst Du sich in Bearbeitung befindliche Lieferungen löschen. Markiere hierzu die gewünschten Lieferungen und gehe über das Kontextmenü Lieferungsübersicht auf Lieferung Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

 

Kontakt- und Kundendaten aus Stammsätzen übernehmen (0037 - Kunde)

Arbeitest Du mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für die Lieferung relevante Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes in die Lieferung gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Stammsatz über die Listbox im Feld Kunde. Die Daten können nach Wunsch weiter überarbeitet werden. Bitte beachte, dass Du Kunden-Stammdaten innerhalb der Lieferung nur selektieren kannst, wenn im Kontaktstammsatz die Checkbox Ist Kunde aktiviert ist. Wenn Du einen Stammsatz nicht aus der Kunden-Listbox ziehen möchtest, sondern direkt im Beleg manuell erfassen, dann klicke auf den Button Anschrift. Nun ändert sich die Listbox in eine Textbox, in der Du die Anschrift erfassen kannst.  

 

Interner Bearbeiter erfassen (0046 - Interner Bearbeiter) 

Verwendest Du dieses Feature, dann kannst Du in der Lieferung (Registerkarte Kopf) einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse hinterlegen. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0049 – Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Mitarbeiter-Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Artikel aus Stammsätzen übernehmen (0013 - Artikel) 

Arbeitest Du mit Artikelstammdaten, dann erhältst Du in der Lieferungsmaske links von den Positionsdaten (Registerkarte Positionen) einen Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikelstammdaten. Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus Artikel Favoriten übernehmen (0016 - Artikel Favoriten)

Anhand dieses Features erscheint in der Lieferungsmaske links von den Positionsdaten ein Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikel-Favoriten (unter Registerkarte Positionen Registerkarte Favoriten). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz lassen sich die Artikel-Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus häufig verwendete Artikel übernehmen (0036 - Bestseller)

Verwendest Du dieses Feature, dann erhältst Du in der Lieferungsmaske (unter Registerkarte Positionen die Registerkarte Bestseller) einen Bereich für das Auswählen von den am häufigsten verwendeten Artikeln (innerhalb Rechnungen). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikelbild verwenden (0015 - Artikelbild)

Mit diesem Feature kannst Du Artikelbilder auf das Lieferungs-PDF-Formular drucken, sofern diese in den verwendeten Artikelstammsätzen hinterlegt wurden. Du musst hierzu lediglich die Checkbox Artikelbilder in der Lieferungsmaske (Registerkarte Kopf) aktivieren.

 

Artikelnummer verwenden (0019 - Artikelnummer)

Mit diesem Feature erscheint in der Registerkarte Positionen eine neue Spalte Artikelnummer.

 

Extra lange Artikelbeschreibungen verwenden (0014 - Artikelbezeichnung lang)

Anhand dieses Features erhältst Du die Möglichkeit lange Artikelbeschreibungen auf das Lieferungs-PDF-Formular zu drucken. Damit die Information auf dem Lieferungs-PDF-Formular angedruckt wird, musst Du Checkbox Artikelbezeichnung lang (unterer Bereich der Registerkarte Kopf) in der Lieferungsmaske aktivieren. 

 

Interne Notizen hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Lieferung eine weitere Registerkarte Interne Vermerke. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Lieferungs-PDF-Formular für den Kunden sichtbar werden.

 

Standard Texte übernehmen (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Lieferungstext(Kopf) und Lieferungstext(Fuß) lassen sich individuelle Texte hinterlegen. Wenn Du dieses Feature im Einsatz hast, dann kannst Du die zentral hinterlegten Textbausteine bei Bedarf oder automatisch hier zum Einsatz bringen.

 

Standard Kommunikationswege einsehen (0050 - Standard Kommunikationswege)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Registerkarte Kopf (unterer Bereich) die entsprechende Information aus dem Kontakt-Stammsatz eingeblendet.

 

Versandstatus der Lieferung pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Lieferungen einen Versandstatus zu, um zu dokumentieren dass Belege versendet wurden oder nicht. Der Versandstatus lässt sich in der Lieferungsübersicht anzeigen bzw. filtern. Die Zuweisung kann erfolgen, sobald eine Lieferung den Status Erstellt erreicht hat. Der Versand-Status lässt sich in der Lieferungsmaske unter Registerkarte Kopf (im unteren Bereich) pflegen.

 

Nachfolgebelege erzeugen (0045 - Belegkette Betrieb)

Hast Du weitere Vertriebsbelege im Einsatz, dann kannst Du aus einer Lieferung den Folgebeleg Rechnung per Knopfdruck erzeugen. Umgekehrt kannst Du ein Angebot oder einen Auftrag / Vertrag in eine Lieferung umwandeln.

Auslieferungsstatus pflegen - 0030

Mit diesem Feature hinterlegst Du den Auslieferungsstatus einer Lieferung. Öffne hierzu die Lieferungsübersicht und springe in eine Lieferung mit dem Status Erstellt. Die Aktionsbuttons findest Du im unteren Kopfbereich (Registerkarte Kopf) der Lieferungsmaske. Für einen erfolgten Versand wähle den Button Geliefert. Optional kannst Du das Datum der Auslieferung hinterlegen. Bitte beachte bei Verwendung des Features 0045 - Belegkette, dass wenn eine Rechnung aus einer Lieferung erzeugt wird, der Versand-Status automatisch auf Versendet upgedatet wird.

Lieferung stornieren - 0031

Hast Du dieses Feature gewählt, dann kannst Du per Knopfdruck eine Lieferung stornieren und damit im System als nicht mehr gültig deklarieren.

Öffne hierzu die Lieferungsübersicht und wähle eine Lieferung mit dem Status Erstellt. Klicke nun auf den Button Lieferung stornieren. Danach erhältst Du die Aufforderung den Stornogrund einzugeben (Pflichtinformation). Nach erfolgreicher Stornierung erhält die Lieferung den Status Storniert. Ein Lieferungs-Storno-PDF-Dokument wird automatisch generiert. Der Ursprungsbeleg des Stornos lässt sich unter dem Feld Storno-Beleg (unterer Kopfbereich der Registerkarte Kopf) weiterhin einsehen. Bitte beacht dass eine stornierte Lieferung nicht mehr weiterbearbeitet werden kann.