Inhalt: Korrespondenzen anzeigen, erstellen, übernehmen, überarbeiten, löschen, Kontakt- und Kundendaten verwenden, Interner Bearbeiter, interne Notizen, Textbausteine, Standard Kommunikationswege, Versandstatus. 

Korrespondenzen (Einzelbriefe) erstellen - 0047

Mit diesem Feature erhältst Du ein einfaches Textverarbeitungsprogramm, mit dem Du sehr schnell und effizient jegliche Arten von Korrespondenzen (gedruckte Briefe, PDF-Mitteilungen per E-Mail, interne Nachrichten etc.) erstellen und verwalten kannst.

 

Korrespondenzen anzeigen (Korrespondenzübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der Korrespondenzen Lupe (unter dem Menü Kommunikation) öffnet sich die Korrespondenzübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Korrespondenz-Funktionen. In der Korrespondenzübersicht werden, je nach Auswahl der Features, sämtliche vorhandene Korrespondenzen angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Korrespondenzen erstellen 

Öffne die Korrespondenzübersicht und klicke auf den Button Neue Korrespondenz. Eine Korrespondenz wird grundsätzlich in zwei Schritten erzeugt. Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Die Korrespondenz hat in dieser Phase den Status In Erstellung. Im zweiten Schritt, wenn Du den Button Korrespondenz erzeugen klickst, wird die Korrespondenz abgeschlossen und das dazugehörige PDF-Dokument erzeugt. Die Korrespondenz hat in dieser Phase den Status Erstellt.

 

Die meisten Informationen sind optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Korrespondenz-PDF-Formular gedruckt. Nachfolgend werden die einzelnen Maskenabschnitte der Korrespondenz näher erläutert.

 

Kopfbereich: Basisdaten

Im oberen Bereich der Korrespondenz-Maske werden die Kopf- und Basisdaten der Korrespondenz befüllt.

  • Korrespondenz-Nr.: Automatisch durch System vergeben bzw. hochgezählt (zur internen Zuordnung. Wird nicht auf das Korrespondenz-Formular gedruckt).
  • Status: In Bearbeitung oder erstellt.
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden dokumentiert.
  • Kontakt: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner.
  • Thema: Die Überschrift in der Korrespondenz (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Unser Gespräch vom …“ zur besseren Zuordnung der Korrespondenz.
  • Korrespondenzdatum: Datum des Korrespondenz-Dokuments (wenn nichts befüllt wird Tagesdatum automatisch vergeben).

Mittlerer Bereich: Haupttext

Im mittleren Maskenbereich wird der Haupttext (der eigentliche Briefinhalt, die Nachricht) angegeben.

Bitte beachte, dass die Korrespondenzfunktionen in der Loesungsbox im Vergleich zu einem umfangreichen Office Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word nur rudimentär ausgeprägt sind. Wenn Du Texte z.B. farblich markieren, fett, kursiv oder unterstreichen möchtest, dann musst Du den Text zuerst schreiben, danach markieren und schließlich die gewünschten Formatierungsmittel verwenden.

 

Unterer Bereich: Aktionsbuttons, Korrespondenztext Kopf, Korrespondenztext Fuß, Änderungsdatum

Unter dem Haupttext stehen Dir folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status der Korrespondenz) zur Verfügung:

  • Korrespondenz erzeugen (Status: in Erstellung)
  • Korrespondenz Probe PDF (Status: in Erstellung)
  • Korrespondenz überarbeiten (Status: Erstellt)
  • Korrespondenz drucken (Status: Erstellt)

Unterhalb der Aktionsbuttons befinden sich die Registerkarten Korrespondenztext Kopf sowie Korrespondenztext Fuß. Hier werden, ebenfalls per Freitext, individuelle Nachrichten für den Empfänger abgesetzt, welche im Formular vor dem Korrespondenzhaupttext bzw. danach angedruckt werden.

 

Korrespondenz übernehmen

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Korrespondenzen zu kopieren und weiterzuverwenden. Öffne hierzu die Korrespondenzübersicht und klicke auf den Button Neue Korrespondenz. Wähle in der Korrespondenz-Maske den Button Korrespondenz übernehmen. Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Korrespondenzen zu suchen und die passende Vorlage für Deine neue Korrespondenz auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in Deine neue Korrespondenz automatisch überführt. Diese kannst Du im Nachgang überarbeiten und die Korrespondenz abschließend erzeugen.

 

Korrespondenz überarbeiten

Mit dieser Funktion kannst Du eine bereits fertiggestellte Korrespondenz erneut bearbeiten. Öffne hierzu die Korrespondenzübersicht und klicke

auf eine Korrespondenz mit dem Status Erstellt. Ist eine Korrespondenz fertiggestellt worden, können die Felder grundsätzlich nicht mehr

bearbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Korrespondenz überarbeiten betätigst, sind wieder alle Felder überschreibbar.

Der Status wechselt auf in Erstellung. Die Korrespondenz wird wiederum durch den Button Angebot erzeugen abgeschlossen und das

PDF-Dokument ersetzt.

 

Korrespondenz löschen

In der Korrespondenzübersicht können in Bearbeitung befindliche Korrespondenzen gelöscht werden. Markiere hierzu die gewünschten Korrespondenzen und gehe über das Kontextmenü Korrespondenzübersicht auf Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

 

Kontaktdaten übernehmen (0001 / 0002 - Kontaktstammdaten)

Arbeitest Du mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für die Korrespondenz relevanten Informationen automatisch nach Auswahl des jeweiligen Stammsatzes in die Korrespondenz gezogen. Auswählen kannst Du dabei einen Kontakt-Stammsatz über die Listbox im Feld Kontakt. Je nachdem welche Partnerrollen bei dem Kontakt hinterlegt sind, kannst Du über den Radiobutton auswählen in welcher Funktion der Kontakt angeschrieben werden soll z.B. als Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter.

 

Wenn Du einen Stammsatz nicht aus der Stammdaten-Listbox ziehen möchtest, sondern direkt im Beleg manuell erfassen, dann klicke auf den Button Anschrift. Nun ändert sich die Listbox in eine Textbox, in der Du die Anschrift erfassen kannst.

 

Interne Zuständigkeit zuordnen (0049 - Interner Bearbeiter)

Verwendest Du dieses Feature, dann hast Du die Möglichkeit in der Korrespondenz einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse einzugeben. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0066 - Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Mitarbeiter- Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Interne Nachrichten in der Korrespondenz hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Korrespondenz eine weitere Registerkarte Interne Vermerke im unteren Bereich der Maske. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Korrespondenz-PDF-Formular für den Empfänger sichtbar werden.

 

Standardisierte Texte verwenden (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Korrespondenztext Kopf und Korrespondenztext Fuß der Korrespondenzmaske, lassen sich individuelle Texte hinterlegen. Wenn Du dieses Feature im Einsatz hast, dann kannst Du zentral hinterlegte Textbausteine bei Bedarf oder automatisch hier zum Einsatz bringen.

 

Standard Kommunikationswege einsehen (0050 - Standard Kommunikationswege)

Wenn Du dieses Feature gewählt hast, dann erhalte in der Korrespondenzmaske die entsprechende Information aus dem Kontakt-Stammsatz eingeblendet.

 

Versandstatus für Korrespondenz pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Korrespondenzen einen Versandstatus zu. Der Versandstatus lässt sich über die Korrespondenzübersicht anzeigen bzw. filtern.

Die Zuweisung kann erfolgen, sobald eine Korrespondenz den Status Erstellt erreicht hat. Der Versand-Status lässt sich in der Korrespondenzmaske im unteren Bereich dokumentieren.

Korrespondenzvorlagen erstellen - 0048

Erstelle Korrespondenzvorlagen und erzeuge daraus standardisierte Korrespondenzschreiben.

 

Korrespondenzvorlagen anzeigen (Korrespondenzvorlagenübersicht)

Wähle im Kontextmenü der Kommunikation den Eintrag Korrespondenzvorlagenübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Funktionen rund um Korrespondenzvorlagen. Neben einer Freitextsuche stehen verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Korrespondenzvorlagen erstellen

Springe in die Korrespondenzvorlagenübersicht und wähle den Button Neue Korrespondenz-Vorlage. Grundsätzlich stehen Dir alle Eingabemöglichkeiten analog zur Korrespondenzerstellung (Kopfbereich, Positionsbereich, Zusatz-Texte etc.) zur Verfügung. Zusätzlich erhältst Du das Feld Vorlagentyp. Dort kannst Du eine prägnante Beschreibung für den Zweck der jeweiligen Korrespondenzvorlage erfassen. Das Feld lässt sich außerdem unter dem Menü Administration à Nachschlagetabellen à Korrespondenz à Korrespondenz-Vorlagentyp zentral hinterlegen.

 

Bitte beachte, dass eine Korrespondenzvorlage keinen Beleg-Status erhält. Nach Eingabe der gewünschten Daten speicherst Du die Korrespondenzvorlage einfach ab.

 

Korrespondenzvorlagen verwenden

Aus den fertigen Korrespondenzvorlagen lassen sich beliebig viele Korrespondenzen erzeugen. Springe hierzu in die gewünschte Korrespondenzvorlage und betätige den Button Korrespondenz erzeugen. Sobald Du einen Stammsatz ausgewählt bzw. eine Empfänger-Adresse eingegeben hast, steht das Korrespondenzschreiben inklusive aller Daten aus der Vorlage bereit für Weiterbearbeitung oder Abschluss.