Inhalt: Kontakte verwalten, Kontakte organisieren, Mehrere Anschriften, Ansprechpartner, Bankverbindungen, Kontakthistorie, Dateien, Import, Dubletten.

Kontakte verwalten - 0001/0002

Im folgenden Video erfährst Du wie Kontakte schnell und einfach mit der Loesungsbox verwaltet werden können:

  • Kontaktübersicht aufrufen
  • Such- und Filtermöglichkeiten für Kontakte
  • Standard Maske Personenkontakt
  • Standard Maske Firmenkontakt
  • Nachschlagetabellen pflegen
  • Neuen Kontakt anlegen
  • Vorhandenen Kontakt löschen

Kontaktübersicht

Über einen Klick auf das Symbol der Kontakt Lupe öffnet sich die Kontaktübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Kontakt-Funktionen. In der Kontaktübersicht werden, je nach Auswahl der Features, sämtliche vorhandene Firmenkontakte und Privatkontakte angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Kontakte pflegen

Öffne die Kontaktübersicht. Springe in einen vorhandenen Firmen- oder Personenkontakt oder lege einen neuen an. Bitte beachte dass Du den Inhalt für die Felder Titel und  Briefanrede zentral hinterlegen kannst unter Konfiguration à Nachschlagetabellen in der Registerkarte Kontakt.


Kontakte löschen

Um Personen- und Firmenkontakte zu löschen markierst Du innerhalb der Kontaktübersicht einen oder mehrere Datensätze und gehst über das Kontextmenü Kontaktübersicht auf den Eintrag Löschen. Die markierten Datensätze werden mit dem Löschkennzeichen L (siehe vorderste Spalte in der Kontaktübersicht) markiert. Wenn Du nun auf Änderungen speichern klickst, wird der Datensatz gelöscht. Bitte beachte dass Kontaktstammdaten nicht komplett aus dem System gelöscht werden. Gelöschte Datensätze können in der Kontaktübersicht weiterhin unter dem Status Gelöschte eingesehen werden.

Kontakte organisieren - 0003

Mit diesem Feature stehen Dir weitere Möglichkeiten für die Organisation Deiner Kontakte zur Verfügung.

 

Übergeordnetes Netzwerk

  • Für Firmen- als auch für Privatkontakte erscheint in der Stammsatz-Maske ein weiteres Feld Übergeordnetes Netzwerk
  • Unter dem Menü Konfiguration à Nachschlagetabellen à Allgemein à Übergeordnetes Netzwerk können Werte erfasst werden, die danach in diesem Stammsatz-Feld auswählbar sind (Mehrfachauswahl möglich).

Branche

  • Zusätzlich erscheint in der Kontakt Stammsatz Maske bei Firmenkontakten ein weiteres Feld Branche.
  • Unter dem Menü Administration à Nachschlagetabellen à Allgemein à Branche kannst Du die gewünschten Werte erfassen, die danach in dieser Stammsatz-Listbox auswählbar sind.

Anschriften zu Kontakten verwalten - 0004

Nach Auswahl des Features, erhältst Du in der Kontakt Stammsatz Maske (sowohl für Firmen- als auch für Privatkontakte) eine weitere Registerkarte Anschriften. Dort lassen sich beliebig viele weitere Anschriften pflegen. Die Hauptanschrift bleibt dabei immer die Anschrift, die in der Registerkarte Kontakt hinterlegt wurde. 

Ansprechpartner zu Kontakten verwalten - 0005

Im folgenden Video erfährst Du wie Du Ansprechpartner zu Deinen Kontakten hinzufügen kannst.

  • Ansprechpartner manuell hinzufügen
  • Ansprechpartner aus Kontaktstammsatz verknüpfen
  • Übersicht Firmenzugehörigkeit zu Personenkontakt
  • Ansprechpartner löschen

Mit diesem Feature steht Dir in der Kontakt Stammsatz Maske (sowohl Firmen als auch Personen) eine Registerkarte Ansprechpartner zur Verfügung. Dort lassen sich beliebig viele Ansprechpartner pflegen. Anhand der Checkbox Haupt-Ansprechpartner legst Du einen Standard Ansprechpartner (für Kontakt Folgeprozesse) fest. Du kannst Ansprechpartner manuell in der Registerkarte erfassen, oder bereits angelegte Kontaktstammdaten über den Button Personenkontakt verknüpfen hinzufügen. Die Information welche Firmen einer Person zugeordnet sind, lässt sich im Personenkontakt einsehen.

Kontakt Bankverbindung pflegen - 0006

Nach Auswahl des Features, bekommst Du in der Kontakt Stammsatz Maske eine neue Registerkarte Bankverbindung. Dort lässt sich pro Kontakt eine Bankverbindung hinterlegen.

Beliebig viele Kontakt Bankverbindungen - 0007

Mit diesem Feature erhältst Du in der Kontakt Stammsatz Maske eine neue Registerkarte Bankverbindungen. Dort lassen sich beliebig viele Bankverbindungen pro Kontakt hinterlegen.

 

Anhand der Checkbox Haupt-Bankverbindung legst Du die Standard Bankverbindung des jeweiligen Kontakts fest.

 

Im Feld Bezeichnung solltest Du eine sprechende Identifikation der Bankverbindung verwenden z.B. Für Zahlungen ins Ausland, Für Projekt XY, etc. um später bei der Verwendung die Bankverbindung besser zuordnen zu können. 

Kontakthistorie pflegen - 0008

Mit diesem Feature kannst Du die Kommunikation mit Deinen Kontakten dokumentieren. Gehe in einen beliebigen Kontakt und springe in die Registerkarte Kontakthistorie.

 

Manuelle Einträge pflegen

Die Eingabemöglichkeiten werden nachfolgend näher erläutert:

  • Datum/Uhrzeit der Kommunikation (wird automatisch mit aktuellem Datum/Uhrzeit befüllt wenn nichts eingegeben wird).
  • Medium z.B. Brief, Telefon etc. à Diese Vorgaben lassen sich unter Konfiguration à  Nachschlagetabellen zentral festlegen, aber auch individuell überschreiben.
  • Kategorisierung + Thema à Diese Vorgaben lassen sich unter Konfiguration à Nachschlagetabellen zentral festlegen, aber auch individuell überschreiben.
  • Grund à Ein weiteres Feld um den Eintrag weiterhin zu spezifizieren.
  • Kontakt-Ansprechpartner à Ansprechpartner des externen Kontakts, mit der Du Dich im Austausch befindest.
  • Interner Mitarbeiter à Hier erfasst Du den internen Ansprechpartner (Deines Unternehmens), der sich im Austausch mit dem externen Kontakt befindet.
  • Info/Ergebnis Folgeaktion à Dokumentation des Resultats und eventuell nächste Schritte zu tun.
  • Datei / Weitere Dateien à Möglichkeit bis zu fünf verschiedene Dokumente (Notizen, Dateien, Mails) pro Eintrag anzuhängen.

Belege und Korrespondenzen in der Kontakthistorie einsehen

Zwischen der Kontakthistorie und den Belegen existiert eine technische Verbindung. Wenn Du einen Beleg erzeugst, dann erhältst Du automatisch einen entsprechenden Eintrag in der Kontakthistorie (Der Belegtyp z.B. Angebot wird dabei unter Kategorisierung, der Dateiname des PDF-Dokuments unter Datei geschrieben). 

 

Kontakt Ansprechpartner übernehmen - 0005

Mit diesem Feature in Kombination kannst Du die Informationen für den Kontakt-Ansprechpartner in der Kontakthistorie aus dem Stammsatz des Kontakt-Ansprechpartners ziehen.

 

Internen Bearbeiter übernehmen - 0049

Mit diesem Feature in Kombination kannst Du die Informationen für den internen Mitarbeiter in der Kontakthistorie aus dem Stammsatz des individuellen Ansprechpartners ziehen.

Kontaktbezogene Dateien hinterlegen - 0009

Mit diesem Feature kannst Du kontaktbezogene Dateien verwalten.

 

Dateien pflegen

Springe in einen beliebigen Firmen- oder Personenkontakt und gehe auf die Registerkarte Dateien. Folgende Felder stehen Dir in der Maske zur Verfügung:

  • Kategorisierung + Thema: Vorgaben lassen sich unter Konfiguration à Nachschlagetabellen zentral festlegen, aber auch individuell überschreiben
  • Bezeichnung: (Name Datei)
  • Datum/Uhrzeit: Beim Erzeugen eines neuen Eintrags werden die Felder Datum und Uhrzeit automatisch befüllt.
  • Datei / Weitere Dateien: Möglichkeit bis zu fünf verschiedene Dateien pro Eintrag anzuhängen.

Dateien löschen

Über das Kontext-Menü Dateien → Löschen lassen sich markierte Datensätze mit anschließendem Speichern wieder entfernen.

Kontakt Import - 0011

Mit diesem Feature kannst Du Kontakte importieren. Unterstützt werden dabei die Formate XLS/XLSX (Microsoft Excel) sowie CSV-Dateien (Comma Separated Values).Öffne die Kontakt-Import-Maske über das Menü Konfiguration → Import (Registerkarte Kontakt).

 

In der Loesungsbox wird zwischen privaten sowie geschäftlichen Kontakten unterschieden. Daher ist auch beim Importieren von Kontakt-Stammdaten zwischen den beiden Kontaktarten zu unterscheiden. Für beide Kontaktarten stehen entsprechende Import-Vorlagen als auch Import-Beispiele zur Verfügung.

 

Vorgehen für den Kontakt Import

  • Mache Dich mit den Beispiel-Dateien des gewünschten Verfahrens (Privat oder Firma) vertraut.
  • Bearbeite die gewünschte Import-Vorlage mit Deinen zu importierenden Kontaktdaten (z.B. Übernehmen aus anderen Quellen etc.) und speichere die Import-Vorlage lokal auf Ihrem Rechner.
  • Wenn die Dateien für den Import fertiggestellt sind, wähle abhängig von Privat- oder Firmenkontakten den jeweiligen Button Import ausführen. Wähle nun die gewünschte Datei aus dem Laufwerk/Verzeichnis Ihres Computers aus.
  • Der Import wird nun ausgeführt. Sofern die Datei korrekt verarbeitet wurde, erhältst Du eine Erfolgsmeldung des Imports. Bei inhaltlichen Fehlern in der Datei, wird der Import komplett abgewiesen und Du erhältst die fehlerhaften Datensätze in einer Übersicht angezeigt. Nachdem Du die Datei entsprechend überarbeitet hast, kann der Import erneut gestartet und erfolgreich ausgeführt werden.
  • Die importierten Datensätze lassen sich in der Kontaktübersicht einsehen (sofort erkennbar unter der Spalte Erstanlage mit Datum und Zeitpunkt).

In der Datei Import-Beispiel findest Du in der zweiten Zeile die Vorgaben bzgl. Befüllung der einzelnen Felder (wie auch nachfolgend beschrieben). Sofern Du diese Datei verwendest, lösche bitte zuvor die 2. Zeile mit den Hinweisen.

 

Je nach Feature-Auswahl kannst Du nachfolgende Informationen importieren, welche Du als Felder in der Kontaktmaske vorfindest. Bitte beachte hierbei, dass analog zur manuellen Erfassung von Kontakten in der Kontaktmaske, die Felder Nachname (bei Privatkontakten) und Firmenname (bei Firmenkontakten) Mussfelder sind, die zwingend in der Schnittstellen-Datei befüllt werden müssen. 

Kontakte auf Dubletten prüfen - 0012

Mit diesem Feature kannst Du prüfen ob gleiche bzw. ähnliche Kontaktstammsätze vorhanden sind.

 

Dubletten Prüfungs Einstellungen vornehmen

Wann ist eine Dublette eine Dublette? Als Erstes solltest Du festlegen, nach welcher Logik Kontakt Dubletten geprüft werden. Gehe hierzu unter dem Menü Konfiguration --> Zentrale Dublettenfprüfung in die Registerkarte Einstellungen.

Folgende Einstellungen sind in der Listbox Umfang der Dublettenprüfung möglich:

  • Name
    • Bei Firmenkontakten wird nur der Name Firma (erste Namenszeile) geprüft
    • Bei Personenkontakten werden nur Vorname und Nachname geprüft
  • Name und Adresse
    • Bei Firmenkontakten werden Name Firma (erste Namenszeile), Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in Kombination geprüft
    • Bei Personenkontakten werden Vorname, Nachname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in Kombination geprüft

Dubletten über zentrale Dubletten Prüfung checken

Springe über das Menü Konfiguration in die Zentrale Dublettenprüfung. Über den Button Dublettenprüfung durchführen kannst Du Deine gesamten Kontakte auf Dubletten prüfen lassen. Geprüft wird nach der Logik, die Du zuvor unter der zentralen Dublettenprüfung festegelegt hast.

Sollten Dubletten erkannt werden, kannst Du diese markieren und über den Button Ausgewählte Dubletten löschen direkt löschen. Bitte vergewissere dich aber zuvor welcher Kontakt als Dublette gelöscht werden soll (direkter Absprung in die Kontakte möglich). Hinweis: Es können nur Kontakte gelöscht werden, die noch keine Belege erhalten haben. Wenn Dubletten nicht gelöscht werden können, dann kannst Du diese alternativ auch auf inaktiv setzen. 

 

Dubletten einzeln (im Kontakt) checken

Gehe hierzu in einen beliebigen Kontakt-Stammsatz und klicke auf den Button Dublettenprüfung. Du erhältst sofort Rückmeldung durch das Programm ob Dubletten gefunden wurden (und wenn ja welche Stammsätze dies sind) oder nicht. Geprüft wird nach der Logik, die Du zuvor unter der zentralen Dublettenprüfung festegelegt hast.