Inhalt: Eigene Firmendaten für Formulardruck pflegen, Firmenlogo einbinden, Mehrwertsteuer Einstellungen, eigene Organisationsstruktur, eigene Geschäftsarten.

Eigene Firmendaten erfassen

  • Gehe über den Menüpunkt Administration auf Meine Firma, um auf die Einstiegsmaske zur Pflege Deiner Firmendaten zu gelangen.
  • Bitte pflege die Informationen korrekt und sorgfältig. Die Daten in den Registerkarten Kontakt, Steuerdaten und Bankverbindung werden größtenteils als Basis für sämtliche Belege (in Kopfzeilen, Fußzeilen etc.) verwendet.
  • Sofern Du bestimmte Informationen in den Belegen nicht verwenden möchtest, dürfen die betroffenen Felder nicht befüllt werden.
  • Wichtig: In der Registerkarte Steuerdaten wird die sensible Logik zur Umsatzsteuer hinterlegt.

Eigene Kontaktinformationen erfassen

Unter der Registerkarte Kontakt hinterlegst Du die Kontaktinformationen Deines Unternehmens.

 

Eigene Steuerinformationen erfassen

Unter der Registerkarte Steuerdaten können Steuerinformationen zu Deinem Unternehmen gepflegt werden. 

 

Umsatzsteuerbefreit / Umsatzsteuerpflichtig

  • Die Checkbox Ist Steuerbefreit darf nur dann aktivieret werden, wenn Du komplett ohne Umsatzsteuer arbeitest (Kleinunternehmerregelung). Wenn Du den Haken setzt, unterscheidet die Loesungsbox systemweit nicht mehr zwischen Netto- und Bruttopreisen. Es gibt nur noch Netto ohne Ausweis von Umsatzsteuer.
  • Wenn Sie den Haken aktivierst (durch Anklicken des Ausrufezeichens), erhältst Du eine Warnung ob Du tatsächlich steuerbefreit bist. Nach Bestätigung des Hinweisfensters erfolgt die Umstellung und das System wechselt die Umsatzsteuerlogik. Der erneute Wechsel funktioniert erneut über Anklicken des Ausrufezeichens.
  • Hinweis: Technisch ist es fortlaufend möglich immer wieder zwischen den zwei Zuständen steuerbefreit und steuerpflichtig zu wechseln. Dies ist rechtlich aber nicht zulässig. Entweder Sie sind ein ganzes Kalenderjahr steuerpflichtig oder nicht. Bitte nehmen Sie einmal die richtige Einstellung vor und dann nicht mehr erneut (es sei denn das Finanzamt hat einer weiteren Umstellung zugestimmt).

Umsatzsteuer Standardsätze 

Unter der Registerkarte Globale Einstellungen hinterlegst Du den Umsatzsteuer-Standardsatz (voller Satz, reduzierter Satz, steuerbefreit) Deiner Produkte bzw. Dienstleistungen. Der Umsatzsteuer-Standardsatz wird in sämtlichen Belegen immer als Erstes gezogen, kann aber bei Bedarf abgeändert werden. Unter der Registerkarte Mehrwertsteuersätze kannst Du die aktuell gültigen Umsatzsteuersätze auch anpassen. Bei Auslieferung der Loesungsbox sind die zum aktuellen Zeitpunkt gesetzlich gültigen Sätze hinterlegt. Hinweise:

  • Bei Auslieferung der Loesungsbox wird der Volle Satz als Standard verwendet.
  • Wenn Du unter Meine Firma à Steuerdaten angegeben hast, dass Du grundsätzlich von der Mehrwertsteuer befreit bist, dann hat die Hinterlegung von Umsatzsteuer-Standardsätzen an dieser Stelle keine Relevanz.

Steuerinformationen Allgemein

  • In den Feldern Steuernummer und USt-IdNr. werden allgemeine Steuerinformationen zum Unternehmen hinterlegt.

Rechtliche Informationen

  • In den Feldern Geschäftsführung und Handelsregister werden rechtliche Informationen zum Unternehmen gepflegt.

Eigene Bankverbindung erfassen

  • Unter der Registerkarte Bankverbindung pflegst Du die Daten Deiner Hausbank

Eigenes Firmenlogo hinterlegen - 0069

Mit diesem Feature kannst Du ein oder zwei Bilder (Logos) im Kopfbereich Deiner Belege andrucken lassen.

 

Gehe hierzu über den Menüpunkt Administration à Meine Firma. Im unteren Bereich der Maske (Registerkarte Kontakt) kannst Du Dein(e) Logo(s) hochladen. Damit ein Logo-Bild erfolgreich geladen und optimal in Belegen angezeigt werden kann, muss es den folgenden technischen Vorgaben entsprechen:

  • Zulässige Formate: jpg, jpeg, gif, png, bmp, wmf
  • Maximale Dateigröße: 10 MB

Ein Logo verwenden

Wenn Du ein Logo verwenden möchtest, dann wähle in der Listbox links oben oder rechts oben für die gewünschte Position im Formular.

Zwei Logos verwenden

Verwendest Du zwei Logos, dann wähle in der Listbox links und rechts oben aus. Für das 2. Logo (rechtes Logo) hast Du außerdem die Möglichkeit das Bild rechtsbündig zu positionieren, oder linksbündig und damit direkt über dem Absender-Kopf (im nachfolgenden Beispiel wurde rechtsbündig gewählt). 

 

Tipp: Generiere ein Probe-PDF in einem beliebigen Beleg z.B. Rechnung um zu sehen wie Deine Bilder angezeigt werden.

Mehrwertsteuer Einstellungen pflegen

Gehe über den Menüpunkt Konfiguration auf Mehrwertsteuer-Einstellungen.

 

Unter der Registerkarte Globale Einstellungen hinterlegst Du den Umsatzsteuer-Standardsatz (voller Satz, reduzierter Satz, steuerbefreit) für Deine Produkte bzw. Dienstleistungen. Der Umsatzsteuer-Standardsatz wird in sämtlichen Belegen immer als Erstes gezogen, kann aber bei Bedarf abgeändert werden.

 

Unter der Registerkarte Mehrwertsteuersätze können die gültigen Deutschen Umsatzsteuersätze angepasst werden. Bei Auslieferung der Loesungsbox sind die zum aktuellen Zeitpunkt gesetzlich gültigen Sätze hinterlegt.

 

Hinweis: Bei Auslieferung der Loesungsbox wird der Volle Satz als Standard verwendet. Wenn Du unter den eigenen Steuereinstellungen (Meine Firma à Steuerdaten) angegeben hast, dass Du grundsätzlich von der Mehrwertsteuer befreit bist, dann hat die Hinterlegung von Umsatzsteuer-Standardsätzen an dieser Stelle keine Relevanz.

Organisationsstruktur pflegen - 0071

Mit diesem Feature kannst Du die Abteilungen (Instanzen) Deines Unternehmens abbilden. Gehe hierzu im Menü unter Konfiguration à Nachschlagetabellen à Meine Firma à Abteilung.

  

In der Kontakt-Registerkarte Mitarbeiter kannst Du die Abteilungen dann Deinen Mitarbeitern zuweisen.

Geschäftsarten pflegen - 0046

Mit diesem Feature können Vertragsarten für unterschiedliche Geschäfte angelegt und in Vertriebsbelegen verwendet (angedruckt) werden.

 

Geschäftsarten erfassen

Unter dem Menü Konfiguration à Nachschlagetabellen kannst Du Geschäftsarten unter der Registerkarte Allgemein à Geschäftsart erfassen.

 

Geschäftsarten in Vertriebsbelegen verwenden

 

In allen Vertriebsbelegen z.B. Angebot stehen Dir in der jeweiligen Maske (oberer Bereich Registerkarte Kopf) eine Listbox Geschäftsart zur Verfügung, mit der die gewünschte Vertragsart einem Beleg zugeordnet werden kann. Die ausgewählte Vertragsart wird auf das jeweilige Formular im Titel sowie in der Brutto Summe des Belegs angedruckt.