Inhalt: Einstellungen zur Nutzung von E-Mail hinterlegen, E-Mails anzeigen, E-Mail Signatur hinterlegen, E-Mails versenden, E-Mail Signaturen verwalten.

E-Mail Versand

Einstellungen zur Nutzung von E-Mails 0077

Diese Aktivitäten in den SMTP-Einstellungen musst Du einmalig vornehmen, um den technischen E-Mail-Versand nutzen zu können. Gehe hierzu im Menü über Administration à Meine Firma auf die Registerkarte E-Mail-Einstellungen. Dort hinterlegst Du für ein zentrales E-Mail-Postfach die SMTP Daten Deines Providers:

  • SMTP Host z.B. smtp.1und1.de bei 1&1
  • SMTP Port z.B. 587 bei 1&1
  • SSL verwenden ja/nein
  • SMTP User für Zugang zu Deinen E-Mails bei Deinem Provider
  • SMTP Passwort für Zugang zu Deinen E-Mails bei Deinem Provider

Über den Button Einstellungen überprüfen kannst Du einen Schnell-Check durchführen, ob die hinterlegten Daten stimmig sind. Sofern Dir Deine Daten für die Eingabe nicht vorliegen, wende Dich bitte an Deinen E-Mail-Provider. Sind die Daten korrekt hinterlegt, können E-Mails aus der Loesungsbox versendet werden.

 

E-Mails anzeigen

 

Gehe im Menü auf das Kontextmenü von Kommunikation (rechts neben Kommunikation Lupe) und wähle E-Mail-Übersicht. In der E-Mail-Übersicht werden alle erstellten und versendeten E-Mails angezeigt.

 

E-Mail Signatur hinterlegen

 

Bevor Du die ersten E-Mails versendest, solltest Du zuerst eine zentrale Signatur hinterlegen, die bei der Erstellung der Mails automatisch verwendet wird. Gehe hierzu im Kontextmenü Kommunikation auf den Eintrag E-Mail-Signatur. Neben dem E-Mail Absender (muss nicht unbedingt identisch sein mit dem eingerichteten technischen E-Mail-Postfach) und einem Signaturen-Text kannst Du auch ein Bild z.B. Dein Logo einbinden.

Verwendest Du ein Bild in Deiner Signatur, so kannst Du dessen Größe per Doppelklick anpassen. Gebe eine Pixelbreite in das Pop-Up Fenster ein. Die Bildgröße wird danach automatisch angepasst. Als E-Mail-Logos eignen sich Bildgrößen im Intervall 100 – 200.

 

Belegversand per E-Mail

 

E-Mail-Vorlagen anlegen

Gehe im Menübereich auf die Listbox des Themenfelds Kommunikation und wähle E-Mail Vorlagen Übersicht aus. 

Dort kann eine E-Mail-Vorlage pro Belegart z.B. Rechnung oder Angebot erstellt werden. Durch die Verwendung von Platzhaltern (Dropdown-Box im Betreff sowie unterhalb der Mail-Nachricht) können Texte automatisiert aus Stamm- und Belegdaten gezogen werden.

 

 

Belege per E-Mail automatisiert versenden

 

Nach Erstellung eines Belegs innerhalb der Belegmaske auf den Button Versenden klicken. Dadurch öffnet sich die vorbereitete E-Mail inklusive der Daten aus den hinterlegten Platzhaltern. Zusätzlich wird das PDF-Formular automatisch im Anhang geladen. Die E-Mail ist bereit zum Versenden bzw. kann mit weiteren Inhalten ergänzt werden.

Normale E-Mails versenden

Öffne die E-Mail Übersicht und klicke auf den Button Neue E-Mail. Nachfolgende Felder stehen Dir dabei zur Verfügung.

  • Status à Neu, Versendet, Versand fehlgeschlagen.
  • Empfänger à Sichtbare Haupt Empfänger der E-Mail
  • CC à Sichtbare Kopie Empfänger der E-Mail
  • BCC à Unsichtbare Kopie Empfänger der E-Mail
  • Betreff à Betreff E-Mail (Kopfdaten E-Mail)
  • Nachricht à E-Mail-Nachricht
  • Absender à Absender der E-Mail (Kopfdaten E-Mail)
  • Signatur à Signatur Absender der E-Mail (wird nach dem Mailtext angedruckt)
  • Anhänge à Dateien der E-Mail anhängen
  • Log à Logbucheinträge nach dem Versand von E-Mails. Hier werden Hinweise zu nicht versendeten E-Mails dokumentiert. Bitte beachte, dass das Logbuch (am rechten unteren Maskenbereich) nur dann erscheint, wenn man eine E-Mail versendet hat bzw. versucht hat zu versenden (also nicht bei Status Neu).

Um eine E-Mail zu versenden betätigst Du den Button E-Mail versenden (im rechten unteren Maskenbereich).

Mehrere E-Mail Signaturen verwalten - 0078

Mit diesem Feature kannst Du beliebig viele individuelle E-Mail Signaturen zentral verwalten und flexibel verwenden.

 

E-Mail Signaturen anzeigen (E-Mail Signaturen Übersicht)

Gehe im Menübereich auf die Listbox des Themenfelds Kommunikation und wählen E-Mail Signaturen. In der E-Mail Signaturen Übersicht werden sämtliche vorhandene E-Mail Signaturen angezeigt.

 

E-Mail Signaturen erstellen

Öffne die E-Mail Signaturen Übersicht und springe in der Übersichtstabelle auf eine leere Zeile. Im unteren Maskenbereich lassen sich beliebig viele E-Mail Signaturen pflegen. Folgende Felder stehen dabei zur Verfügung:

  • Standard à Anhand dieser Checkbox lässt sich eine Standardsignatur markieren, die bei Mails automatisch immer zuerst gezogen wird. Bitte beachte, dass Du nur eine Signatur als Standard auswählen kannst.
  • Bezeichnung
  • Absender à Für den Empfänger der Mail sichtbarer Absender
  • Signaturinhalt à Textbox für den textuellen Inhalt der Signatur sowie der Möglichkeit ein Bild bzw. Logo hinzuzufügen

 

Bildgröße der Signatur anpassen

Verwendest Du ein Bild in Deiner Signatur, so kannst Du dessen Größe per Doppelklick anpassen. Gebe eine Pixelbreite in das Pop-Up Fenster ein. Die Bildgröße wird danach automatisch angepasst. Als E-Mail-Logos eignen sich Bildgrößen im Intervall 100 – 200.