Inhalt: Aufträge pflegen, übernehmen, überarbeiten, löschen, Kontakt-Kundenstammdaten verwenden, Rabatt, Skonto, Nebenleistungen, Interne Bearbeiter, Artikel übernehmen, Individuelle Preise, Interne Notizen, Textbausteine, Standard-Kommunikationswege, Versandstatus, Vorgänger- und Nachfolgebelege, Aufträge stornieren.

Aufträge verwalten - 0027

Aufträge anzeigen (Auftragsübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der AuftragLupe (oberes Menü) öffnet sich die Auftragsübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Auftrags-Funktionen. In der Auftragsübersicht werden sämtliche vorhandene Aufträge angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Auftragspositionen anzeigen (Auftragspositionsübersicht)

Wähle im Kontextmenü des Auftrags den Eintrag Übersicht Auftrags-Positionen. In dieser Übersicht erhältst Du kundenübergreifend sämtliche erstellte Auftragspositionen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Aufträge erstellen

Öffne die Auftragsübersicht und klicke auf den Button Neuer Auftrag. Ein Auftrag wird grundsätzlich in zwei Schritten erzeugt.

 

Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Der Auftrag hat in dieser Phase den Status in Erstellung. Im zweiten Schritt, wenn Du den Button Auftrag erstellen klickst, wird der Auftrag abgeschlossen und das dazugehörige PDF-Dokument erzeugt. Der Auftrag erhält nach dieser Aktion den Status Bestätigt.

 

Die Auftragsmaske besteht aus den Registerkarten Kopf, Positionen, Angebotstext(Kopf), Angebotstext(Fuß) sowie Abrechnungsspezifische Optionen. Nachfolgend werden die einzelnen Registerkarten des Auftrags näher erläutert.

 

Registerkarte Kopf - Basisdaten

In dieser Registerkarte werden die Kopf- und Basisdaten des Auftrags befüllt. Die meisten Informationen sind dabei optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Auftrags-PDF-Formular gedruckt:

  • Auftragsnummer: Automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt.
  • Status: Status des Auftrags (in Erstellung, Bestätigt etc.).
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden durch das System dokumentiert.
  • Kunde: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner.
  • Thema: Die Überschrift im Auftrag (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Unser Angebot vom …“ zur besseren Zuordnung des Auftrags.
  • Auftragsdatum: Datum des Auftrag-Dokuments (wenn nichts befüllt wird Tagesdatum automatisch vergeben).
  • Zeitraum Lieferung/Leistung: Freitext z.B. April – August 2017 oder Datumseingabe.
  • Ort Lieferung/Leistung: Freitexteingabe.

Registerkarte Kopf - Errechnete Gesamtbeträge

Im rechten oberen Bereich der Registerkarte Kopf errechnet das System automatisch Zwischensummen und Gesamtbeträge, welche sich im Wesentlichen aus den Eingaben in den Positionsdaten zusammensetzen: Warenwert, Netto Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer und Brutto Gesamtbetrag.

 

Registerkarte Kopf - Aktionsbuttons

Im unteren Bereich der Registerkarte Kopf stehen Dir folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status des Auftrags) zur Verfügung:

-          Auftrag erzeugen (Status: in Erstellung)

-          Auftrag Probe PDF (Status: in Erstellung)

-          Auftrag überarbeiten (Status: Bestätigt)

-          Auftrag drucken (Status: Bestätigt)

Über die Checkbox Preise kann das Andrucken von Preisen innerhalb der Positionsdaten verhindert werden.

 

Registerkarte Positionen

Unter der Registerkarte Positionen gibst Du die gewünschten Positionen für Deine Artikel (Produkte und Dienstleistungen) ein, die Du im Auftrag anbieten möchtest. Eine Positionszeile setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:

-          Position (automatisch durch das System befüllt um eine Zeile eindeutig zu kennzeichnen)

-          Bezeichnung (Name Kurzbeschreibung des Artikels)

-          Anzahl (Menge pro Position)

-          Einheit (Mengeneinheit der Position z.B. Stück, Tag(e) etc.)

-          Preis pro Einheit

-          Gesamtpreis (Menge * Preis pro Einheit, automatisch berechnet)

-          Mehrwertsteuer Art (voller Satz, reduzierter Satz, steuerbefreit)

 

Rechts unten in der Maske erhältst Du ein weiteres aufklappbares Register für den Positionsbereich Details. Dort kannst Du markierte Zeilen der Positionsdaten alternativ zur Positionstabelle bearbeiten.

 

Registerkarten Auftragstext(Kopf) und Auftragstext(Fuß)

In den Registerkarten Auftragstext(Kopf) sowie Auftragtstext(Fuß) werden per Freitext individuelle Nachrichten für den Empfänger abgesetzt, welche im PDF-Formular oberhalb der Auftragspositionen (bei Auftragstext Kopf) bzw. unterhalb der Auftragspositionen (bei Auftragstext Fuß) angedruckt werden.

 

Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen

In der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen können Zahlungsinformationen (Zahlungsziel und Zahlungsart) hinterlegt werden.

 

Belege übernehmen

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Aufträgen (oder auch anderen Vertriebsbelegen) zu kopieren und weiter zu verwenden.

 

Öffne hierzu die Auftragsübersicht und klicke auf den Button Neuer Auftrag. Wähle in der Auftrags-Maske den Button Beleg übernehmen.

Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Aufträgen bzw. anderen Vertriebsbelegen zu suchen und die passende Vorlage für Deinen neuen Auftrag auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in den neuen Auftrag automatisch überführt. Diese Vorlage kannst Du nun beliebig überarbeiten und den Auftrag abschließend erzeugen.

 

Aufträge überarbeiten

Mit dieser Funktion kannst Du einen bereits fertiggestellten Auftrag erneut bearbeiten. Öffne hierzu die Auftragsübersicht und klicke auf einen Auftrag mit dem Status Bestätigt.

 

Ist ein Auftrag fertiggestellt worden, können die Felder grundsätzlich nicht mehr überarbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Auftrag überarbeiten betätigst, sind wieder alle Felder überschreibbar. Der Status wechselt auf in Erstellung. Der Auftrag wird wiederum durch den Button Auftrag erzeugen abgeschlossen und das PDF-Dokument ersetzt. Hinweis: Beauftragte oder stornierte Aufträge können nicht wieder überarbeitet werden.

 

Aufträge löschen

In der Auftragsübersicht können sich in Erstellung befindende Aufträge gelöscht werden. Markiere hierzu die gewünschten Aufträge und gehe über das Kontextmenü Auftragsübersicht auf Aufträge Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

 

Kontakt- und Kundendaten aus Stammsätzen übernehmen (0037 - Kunde)

Arbeitest Du mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für den Auftrag relevante Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes in den Auftrag gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Stammsatz über die Listbox im Feld Kunde. Die Daten können nach Wunsch weiter überarbeitet werden. Bitte beachte, dass Du Kunden-Stammdaten innerhalb des Auftrags nur selektieren kannst, wenn im Kontaktstammsatz die Checkbox Ist Kunde aktiviert ist. Wenn Du einen Stammsatz nicht aus der Kunden-Listbox ziehen möchtest, sondern direkt im Beleg manuell erfassen, dann klicke auf den Button Anschrift. Nun ändert sich die Listbox in eine Textbox, in der Du die Anschrift erfassen kannst.

 

Rabatt erfassen (0040 - Rabatt)

Mit diesem Feature stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung um innerhalb von Aufträgen mit Rabatten zu arbeiten.

Einerseits kannst Du einen prozentualen Gesamtrabatt auf die Summe der Nettopositionen vergeben (siehe in der Auftragsmaske unter Registerkarte Kopf rechts oben). Andererseits kann jede einzelne Position entweder mit einem prozentualen Rabatt oder einem Betrags Rabatt ausgestattet werden (siehe Registerkarte Positionen).

 

Skonto erfassen (0041 - Skonto)

Arbeitest Du mit diesem Feature stehen Dir im Auftrag unter der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen Felder für die Pflege der Skontoinformationen (Skonto %, Skonto innerhalb von Tagen) zur Verfügung.

 

Nebenleistungen erfassen (0042 - Nebenleistungen)

Durch Einsatz der Nebenleistungen erhältst Du eine klare Trennung im Auftrag zwischen Netto-Warenwert und dem Nettogesamtbetrag inklusive Nebenleistungen wie Fracht. Springe hierzu in einen Auftrag und erfasse die Höhe und Art der Nebenleistung (Registerkarte Kopf im oberen rechten Bereich).

 

Interner Bearbeiter erfassen (0046 - Interner Bearbeiter) 

Verwendest Du dieses Feature, dann kannst Du im Auftrag (Registerkarte Kopf) einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse hinterlegen. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0049 – Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Mitarbeiter-Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Artikel aus Stammsätzen übernehmen (0013 - Artikel) 

Arbeitest Du mit Artikelstammdaten, dann erhältst Du in der Auftragsmaske links von den Positionsdaten (Registerkarte Positionen) einen Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikelstammdaten. Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus Artikel Favoriten übernehmen (0016 - Artikel Favoriten)

Anhand dieses Features erscheint in der Auftragsmaske links von den Positionsdaten ein Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikel-Favoriten (unter Registerkarte Positionen Registerkarte Favoriten). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz lassen sich die Artikel-Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus häufig verwendete Artikel übernehmen (0036 - Bestseller)

Verwendest Du dieses Feature, dann erhältst Du in der Auftragsmaske (unter Registerkarte Positionen die Registerkarte Bestseller) einen Bereich für das Auswählen von den am häufigsten verwendeten Artikeln (innerhalb Rechnungen). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikelbild verwenden (0015 - Artikelbild)

Mit diesem Feature kannst Du Artikelbilder auf das Auftrags-PDF-Formular drucken, sofern diese in den verwendeten Artikelstammsätzen hinterlegt wurden. Du musst hierzu lediglich die Checkbox Artikelbilder in der Auftragsmaske (Registerkarte Kopf) aktivieren.

 

Artikelnummer verwenden (0019 - Artikelnummer)

Mit diesem Feature erscheint in der Registerkarte Positionen eine neue Spalte Artikelnummer.

 

Extra lange Artikelbeschreibungen verwenden (0014 - Artikelbezeichnung lang)

Anhand dieses Features erhältst Du die Möglichkeit lange Artikelbeschreibungen auf das Auftrags-PDF-Formular zu drucken. Damit die Information auf dem Auftrags-PDF-Formular angedruckt wird, musst Du Checkbox Artikelbezeichnung lang (unterer Bereich der Registerkarte Kopf) in der Auftragsmaske aktivieren.

 

Individuelle Preise aus Kundenstammdaten ziehen (0043 - Individuelle Preise)

Wenn Du individuelle Preise im Kundenstamm hinterlegt hast, dann erhältst Du automatisch diese Preise durch Auswahl des jeweiligen Artikels in der Auftragsmaske. Auf dem Auftrags-PDF-Formular wird der Sonderpreis inklusive der hinterlegten Begründung der Reduzierung z.B. „Super-Lieblings-Kunde“ angedruckt. Bitte beachte, dass mit Sonderpreis hinterlegte Artikel in den Positionsdaten der Auftragsmaske mit einer Spalte ist Sonderpreis ausgewiesen werden.

 

Interne Notizen hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du im Auftrag eine weitere Registerkarte Interne Vermerke. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Auftrags-PDF-Formular für den Kunden sichtbar werden.

 

Standard Texte übernehmen (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Auftragstext(Kopf) und Auftragstext(Fuß) lassen sich individuelle Texte hinterlegen. Wenn Du dieses Feature im Einsatz hast, dann kannst Du die zentral hinterlegten Textbausteine bei Bedarf oder automatisch hier zum Einsatz bringen.

 

Standard Kommunikationswege einsehen (0050 - Standard Kommunikationswege)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Registerkarte Kopf (unterer Bereich) die entsprechende Information aus dem Kontakt-Stammsatz eingeblendet.

 

Versandstatus des Angebots pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Aufträgen einen Versandstatus zu, um zu dokumentieren dass Belege versendet wurden oder nicht. Der Versandstatus lässt sich in der Auftragsübersicht anzeigen bzw. filtern. Die Zuweisung kann erfolgen, sobald ein Auftrag den Status Bestätigt erreicht hat. Der Versand-Status lässt sich in der Auftragsmaske unter Registerkarte Kopf (im unteren Bereich) pflegen.

 

Nachfolgebeleg aus Auftrag erzeugen (0045 - Belegkette Betrieb)

Je nach Einsatz weiterer Beleg-Features, kannst Du mit diesem Feature aus einem Auftrag die Folgebelege Lieferung, Vertrag oder Rechnung per Knopfdruck erzeugen. Der Status des Auftrags muss dabei Bestätigt sein. Ein Folgebeleg lässt sich über den jeweiligen Button unter der Registerkarte Kopf erzeugen.

Aufträge stornieren - 0028

Hast Du dieses Feature gewählt, dann kannst Du per Knopfdruck einen Auftrag stornieren und damit im System als nicht mehr gültig deklarieren.

Öffne hierzu die Auftragsübersicht und wähle einen Auftrag mit dem Status Bestätigt. Klicke nun auf den Button Auftrag stornieren. Danach erhältst Du die Aufforderung den Stornogrund einzugeben (Pflichtinformation). Nach erfolgreicher Stornierung erhält der Auftrag den Status Storniert. Bitte beachte dass ein stornierter Auftrag nicht mehr weiterbearbeitet werden kann.