Aufträge - Felder und Funktionen der Kopfmaske

Einstieg

Wurde in der Auftragsübersicht der Button Neuer Auftrag gewählt oder ist man von dort per Doppelklick in einen vorhandenen Auftrag gesprungen, kommt man direkt zur Maske Auftragsdaten Kopf. Auf dieser Seite werden sämtliche Felder und Funktionen der Aufträge Kopf Maske beschrieben.

 

Auftrag Kopf Maske 1
Angebot Kopf Maske 2

Kunden-Nr., Auftrags-Nr., Status

  • Kunden-Nr. (falls vergeben) und Auftrags-Nr. werden automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt
  • Auftrags-Nr. können individuell nach eigenen Bedürfnissen eingestellt werden (Belegnummern-Einstellungen)
  • Status: Wird automatisch durch das System vergeben. Wird ein Auftrag z.B. neu erstellt oder geändert ist der Status In Erstellung

Kundendaten auswählen / eingeben

Hier kann man entweder einen bereits angelegten Kundenstammsatz auswählen oder manuell eine Adresse eintippen. Um einen Stammsatz auszuwählen klickt man auf die Listbox rechts neben dem Feld Kunde. Es öffnet sich darauf hin ein Pop Up Fenster, in dem man die Möglichkeit hat Kunden zu suchen und per Doppelklick oder Markierung und OK Button in den Auftrag zu übernehmen.

Kunde übernehmen Pop-Up

 

Nach Auswahl des Kunden-Kontakts werden die Felder Anschrift und Ansprechpartner automatisch mit den im Kundenstamm hinterlegten Standard-Werten befüllt:

Standard Anschrift und Ansprechpartner

 

Möchte man stattdessen die Adresse ohne vorhandene Kundendaten manuell eingeben, so muss auf den Button Anschrift geklickt werden.

Adresse manuell eingeben

Kopfdaten zum Auftrag

Rahmendaten zum Auftrag
Auftrag Kopfdaten Formular

 

Besonderheiten:

  • Thema: Manuell eintragen oder über die Listbox einen festgelegten Standardwert verwenden (zentrale Pflege der Werte in den Nachschlagetabellen)
  • Alternativer Beleg-Name: Sollte die Belegüberschrift Auftrag auf dem Formular nicht gewünscht sein, kann hier alternativ ein anderer Titel angegeben und angedruckt werden.

Auftragsvorlage verwenden

Über den Button Auftragsvorlage übernehmen kann für den Auftrag eine zuvor erstellte Vorlage verwendet werden. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man die Vorlagen suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern. Hinweis: Zuerst die Auftragsvorlage ziehen und dann weiterbearbeiten. Andersrum würde die Auftragsvorlage zuvor eingegebene manuelle Daten überschreiben.

Auftragsvorlage Button

Beleg kopieren - Belegvorlage für Auftrag

Über den Button Beleg übernehmen können die Daten aus einem anderen Beleg 1:1 für den Auftrag kopiert werden. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop Up Fenster über welches man den zu kopierenden Beleg suchen und auswählen kann. Die Daten lassen sich beliebig korrigieren oder erweitern.

Beleg übernehmen

Preise

Preise Checkbox

Mit dieser Checkbox wird entschieden ob man Preise im Auftrags-Formular dem Kunden gegenüber ausweisen möchte oder nur die Auftragspositonen ohne Preisangabe.

 


Artikelbezeichnung lang

Artikelbezeichnung lang

Mit dieser Checkbox werden lange Artikelbzeichnungen (mehrzeilig) auf das Formular angedruckt.

 


Artikelbild

Mit dieser Checkbox werden Artikelbilder aus den Artikelstammdaten auf das Formular angedruckt


Preisübersicht Kopf

Im rechten oberen Bereich der Auftrag Kopf Maske werden Netto- und Bruttogesamtpreise sowie Umsatzsteuer automatisch (befüllt aus der Registerkarte Positionen) aufgeschlüsselt. Die Übersicht kann je nach Steuerkonstellation oder Geschäftsvorfall abweichen:

angebots kalkulation

Auftrag Probe PDF

Wenn dieser Button betätigt wird, öffnet sich der Auftrag als PDF in Vorschau. Der Beleg wird noch nicht im System erzeugt.

Auftrag Probe PDF Button

Neuen Auftrag erzeugen / abschließen

Dieser Button führt dazu dass der Auftrag im System als Beleg erzeugt wird. Ist ein Auftrag erzeugt, so wechselt der Status von in Erstellung auf Bestätigt.

Auftrag bestätigen Button

 

Nach Erzeugung des Auftrags wird der Name der PDF-Auftrags-Datei automatisch vergeben. Die Standard Logik der Namensvergabe für die Datei ist "Name der Firma-Auftrag-Auftragsnummer-Auftragsdatum". Diese Logik kann auf eigene Wünsche angepasst werden - Mehr Infos.

Auftrags Formular PDF anzeigen

Nachdem der Aufrag abgeschlossen wurde, stehen neue Funktionen im unteren Bereich der Auftrags Kopfmaske zur Verfügung, die nachfolgend näher erklärt werden.

Auftrag Aktionen nach Erzeugung

Lieferung aus dem Auftrag erzeugen

Aus dem Auftrag lässt sich per Knopfdruck auf den Button Lieferung erzeugen eine Lieferung aus dem Auftrag ableiten. Dabei öffnet sich direkt ein neues Fenster mit der übernommenen Lieferung im Status in Erstellung. Die Lieferung kann weiter bearbeitet und abgeschlossen werden.

 

Gleichzeitig hat die Loesungsbox in der Auftragsmaske Kopf im unteren Bereich wiederum folgende Aktionen automatisch ausgeführt:

  • Ein neues Feld Nachfolgebeleg ist erschienen. Über den Pfeil rechts neben dem Textfeld kann man direkt vom Auftrag in die Nachfolgerlieferung springen
Nachfolgebeleg Lieferung

Möchte man die Ableitung der Lieferung aus dem Auftrag zurück nehmen, so muss man die Lieferung löschen (falls sie sich noch im Status in Erstellung befindet) bzw. sie stornieren.

 

Rechnung aus dem Auftrag erzeugen

Aus dem Auftrag lässt sich per Knopfdruck auf den Button Rechnung erzeugen eine Rechnung aus dem Auftrag ableiten. Dabei öffnet sich direkt ein neues Fenster mit der übernommenen Rechnung im Status in Erstellung. Die Rechnung kann weiter bearbeitet und abgeschlossen werden.

 

Gleichzeitig hat die Loesungsbox in der Auftragsmaske Kopf im unteren Bereich wiederum folgende Aktionen automatisch ausgeführt:

  • Ein neues Feld Nachfolgebeleg ist erschienen. Über den Pfeil rechts neben dem Textfeld kann man direkt vom Auftrag in die Nachfolgerechnung springen
Nachfolgebeleg Rechnung

Möchte man die Ableitung der Rechnung aus dem Auftrag zurück nehmen, so muss man die Rechnung löschen (falls sie sich noch im Status in Erstellung befindet) bzw. sie stornieren (falls sich die Rechnung bereits im Status fakturiert befindet). Hat man dies gemacht, so wechselt der Status Beauftragt wieder in einen neutralen Zustand und das Feld Nachfolgebeleg verschwindet wieder.

 

Auftrags PDF Formular anzeigen und lokal abspeichern

Das Auftrags-PDF lässt sich mit Klick auf den Record-Button direkt öffnen. Von dort aus kann es bei Bedarf lokal auf dem Computer abgespeichert werden. Über einen Klick auf den Listbox Pfeil kann das PDF auch direkt lokal gespeichert werden.

Auftrag Formular PDF anzeigen

Erstellten Auftrag überarbeiten

Ein erstellter Auftrag kann überarbeitet werden, wenn:

  • Keine Lieferung oder Rechnung abgeleitet wurde
  • Der Auftrag nicht storniert wurde

Sobald man den Button Auftrag überarbeiten klickt, sind sämtliche Felder in der Maske wieder bereit für die Eingabe. Der Status des Auftrags wechselt zurück von Bestätigt auf in Erstellung.

Auftrag überarbeiten Button

Auftrag stornieren

Erstellte Aufträge können mit dem Button Auftrag stornieren storniert werden. Drückt man den Button, dann öffnet sich als Nächstes ein Pop Up Fenster, in dem der Storno-Grund angegeben werden kann. Nach erfolgter Stornierung wechselt der Status des Auftrags von Bestätigt auf Storniert.

Auftrag stornieren Button
Angebot stornieren Grund

Auftragsbearbeitung dokumentieren

Mit dem Button Bearbeitung starten kann dokumentiert werden, dass die Arbeiten zu einem Auftrag (Status Bestätigt) begonnen haben. Nach Betätigung des Buttons erscheint ein Pop-Up Fenster, bei dem man nochmals abgefragt wird ob die Bearbeitung des Auftrags begonnen werden soll.

Bearbeitung starten Button
Bearbeitung Fortschritt starten

Nach Bestätigung mit Ja wechselt der Status des Auftrags von Bestätigt auf In Bearbeitung. Ein neuer Button Auftrag abschließen erscheint in der Auftragsmaske Kopf im unteren Bereich.

Klickt man diesen an, erscheint wieder ein Pop Up Fenster. Wenn man dieses wiederum bestätigt dann wechselt der Status des Auftrags von In Bearbeitung auf Abgeschlossen. In der Auftragsübersicht können diese Status entsprechend gefiltert werden. Ein Abgeschlossener Auftrag kann wieder in Bearbeitung genommen werden, indem man den Button Bearbeitung starten erneut betätigt.

Auftrag automatisiert per E-Mail versenden

Zu erläutern.

Positionsdaten eines Auftrags bearbeiten

In den nachfolgenden Registerkarten können Positionsdaten für den Auftrag erfasst werden.

Positionsdaten Auftrag
  • Positionen: Hier werden die die angebotenen Artikel und Leistungen eingegeben - Mehr Infos
  • Auftragstext (Kopf): Formular-Text Eingabe oberhalb der Positionstabelle - Mehr Infos
  • Auftragstext (Fuß): Formular-Text Eingabe unterhalb der Positionstabelle - Mehr Infos
  • Abrechnungsspezifische Optionen: Zahlungsart, Zahlungsziel, Geschäfts- und Steuereinstellungen für den aktuell Auftrag - Mehr Infos
  • Interne Vermerke: Hinweise, die nicht auf das Formular gedruckt werden - Mehr Infos
  • Dateianhänge: Auftragsrelevante Dateien in dem Vorgang hinterlegen - Mehr Infos