Inhalt: Artikel verwalten, Artikelbezeichnung lang, Artikelbild, Artikelarten, Artikelgruppen, Artikelnummern, Artikel importieren

Artikel verwalten - 0013

Mit diesem Feature kannst Du Artikel, Produkte und Leistungen zentral verwalten und in sämtlichen Belegen weiter verwenden.

 

Artikel anzeigen (Artikelübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der Artikel Lupe öffnet sich die Artikelübersicht. Diese Maske dient als Einstieg für sämtliche Artikel-Funktionen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

 

Artikel pflegen

Öffne die Artikelübersicht. Springe in einen vorhandenen Artikelstammsatz oder lege einen neuen Artikel an. Folgende Felder stehen in der Maske zur Verfügung:

  • Artikelbezeichnung
  • Einkaufspreis
  • Verkaufspreis
  • Mengeneinheit des Artikels
  • Mehrwertsteuer-Art

Bitte beachte dass das Feld Artikelbezeichnung kurz ein Pflichtfeld ist, welches Du immer befüllen musst. Unter dem Menüpunkt Konfiguration à Nachschlagetabellen à Artikel à Einheiten kannst Du die vorgegebenen Mengeneinheiten zentral bearbeiten.

 

 

Artikel Belegpositionen einsehen

In der Registerkarte Beleg-Pos. erhältst Du eine Übersicht über alle Vertriebsbelege, in denen der jeweilige Artikel verwendet wurde.

 

 

Artikel löschen

Um Artikel zu löschen markiere innerhalb der Artikelübersicht einen oder mehrere Datensätze und gehe über das Kontextmenü Artikelübersicht auf den Eintrag Löschen. Die markierten Datensätze werden mit dem Löschkennzeichen L (siehe vorderste Spalte in der Artikelübersicht) markiert. Wenn Du nun auf Änderungen speichern klickst, wird der Datensatz gelöscht.

 

Bitte beachte dass Artikelstammdaten nicht komplett aus dem System gelöscht werden. Gelöschte Datensätze können in der Artikelübersicht weiterhin unter dem Status Gelöschte eingesehen werden.

 

Anzahl verwendete Artikel in Rechnungen anzeigen (0036 - Bestseller)

Mit diesem Feature erhältst Du eine automatische Anzeige über Anzahl Verwendungen eines Artikels innerhalb von Rechnungen.  

 

Verkaufspreise für Artikel kalkulieren (0044 - Verkaufspreiskalkulation)

Mit diesem Feature kannst Du zusätzlich Berechnungen der Verkaufspreise für Deine Artikel durchführen. 

Artikelbezeichnung lang - 0014

Anhand dieses Features kannst Du zusätzlich Artikelbeschreibungen nach beliebiger Länge beschreiben und diese bei Bedarf auch in Belegen weiterverwenden.

 

Artikelbezeichnung lang im Artikelstammsatz pflegen

Springe in einen beliebigen Artikel. In der Artikelstammsatz Maske steht Dir hierzu ein weiteres Feld für die Hinterlegung von langen Artikelbeschreibungen zur Verfügung.

 

 

 

Artikelbezeichnung lang in Belegen verwenden

Die Artikelbezeichnung lang kann in sämtlichen Belegen verwendet werden. Gehe hierzu in den jeweiligen Beleg und aktiviere die Checkbox Artikel lang.

Ist die Checkbox aktiviert, erfolgt der Druck der Artikelbezeichnung lang auf das jeweilige PDF-Formular.

Artikelbild - 0015

Mit diesem Feature kannst Du Artikelbilder in Artikelstammdaten hinterlegen und diese bei Bedarf in Belegen weiterverwenden.

 

Artikelbild im Artikelstammsatz pflegen

Gehe in einen beliebigen Artikelstammsatz und springe in die Registerkarte Artikelbild. Lade ein beliebiges Bild von Deinem Rechner in den gewünschten Artikelstammsatz hoch. Damit die Bilder erfolgreich in die Artikelstammsätze geladen und in den Belegen angezeigt werden können, müssen sie den folgenden technischen Vorgaben entsprechen:

  • Zulässige Formate: jpg, jpeg, gif, png, bmp, wmf
  • Maximale Dateigröße: 10 MB

Artikelbild in Belegen verwenden (Alle Belege)

 

Artikelbilder können in sämtlichen Belegen verwendet werden. Gehe hierzu in den jeweiligen Beleg und aktiviere die Checkbox ArtikelbildIst die Checkbox aktiviert, erfolgt der Druck des Artikelbilds auf das jeweilige Formular.

Artikelarten vergeben - 0017

Verwende dieses Feature um Deine Artikel in Artikelarten einstufen zu können.

 

Artikelart pflegen

Artikelarten lassen sich unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter den Registerkarten Artikel à Artikel-Art zentral festlegen.

 

Artikelart zuordnen

Springe in einen beliebigen Artikel. Über das Feld Artikelart kann dem Artikel ein definierter Wert zugeordnet werden.

Artikelgruppen vergeben - 0018

Mit diesem Feature kannst Du Deine Artikel weiter logisch gruppieren.

 

Artikelgruppe pflegen

Artikelgruppen lassen sich unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter den Registerkarten Artikel à Artikel-Gruppe zentral festlegen.

 

Artikelgruppe zuordnen 

Springe in einen beliebigen Artikel. Über das Feld Artikelgruppe kann dem Artikel ein definierter Wert zugeordnet werden. 

Artikelnummern vergeben - 0019

Mit diesem Feature kannst Du Deine Artikel eindeutig zuordnen.

 

Artikelnummern pflegen

Springe in einen beliebigen Artikel. Über das Feld Artikelnummer in der Artikel Stammsatz Maske kann dem gewählten Artikel eine individuelle und eindeutige Artikelnummer zugeordnet werden.

 

 

Artikelnummern in Belegen verwenden

Artikelnummern können in sämtlichen Belegen verwendet werden. Gehe hierzu in einen beliebigen Beleg. In den Positionsdaten erscheint eine neue Spalte Artikelnummer, die auch auf den PDF-Formularen angedruckt wird.

Artikel importieren - 0020

Unterstützt werden dabei die Formate XLS/XLSX (Microsoft Excel) sowie CSV-Dateien (Comma Separated Values). Öffne die Artikel-Import-Maske über das Menü Konfiguration / Import (Registerkarte Artikel).

 

Vorgehen für den Artikel-Import

  • Mache Dich mit den Beispiel-Dateien vertraut
  • Bearbeite die Import-Vorlage mit den zu importierenden Artikeldaten (z.B. Übernehmen aus anderen Quellen etc.) und speichere die Import-Vorlage lokal auf Deinen Rechner

Wenn die Dateien für den Import fertiggestellt sind, betätige den Button Import ausführen. Wähle nun die zuvor bearbeitete Datei aus dem Laufwerk/Verzeichnis Deines Computers aus:

  • Der Import wird nun ausgeführt. Sofern die Datei korrekt verarbeitet wurde, erhältst Du eine Erfolgsmeldung des Imports.
  • Bei inhaltlichen Fehlern in der Datei, erhältst Du entsprechende Hinweise zur Korrektur. Dabei werden inhaltlich korrekte Datensätze übernommen, während fehlerhafte Datensätze nicht importiert werden.
  • Im Fehlerfall korrigierst Du die beanstandeten Zeilen in der Datei und führst den Import ein weiteres Mal aus.
  • Bereits importierte Datensätze werden nicht erneut angelegt, da das Feld Artikelbezeichnung eindeutig ist (keine Artikeldubletten möglich).
  • Die importierten Datensätze lassen sich in der Artikelübersicht einsehen (sofort erkennbar unter der Spalte Erstanlage mit Datum und Zeitpunkt)

Aufbau der Datei Artikel-Import

In der Datei Import-Beispiel findest Du in der zweiten Zeile die Vorgaben bzgl. Befüllung der einzelnen Felder (wie auch nachfolgend beschrieben). Sofern Du diese Datei als Vorlage verwendest, lösche bitte unbedingt zuvor die 2. Zeile mit den Hinweisen.

 

Je nach Feature-Auswahl kannst Du nachfolgende Informationen importieren, welche Du als Felder in der Artikelmaske vorfindest. Bitte beachte hierbei, dass analog zur manuellen Erfassung von Artikeln in der Artikelmaske, die Felder Artikelbezeichnung und Mengeneinheit Mussfelder sind, die zwingend in der Schnittstellen-Datei befüllt werden müssen.

  • Artikelnummer (maximal 20 Zeichen)
  • Artikelbezeichnung (Mussfeld, maximal 100 Zeichen)
  • Artikelbezeichnung lang
  • Artikelgruppe (muss einen Wert aus Nachschlagetabelle Artikelgruppe beinhalten)
  • Artikelart (muss einen Wert aus Nachschlagetabelle Artikelart beinhalten)
  • Einkaufspreis (Dezimalzahl, bis zu 9 Vorkomma- und 6 Nachkommastellen)
  • Aufschlag fixer Betrag (auf Einkaufspreis / Dezimalzahl bis zu 9 Vorkomma- und 6 Nachkommastellen)
  • Aufschlag % (auf Einkaufspreis / Dezimalzahl bis zu 3 Vorkomma- und 2 Nachkommastellen)
  • Verkaufspreis (Dezimalzahl, bis zu 9 Vorkomma- und 6 Nachkommastellen)
  • Mengeneinheit (Mussfeld, muss einen Wert aus Nachschlagetabelle Einheiten beinhalten)
  • Mehrwertsteuer-Art (die 3 Werte V, O oder R für Volle, Ohne bzw. Reduzierte Mehrwertsteuer)

Beim Import werden folgende Datensätze nicht berücksichtigt:

  • Die Mussfelder Artikelbezeichnung und Mengeneinheit sind nicht befüllt
  • Die Felder Artikelgruppe, Artikelart und Mengeneinheit beinhalten keinen gültigen (hinterlegten) Wert aus der jeweiligen Nachschlagetabelle.
  • Das Feld Mehrwertsteuer-Art beinhaltet nicht V, O oder R.