Inhalt: Angebote anzeigen, erstellen, überarbeiten, löschen, Kontakt- und Kundendaten verwenden, Rabatt, Skonto, Nebenleistungen, Interner Bearbeiter, Artikel übernehmen, individuelle Preise, interne Notizen, Textbausteine, Standard Kommunikationswege, Versandstatus, Nachfolgebelege, Beauftragungsstatus, Bindefrist, Angebote stornieren, Angebotsvorlagen. 

Angebote verwalten - 0022

Angebote anzeigen (Angebotsübersicht)

Über einen Klick auf das Symbol der Angebot Lupe (oberes Menü) öffnet sich die Angebotsübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Angebots-Funktionen. In der Angebotsübersicht werden, sämtliche vorhandene Angebote angezeigt. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Angebotspositionen anzeigen (Angebotspositionsübersicht)

Wähle im Kontextmenü des Angebots den Eintrag Übersicht Angebots-Positionen. In dieser Übersicht erhältst Du kundenübergreifend sämtliche erstellte Angebotspositionen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Angebote erstellen

Öffne die Angebotsübersicht und klicke auf den Button Neues Angebot. Ein Angebot wird grundsätzlich in zwei Schritten erzeugt.

 

Im ersten Schritt erfasst Du die gewünschten Daten, welche Du jederzeit zwischenspeichern kannst. Das Angebot hat in dieser Phase den Status in Erstellung. Im zweiten Schritt, wenn Du den Button Angebot erstellen klickst, wird das Angebot abgeschlossen und das dazugehörige PDF-Dokument erzeugt. Das Angebot erhält nach dieser Aktion den Status Angeboten.

 

Die Angebotsmaske besteht aus den Registerkarten Kopf, Positionen, Angebotstext(Kopf), Angebotstext(Fuß) sowie Abrechnungsspezifische Optionen. Nachfolgend werden die einzelnen Registerkarten des Angebots näher erläutert.

 

Registerkarte Kopf - Basisdaten

In dieser Registerkarte werden die Kopf- und Basisdaten des Angebots befüllt. Die meisten Informationen sind dabei optional und müssen nicht zwingend befüllt werden. Generell gilt: Alle Felder, welche Eingaben enthalten, werden auf das Angebots-PDF-Formular gedruckt:

  • Angebotsnummer: Automatisch durch das System vergeben bzw. hochgezählt.
  • Status: Status des Angebots (in Erstellung, Angeboten etc.).
  • Erstanlage: Datum, Uhrzeit und Anwender werden durch das System dokumentiert.
  • Kunde: Empfängerfeld für Adresse, Ansprechpartner.
  • Thema: Die Überschrift im Angebot (Betreff-Zeile). Themeninhalte können bei Bedarf zentral unter Konfiguration à Nachschlagetabellen unter Registerkarte Allgemein vordefiniert werden.
  • Referenz: Eingabe eines Bezugs z.B. „Ihre Anfrage vom …“ zur besseren Zuordnung des Angebots.
  • Angebotsdatum: Datum des Angebot-Dokuments (wenn nichts befüllt wird Tagesdatum automatisch vergeben).
  • Zeitraum Lieferung/Leistung: Freitext z.B. April – August 2017 oder Datumseingabe.
  • Ort Lieferung/Leistung: Freitexteingabe.

Registerkarte Kopf - Errechnete Gesamtbeträge

Im rechten oberen Bereich der Registerkarte Kopf errechnet das System automatisch Zwischensummen und Gesamtbeträge, welche sich im Wesentlichen aus den Eingaben in den Positionsdaten zusammensetzen: Warenwert, Netto Gesamtbetrag, Mehrwertsteuer und Brutto Gesamtbetrag.

 

Registerkarte Kopf - Aktionsbuttons

Im unteren Bereich der Registerkarte Kopf stehen Dir folgende Aktions-Buttons (abhängig vom Status des Angebots) zur Verfügung:

-          Angebot erzeugen (Status: in Erstellung)

-          Angebot Probe PDF (Status: in Erstellung)

-          Angebot überarbeiten (Status: Angeboten)

-          Angebot drucken (Status: Angeboten)

 

Registerkarte Positionen

Unter der Registerkarte Positionen gibst Du die gewünschten Positionen für Deine Artikel (Produkte und Dienstleistungen) ein, die Du im Angebot anbieten möchtest. Eine Positionszeile setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:

-          Position (automatisch durch das System befüllt um eine Zeile eindeutig zu kennzeichnen)

-          Bezeichnung (Name Kurzbeschreibung des Artikels)

-          Anzahl (Menge pro Position)

-          Einheit (Mengeneinheit der Position z.B. Stück, Tag(e) etc.)

-          Preis pro Einheit

-          Gesamtpreis (Menge * Preis pro Einheit, automatisch berechnet)

-          Mehrwertsteuer Art (voller Satz, reduzierter Satz, steuerbefreit)

 

Rechts unten in der Maske erhältst Du ein weiteres aufklappbares Register für den Positionsbereich Details. Dort kannst Du markierte Zeilen der Positionsdaten alternativ zur Positionstabelle bearbeiten.

 

Registerkarten Angebotstext(Kopf) und Angebotstext(Fuß)

In den Registerkarten Angebotstext(Kopf) sowie Angebotstext(Fuß) werden per Freitext individuelle Nachrichten für den Empfänger abgesetzt, welche im PDF-Formular über den Angebotspositionen (bei Angebotstext Kopf) bzw. nach den Angebotspositionen (bei Angebotstext Fuß) angedruckt werden.

 

Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen

In der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen können Zahlungsinformationen (Zahlungsziel und Zahlungsart) hinterlegt werden.

 

Belege übernehmen 

Diese Funktion bietet Dir die Möglichkeit Daten aus vorhandenen Angeboten (oder auch anderen Vertriebsbelegen) zu kopieren und weiter zu verwenden.

 

Öffne hierzu die Angebotsübersicht und klicke auf den Button Neues Angebot. Wähle in der Angebots-Maske den Button Beleg übernehmen.

Jetzt hast Du über eine Suchtabelle die Möglichkeit nach sämtlichen Angeboten bzw. anderen Vertriebsbelegen zu suchen und die passende Vorlage für Dein neues Angebot auszuwählen. Hast Du eine Vorlage ausgewählt, werden die Daten in das neue Angebot automatisch überführt. Diese Vorlage kannst Du nun beliebig überarbeiten und das Angebot abschließend erzeugen.

 

Angebote überarbeiten

Mit dieser Funktion kannst Du ein bereits fertiggestelltes Angebot erneut bearbeiten. Öffne hierzu die Angebotsübersicht und klicke auf ein Angebot mit dem Status Angeboten.

 

Ist ein Angebot fertiggestellt worden, können die Felder grundsätzlich nicht mehr überarbeitet werden (ausgegraut). Erst wenn Du den Button Angebot überarbeiten betätigst, sind wieder alle Felder überschreibbar. Der Status wechselt auf in Erstellung. Das Angebot wird wiederum durch den Button Angebot erzeugen abgeschlossen und das PDF-Dokument ersetzt. Hinweis: Beauftragte oder stornierte Angebote können nicht wieder überarbeitet werden.

 

Angebote löschen

In der Angebotsübersicht kannst Du in Bearbeitung befindliche Angebote gelöscht werden. Markiere hierzu die gewünschten Angebote und gehe über das Kontextmenü Angebotsübersicht auf Angebote Löschen. Klicke danach auf den Button Änderungen speichern.

 

Kontakt- und Kundendaten aus Stammsätzen übernehmen (0037 - Kunde)

Arbeitest Du mit Kontakt- und Kundenstammdaten, werden sämtliche für das Angebot relevante Informationen automatisch nach Auswahl des Stammsatzes ins Angebot gezogen. Auswählen kannst Du einen beliebigen Stammsatz über die Listbox im Feld Kunde. Die Daten können nach Wunsch weiter überarbeitet werden. Bitte beachte, dass Du Kunden-Stammdaten innerhalb des Angebots nur selektieren kannst, wenn im Kontaktstammsatz die Checkbox Ist Kunde aktiviert ist. Wenn Du einen Stammsatz nicht aus der Kunden-Listbox ziehen möchtest, sondern direkt im Beleg manuell erfassen, dann klicke auf den Button Anschrift. Nun ändert sich die Listbox in eine Textbox, in der Du die Anschrift erfassen kannst.

 

Rabatt erfassen (0040 - Rabatt)

Mit diesem Feature stehen Dir verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung um innerhalb von Angeboten mit Rabatten zu arbeiten.

Einerseits kannst Du einen prozentualen Gesamtrabatt auf die Summe der Nettopositionen vergeben (siehe in der Angebotsmaske unter Registerkarte Kopf rechts oben). Andererseits kann jede einzelne Position entweder mit einem prozentualen Rabatt oder einem Betrags Rabatt ausgestattet werden (siehe Registerkarte Positionen).

 

Skonto erfassen (0041 - Skonto)

Arbeitest Du mit diesem Feature stehen Dir im Angebot unter der Registerkarte Abrechnungsspezifische Optionen Felder für die Pflege der Skontoinformationen (Skonto %, Skonto innerhalb von Tagen) zur Verfügung.

 

Nebenleistungen erfassen (0042 - Nebenleistungen)

Durch Einsatz der Nebenleistungen erhältst Du eine klare Trennung im Angebot zwischen Netto-Warenwert und dem Nettogesamtbetrag inklusive Nebenleistungen wie Fracht. Springe hierzu in ein Angebot und erfasse die Höhe und Art der Nebenleistung (Registerkarte Kopf im oberen rechten Bereich).

 

Interner Bearbeiter erfassen (0046 - Interner Bearbeiter) 

Verwendest Du dieses Feature, dann kannst Du im Angebot (Registerkarte Kopf) einen internen Verantwortlichen (Sachbearbeiter) mit Namen, Telefon und Mailadresse hinterlegen. Sofern Du gleichzeitig mit dem Feature 0049 – Mitarbeiter arbeitest, lassen sich hinterlegte Mitarbeiter-Stammsätze für das Feld selektieren.

 

Artikel aus Stammsätzen übernehmen (0013 - Artikel) 

Arbeitest Du mit Artikelstammdaten, dann erhältst Du in der Angebotsmaske links von den Positionsdaten (Registerkarte Positionen) einen Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikelstammdaten. Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus Artikel Favoriten übernehmen (0016 - Artikel Favoriten)

Anhand dieses Features erscheint in der Angebotsmaske links von den Positionsdaten ein Bereich für das Auswählen hinterlegter Artikel-Favoriten (unter Registerkarte Positionen Registerkarte Favoriten). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz lassen sich die Artikel-Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikel aus häufig verwendete Artikel übernehmen (0036 - Bestseller)

Verwendest Du dieses Feature, dann erhältst Du in der Angebotsmaske (unter Registerkarte Positionen die Registerkarte Bestseller) einen Bereich für das Auswählen von den am häufigsten verwendeten Artikeln (innerhalb Rechnungen). Per Doppelklick auf den gewünschten Stammsatz kannst Du die Daten in den Positionsbereich übernehmen.

 

Artikelbild verwenden (0015 - Artikelbild)

Mit diesem Feature kannst Du Artikelbilder auf das Angebots-PDF-Formular drucken, sofern diese in den verwendeten Artikelstammsätzen hinterlegt wurden. Du musst hierzu lediglich die Checkbox Artikelbilder in der Angebotsmaske (Registerkarte Kopf) aktivieren.

 

Artikelnummer verwenden (0019 - Artikelnummer)

Mit diesem Feature erscheint in der Registerkarte Positionen eine neue Spalte Artikelnummer.

 

Extra lange Artikelbeschreibungen verwenden (0014 - Artikelbezeichnung lang)

Anhand dieses Features erhältst Du die Möglichkeit lange Artikelbeschreibungen auf das Angebot-PDF-Formular zu drucken. Damit die Information auf dem Angebots-PDF-Formular angedruckt wird, musst Du Checkbox Artikelbezeichnung lang (unterer Bereich der Registerkarte Kopf) in der Angebotsmaske aktivieren.

 

Individuelle Preise aus Kundenstammdaten ziehen (0043 - Individuelle Preise)

Wenn Du individuelle Preise im Kundenstamm hinterlegt hast, dann erhältst Du automatisch diese Preise durch Auswahl des jeweiligen Artikels in der Angebotsmaske. Auf dem Angebots-PDF-Formular wird der Sonderpreis inklusive der hinterlegten Begründung der Reduzierung z.B. „Super-Lieblings-Kunde“ angedruckt. Bitte beachte, dass mit Sonderpreis hinterlegte Artikel in den Positionsdaten der Angebotsmaske mit einer Spalte ist Sonderpreis ausgewiesen werden.

 

Interne Notizen hinterlegen (0053 - Interne Vermerke)

Mit diesem Feature erhältst Du im Angebot eine weitere Registerkarte Interne Vermerke. Du kannst interne Vermerke platzieren, ohne dass die Texte auf dem Angebots-PDF-Formular für den Kunden sichtbar werden.

 

Standard Texte übernehmen (0051 - Variable Textbausteine)

In den Registerkarten Angebotstext(Kopf) und Angebotstext(Fuß) lassen sich individuelle Texte hinterlegen. Wenn Du dieses Feature im Einsatz hast, dann kannst Du die zentral hinterlegten Textbausteine bei Bedarf oder automatisch hier zum Einsatz bringen.

 

Standard Kommunikationswege einsehen (0050 - Standard Kommunikationswege)

Mit diesem Feature erhältst Du in der Registerkarte Kopf (unterer Bereich) die entsprechende Information aus dem Kontakt-Stammsatz eingeblendet.

 

Versandstatus des Angebots pflegen (0052 - Versandstatus Belege)

Weise Deinen Angeboten einen Versandstatus zu, um zu dokumentieren dass Belege versendet wurden oder nicht. Der Versandstatus lässt sich in der Angebotsübersicht anzeigen bzw. filtern. Die Zuweisung kann erfolgen, sobald ein Angebot den Status Erstellt erreicht hat. Der Versand-Status lässt sich in der Angebotsmaske unter Registerkarte Kopf (im unteren Bereich) pflegen.

 

Nachfolgebeleg aus Angebot erzeugen (0045 - Belegkette Betrieb)

Je nach Einsatz weiterer Beleg-Features, kannst Du mit diesem Feature aus einem Angebot die Folgebelege Auftrag, Lieferung, Vertrag oder Rechnung per Knopfdruck erzeugen. Der Status des Angebots muss dabei Erstellt sein. Ein Folgebeleg lässt sich über den jeweiligen Button unter der Registerkarte Kopf erzeugen.

Beauftragungsstatus - 0023

Mit diesem Feature hinterlegst Du den Beauftragungsstatus im Angebot. Öffne hierzu die Angebotsübersicht und springe in ein Angebot mit dem Status Angeboten. Die Aktionsbuttons findest Du im unteren Bereich der Registerkarte Kopf. Für den Beauftragungsstatus wählst Du den entsprechenden Button für Beauftragt oder Nicht beauftragt. Optional kannst Du einen Ablehnungsgrund für ein nicht beauftragtes Angebot hinterlegen.

 

Bitte beachte bei Verwendung des Features 0045 - Belegkette, dass wenn ein Folgebeleg aus dem Angebot erzeugt wird und das Angebot noch den Status Nicht beauftragt ausweist, der Status automatisch auf Beauftragt upgedatet wird.

Bindefrist - 0024

Signalisiere Deinen Kunden, in welchen Zeiträumen Angebote gültig sind. Hast Du dieses Feature gewählt, erhältst Du ein weiteres Datums-Feld in der Registerkarte Kopf der Angebotsmaske Gültig bis.

  

Das Feld Gültig bis wird außerdem in der Angebotsübersicht als eigene Spalte eingeblendet. Abgelaufene Angebote werden in der Farbe rot markiert.

Angebote stornieren - 0025

Hast Du dieses Feature gewählt, dann kannst Du per Knopfdruck ein Angebot stornieren und damit im System als nicht mehr gültig deklarieren.

Öffne hierzu die Angebotsübersicht und wählen ein Angebot mit dem Status Angeboten. Klicke nun auf den Button Angebot stornieren. Danach erhältst Du die Aufforderung den Stornogrund einzugeben (Pflichtinformation). Nach erfolgreicher Stornierung erhält das Angebot den Status Storniert.

 

Bitte beachten Sie dass ein storniertes Angebot nicht mehr weiterbearbeitet werden kann.

Angebotsvorlagen - 0026

Angebotsvorlagen erstellen und beliebig weiterverwenden.

 

Angebotsvorlagen anzeigen

Wähle im Kontextmenü des Angebots den Eintrag Angebotsvorlagenübersicht. Diese Maske ist der Einstieg für sämtliche Funktionen rund um Angebotsvorlagen. Neben einer Freitextsuche stehen Dir verschiedene Filter- und Sortierfunktionen zur Verfügung.

 

Angebotsvorlagen erstellen 

Springe in die Angebotsvorlagenübersicht und wähle Neue Angebotsvorlage. Grundsätzlich stehen Dir alle Eingabemöglichkeiten analog zur Angebotserstellung zur Verfügung. Du kannst beispielsweise auch eine vorhandene Angebotsvorlage verwenden um eine neue Angebotsvorlage zu erstellen. Bitte beachte, dass eine Angebotsvorlage keinen Beleg-Status erhält. Nach Eingabe der gewünschten Daten speicherst Du die Angebotsvorlage einfach ab.

 

Angebotsvorlagen verwenden

Aus den fertigen Angebotsvorlagen lassen sich beliebig viele Angebote erzeugen. Springe in die gewünschte Angebotsvorlage und betätige den Button Angebot erzeugen.

  

Sobald Du einen Kunden ausgewählt bzw. eine Empfänger-Adresse eingegeben hast, steht das Angebot inklusive aller Daten aus der Vorlage bereit für Weiterbearbeitung oder Abschluss.