Kunden Fallstudie mit der Loesungsbox

Von der punktuellen Lösung eines Problems

zur ganzheitlichen Komplettlösung

 

Im nachfolgenden Beispiel wird ein Unternehmen mit rund 30 Mitarbeitern betrachtet. Das Unternehmen bietet eine Vielzahl verschiedener Dienstleistungen im deutschsprachigen Raum an.

 

Ausgangssituation

Die Vertriebsabteilung des Unternehmens ist sehr unzufrieden, da der Angebotsprozess sehr ineffizient ist. Die 5 betroffenen Mitarbeiter müssen die Angebote in Microsoft Word und Excel erstellen. Dies ist ein sehr aufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der keine Automatisierungsmöglichkeiten bietet. Außerdem fehlt die Transparenz, welche Kunden welche Angebotsinhalte erhalten haben und welche Preise im Vorfeld verhandelt wurden.

 

Problem

Es gibt verschiedene historisch gewachsene und voneinander unabhängige Teillösungen im Unternehmen z.B. für das Schreiben von Rechnungen durch die Buchhaltung. Das Unternehmen möchte aber aktuell keine Zeit und kein Geld in eine ganzheitliche Lösung investieren.

 

Angestrebte Software-Lösung kurzfristig

Der Angebotsprozess ist für das Unternehmen von hoher Bedeutung. Es soll eine Software eingeführt werden, die punktuell den Angebotsprozess optimal unterstützt.

 

Schnelles Ergebnis mit der Loesungsbox

Der Kunde hat anhand seiner Anforderungen einen Prototypen mit verschiedenen relevanten Features aus der Loesungsbox erhalten und verwendet neben Kundenstammdaten und Artikelstammdaten auch Textbausteine, um Angebote besser standardisieren zu können. Der beschriebene Funktionsumfang kostet diesem Kunden bei 5 beteiligten Anwendern rund 250 Euro netto pro Jahr an Softwaremiete. Die Vertriebsabteilung gibt an, pro Angebot rund 15 Minuten schneller zu sein als zuvor. Bei ca. 1.000 Angeboten pro Jahr und einem Stundensatz von 15 Euro ist das eine Ersparnis von ungefähr 4.000 Euro pro Jahr. Neben der Kosteneinsparung können Kunden durch den Vertrieb viel schneller bedient werden. Es werden operativ fast keine Fehler mehr gemacht und der Angebotsprozess ist nun GoBD konform abgebildet.

 

Langfristiger Ausblick mit der Loesungsbox

Ein Jahr später möchte das Unternehmen eine zentrale Kundendatenbank etablieren, anstatt verschiedene Kontakt-Quellen zuzulassen. Man stellt fest, dass die Loesungsbox bereits die wichtigsten Informationen beinhaltet. Auf Wunsch des Unternehmens werden 5 weitere individuelle Felder angereichert. Mit der Loesungsbox arbeiten nun 10 Mitarbeiter des Unternehmens für insgesamt 700 Euro netto pro Jahr. Kundenstammdaten in Excel, Access oder anderen Quellen gibt es nicht mehr.

 
Wieder ein paar Monate später sollen Rechnungen ebenfalls mit der Loesungsbox geschrieben werden. Das alte Tool löst man gerne ab, denn es funktioniert nicht so gut und ist auch ein Vielfaches teurer wie die relevanten Loesungsbox Features. Die gewünschte Erweiterung kostet rund 20 Euro netto pro Anwender / Jahr. Jetzt können GoBD konforme Rechnungen in der Loesungsbox aus den vorhandenen Kundenstammdaten neu geschrieben oder per Knopfdruck aus vorhandenen Angeboten erzeugt werden.
 
Das Unternehmen wird seine Prozesse mit der Loesungsbox Schritt für Schritt weiter digitalisieren. Als nächstes stehen die Themen individuelle Massenkorrespondenz und Ebay-Schnittstelle an. Ersteres hat die Loesungsbox aktuell schon im Bauch und kann sofort genutzt werden. Das Zweite muss noch entwickelt werden und steht dem Unternehmen sowie allen anderen Kunden der Loesungsbox schon bald zu günstigen Mietpreisen zur Verfügung (ohne dass Entwicklungskosten durch die Kunden bezahlt werden müssen).

 

Stell Dir vor, Du bist mit der Einführung der

perfekten Software im Unternehmen erfolgreich

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Du bekommst Lob von allen Seiten, denn niemand hat mit diesem Erfolg gerechnet.

 

Das Projektteam freut sich, weil:

  • Die erste produktive Software innerhalb weniger Wochen zur Verfügung stand
  • Keine mehrere hundert Seiten lange Fachkonzepte geschrieben werden mussten

Die Anwender huldigen Deine Arbeit, weil die eingeführte Software:

  • Unfassbar übersichtlich und einfach zu bedienen ist
  • Genau die Dinge unterstützt, welche die größten Probleme bereitet haben

Das Management, die Geschäftsführung und die Inhaber sind entzückt, weil:

  • Sich der Business Case der Software rechnet (wie viel Ertrag im Vergleich zu Kosten)
  • Keine einmaligen Investitionen getätigt werden mussten
  • Endlich mal ein IT-Projekt positiv gelaufen ist

Die Prozessverantwortlichen, weil:

  • Die Software permanent an Veränderungen mitwachsen kann
  • Jederzeit die Möglichkeit besteht Funktionen zu erweitern oder zu reduzieren
  • Individuelle Anforderungen umgesetzt werden und nicht unter den Tisch fallen

Die IT-Verantwortlichen, weil:

  • Die funktionale Weiterentwicklung an dem System zum Nulltarif ausgelagert wird
  • Kein tiefgreifendes IT Know How vorhanden sein muss, um die Software zu betreiben

Wäre das nicht der Wahnsinn? Jeder ist zufrieden bei einer durchgeführten Software-Einführung? Und Du bist verantwortlich dafür! Klingt nach einer guten Gelegenheit den Augenblick zu genießen und sich eine Zigarre anzuzünden! Oder sich was anderes schönes gönnen ... 


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