Als Kleinunternehmer begegnen Dir viele Begriffe rund um Belege und Buchhaltung: GoBD, revisionssichere Archivierung oder Aufbewahrungsfristen. Aber was ist wirklich relevant für Dich? Und wo steckt vielleicht nur Bürokratie drin, die Dich gar nicht betrifft?

In diesem Artikel bekommst Du einen klaren Überblick: Was bedeutet Archivierung für Dich als Kleinunternehmer, was musst Du einhalten – und was kannst Du getrost ignorieren?

Archivierung bedeutet: Du bewahrst geschäftliche Unterlagen, Belege und Dokumente so auf, dass Du sie später wiederfindest – und zwar vollständig, nachvollziehbar und ordentlich.

Das betrifft z. B. Rechnungen, Quittungen, Angebote, E-Mails mit Buchungsbezug oder Verträge.

Die Pflicht zur Archivierung gilt auch für Kleinunternehmer, zum Beispiel:

• 10 Jahre für Rechnungen, Buchungsunterlagen, Gutschriften

• 6 Jahre für Geschäftsbriefe, Angebote, E-Mails mit steuerlicher Relevanz

GoBD steht für:
„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form.“

Das heißt vereinfacht:

• Belege (v.a. Ausgangsrechnungen) dürfen nicht manipuliert oder unbemerkt gelöscht werden

• Änderungen müssen protokolliert werden

• Alles muss vollständig und nachvollziehbar sein

Die Loesungsbox erfüllt diese Anforderungen automatisch – besonders bei wichtigen Belegen wie Ausgangs-Rechnungen oder Ausgangs-Gutschriften:

• Diese kannst Du nicht nachträglich ändern

• Stattdessen arbeitest Du sauber mit Storno- oder Korrekturbelegen

• Änderungen und Löschungen werden protokolliert, damit Du immer rechtlich sicher bist

Nicht alle Belege unterliegen den gleichen Anforderungen wie Rechnungen. Angebote, Notizen oder Auftragsbestätigungen dürfen weiterhin bearbeitet werden.  Aber auch hier sorgt die Loesungsbox für Transparenz: Alle Änderungen werden dokumentiert.
So bleibst Du flexibel und erfüllst trotzdem Deine Pflichten.

Revisionssichere Archivierung ist ein Begriff, der oft bei großen Unternehmen oder in Steuerberater-Systemen auftaucht. Dabei geht es darum, dass:

• Externe Dokumente (die Du von anderern erhältst z.B. Eingangsrechnungen) nach dem Speichern nicht mehr verändert oder gelöscht werden dürfen

• Löschungen ggf. automatisiert nach Fristablauf erfolgen

• Jede Änderung protokolliert wird

👉 Klingt nach viel Technik – ist aber für die meisten Kleinunternehmer nicht erforderlich. Warum? Weil das Gesetz nicht vorschreibt, dass Du eine technische Versiegelung oder ein zertifiziertes Archivsystem brauchst. Es reicht, wenn:

• Deine Belege vollständig und nachvollziehbar gespeichert sind

• Änderungen oder Löschungen erkennbar sind

• Du die Fristen einhältst

Und genau hier setzt die Loesungsbox pragmatisch an:

• Externe Dateien wie Eingangsrechnungen landen im Loesungsbox-Archiv

• Du kannst sie bei Bedarf löschen oder ersetzen (was im Regelfall nie vorkommen wird) – aber alles wird dokumentiert

• Unsere „LöBi“ (Löschbeobachtung) sorgt dafür, dass nichts heimlich verschwindet

• Du brauchst kein überreguliertes, teures Archivsystem

• Wichtig ist, dass Du ordentlich arbeitest – und die Loesungsbox hilft Dir dabei

• GoBD? ✔️ Abgedeckt.
  Revisionssicher? ✔️ Soweit nötig, pragmatisch gelöst.

Mit der Loesungsbox hast Du eine Lösung, die zu Dir passt: rechtssicher, flexibel und ohne unnötigen Aufwand.

Jetzt unverbindlich ausprobieren!